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La Ley de Creación y Crecimiento de Empresas entra al escenario legislativo y sienta las bases del nuevo proyecto sobre la factura electrónica.
Esta normativa, también conocida como Ley de Factura electrónica, establece en su texto la obligación de la facturación electrónica entre empresas y profesionales autónomos, regulación que producirá efecto a partir del año 2024 y 2025, después de la aprobación del desarrollo reglamentario respectivo.
El reglamento de esta nueva ley aún se encuentra en etapa de desarrollo, faltando incluso que se realice la consulta pública para recabar las aportaciones de las empresas afectadas. No obstante, para esto resulta de suma importancia conocer:
- Cómo funciona el proyecto de facturación electrónica entre empresas españolas
- Qué sucede con la facturación electrónica a nivel europeo.
- Cómo implementar un sistema de facturación electrónica.
Tabla de contenidos:
- ¿Cúal es la situación actual de la factura electrónica en España?
- La Ley de factura electrónica B2B en España: objetivos y funcionamiento del proyecto
- Funcionamiento del sistema de facturación electrónica
- ¿Cuál es el estado de la facturación electrónica en Europa?
- Implementación de la facturación electrónica en las empresas
- Principales factores a considerar para implementar la factura electrónica
- ¿Qué oportunidades otorga la ley de factura electrónica a las empresas?
- La ley de factura electrónica como factor de crecimiento empresarial
¿Cuál es la situación actual de la factura electrónica en España?
El proyecto de factura electrónica obligatoria entre empresas nace en medio del siguiente contexto actual español en materia de facturación:
- Solo en el transcurso del año 2021 las empresas emitieron casi 300 millones de facturas electrónicas, intensificándose aún más en sectores como el automovilístico, el de las agencias de viajes, el relativo a los suministros sanitarios o el de gran consumo (supermercados).
- Prácticamente la totalidad de sectores presentan un uso muy bajo o nulo de la facturación electrónica en las transacciones B2B.
- Las grandes empresas han implementado sistemas para la automatización y digitalización del proceso de facturación, sistemas que les ayudan en la gestión de miles de facturas/día.
La Ley de factura electrónica B2B en España: objetivos y funcionamiento del proyecto
A diferencia de otros países en los que se ha implementado la facturación electrónica obligatoria con fines de control fiscal, en España los objetivos principales de la Ley de Factura Electrónica persiguen el crecimiento de las empresas.
¿Por qué se dice que ayuda al desarrollo de las organizaciones?
Porque la obligatoriedad de la facturación electrónica ayuda a evitar el abuso que ocurre en los plazos de pagos comerciales. Principalmente cuando existe desequilibrio en el poder de negociación entre las empresas (cliente y proveedor), lo que puede desencadenar problemas de liquidez a las medianas o pequeñas organizaciones.
Por esto se ha promulgado tal obligatoriedad dentro de la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas. Siendo los objetivos de la medida legal los siguientes:
- Evitar la morosidad comercial. Es decir, ayuda a disminuir el incumplimiento de los plazos de pago, por lo que facilita que la normativa de morosidad comercial se cumpla.
- Facilitar la digitalización de las empresas, haciendo énfasis en las pymes y en los profesionales autónomos.
La digitalización es un objetivo secundario, pero sin duda la facturación electrónica ayuda a la digitalización de tareas y procesos vitales como la contabilización de facturas recibidas o la conciliación de la facturación con la gestión de tesorería.
Funcionamiento del sistema de facturación electrónica
La factura electrónica pasa a ser un formato estructurado que se basa en diversos estándares empleados en el mercado español, como el EDI, Facturae y UBL. Mientras que los campos obligatorios que debe presentar son los mismos especificados por la normativa actual.
Realmente, aún el sistema de facturación electrónica se encuentra en la etapa de diseño, pero, hasta el momento actual, presenta las siguientes características en su funcionamiento:
- La descentralización. Se ha adoptado un esquema de funcionamiento en el que cada empresa (cliente y proveedor) puede seleccionar libremente su plataforma de facturación electrónica. A su vez, cada plataforma distinta deberá poderse interconectar con los demás sistemas implementados en otras empresas.
- El principio de interoperabilidad de la red, para la comunicación entre los distintos sistemas adoptados y sus distintos datos.
