LOS 5 ERRORES MÁS COMUNES AL SELECCIONAR UN ERP

Cuando decidimos adquirir un nuevo sistema ERP para nuestra empresa,  la implantación del mismo suelen ser un proceso largo y tiene un coste elevado, pero constituye el trabajo más importante de un proyecto de este tipo, ya que permite encajar las características del software adquirido a las necesidades reales de la empresa, lo que hará que en el futuro resulte la actividad más rentable.

Para que esto sea verdad, es importante que no cometamos errores en el proceso de seleccionar un ERP, ya que una mala decisión en este sentido puede hacer fracasar el proyecto, con independencia a que se desarrolle una buena implantación.

Un proyecto de ERP con éxito es aquel que obtiene el ROI esperado en el plazo previsto, pero ¿qué ocurre cuando la organización selecciona un ERP que no se ajusta a sus necesidades?

Pueden darse situaciones como las siguientes:

1. Que se implante el ERP, que se ponga en marcha y que la organización viva con las limitaciones que el nuevo sistema impone.
2. Que se implante el ERP, que se ponga en marcha, pero que la falta de adaptación de las funcionalidades del sistema a las necesidades de la empresa haga necesario su reemplazo.
3. Que se implanten algunos módulos sin llegar a realizar una implantación completa del ERP, lo que finalmente conllevará a que se cambie por otro sistema.
4. Que el software nunca llegue a superar las pruebas de aceptación del cliente y, por tanto, nunca llegue a implantarse.

Las tres primeras situaciones se generan habitualmente tras la selección errónea de un ERP, y por eso debemos ser capaces de identificar los errores que cometemos en el proceso de seleccionar un ERP para poder evitarlos.

En el año 2013, la empresa de neumáticos Bridgestone denunció a IBM por unos 600 millones de dólares. Bridgestone alegó que la empresa informática había realizado tan mal la implementación de su nuevo ERP que había sumido sus operaciones de negocio en un profundo caos.

Seleccionar el software ERP es uno de los procesos más importantes que asumirá tu empresa y, créeme, es un movimiento estratégico que debe ser liderado por el Director General de la compañía y no delegado completamente en algún departamento de la empresa.

Seleccionar tu próximo sistema ERP establecerá el marco para el éxito (o fracaso) de tu negocio durante los próximos 7 a 10 años, ya que influirá directamente en la eficacia de