- El principio de interconexión, porque deben estar conectados obligatoriamente a las distintas plataformas elegidas.
- La ley de los estados de la factura. Consiste en la necesidad y obligatoriedad de informar la fecha de pago efectivo de las facturas. Lo que ayuda directamente a cumplir con el primer objetivo, el de evitar la morosidad, sobre todo con las medianas y pequeñas empresas
Se debe aclarar que:
- El sistema es netamente de facturación electrónica. No se trata de un modelo que busca un cumplimiento fiscal. Por lo tanto, no requiere la aprobación directa de la administración tributaria correspondiente.
- El sistema se está diseñando para minimizar el impacto en las operativas actuales de los negocios que ya han implementado la facturación electrónica.
- Los documentos PDF firmados electrónicamente dejan de funcionar como factura electrónica permitida.
¿Cuál es el estado de la facturación electrónica en Europa?
A partir del 2019 es obligatorio que las administraciones públicas emitan/reciban facturas electrónicas. Mientras que, la facturación electrónica B2G puede resultar un requerimiento voluntario u obligatorio, según el país en el que se encuentren
En países como Polonia, Francia, Italia y, ahora, España se extiende en la actualidad el uso de la factura electrónica B2B como obligación en el sector privado. Sin embargo, muchos de estos países, como Italia o Francia, están adoptando la obligatoriedad de la facturación electrónica B2B, partiendo de su exigencia a través de la contratación pública.
Cabe destacar que, hasta el momento, en España solo era obligatoria la factura electrónica B2G.
Implementación de la facturación electrónica en las empresas
La implementación de la facturación electrónica obligatoria incluye en la ecuación grandes desafíos, pero también enormes oportunidades para optimizar las operaciones y simplificar y automatizar diversos procesos, así como lograr la integración con los distintos sistemas que conviven en cada empresa.
Entre las distintas medidas para implementar la facturación electrónica se encuentran:
- La adaptación de los distintos sistemas internos que posee la empresa. Dependiendo del escenario de la organización, esto puede implicar:
- La implantación de sistemas como el software ERP, para integrar y automatizar todos los procesos.
- La realización de los cambios necesarios en los sistemas que utilizan actualmente las empresas.
- La garantía de servicio y de la interoperabilidad del sistema. Es imprescindible que:
Principales factores a considerar para implementar la factura electrónica
Como en toda implementación de sistemas o nuevos procedimientos, para adoptar la facturación electrónica deben tomarse las siguientes consideraciones previas:
- La obligatoriedad del uso de la factura electrónica exigida por la ley.
- Los procedimientos administrativos que deban llevarse a cabo previamente para que la empresa pueda emitir o recibir facturas electró
- La incorporación de códigos para el control fiscal en la estructura de la factura.
- La incorporación de la firma electrónica al proceso de facturación, con el fin de garantizar la autenticidad y la integridad de la factura
- Los servicios de redes y conexiones necesarias para transmitir las facturas emitidas.
- Los sistemas de información que servirán para almacenar las facturas emitidas o recibidas. De este modo se sigue cumpliendo con el resguardo de las mismas, pero sin el uso del papel.
¿Qué oportunidades otorga la ley de factura electrónica a las empresas?
La nueva Ley de la Factura Electrónica también representa para las empresas una puerta abierta a las siguientes oportunidades:
- Centralizar la emisión/ recepción de las facturas electrónicas en una única plataforma o Sistema de Gestión. De esta forma se obtiene la integración y automatización de procesos
- Automatizar la facturación electrónica. Causas de beneficios como:
- La eliminación del uso de papel.
- La disminución de errores.
- El ahorro de tiempo y esfuerzo de los equipos de trabajo, puesto que se elimina la entrada de datos de manera manual.
- Optimizar los procesos internos y conseguir una mayor eficiencia en la organización de la empresa.
La ley de factura electrónica como factor de crecimiento empresarial
El proyecto de facturación electrónica consiste en un modelo global, descentralizado, interoperable, interconectado y en el que es necesario informar sobre las fechas de pago efectivo de cada factura.
Se trata de un proceso indispensable y vital para el crecimiento de las empresas que ayuda a acelerar la digitalización, a incrementar la transparencia en el flujo del comercio y a reducir los costes en cada transacción. Siendo un factor clave y eficaz para atacar la morosidad comercial.
*Imagen de storyset en Freepik
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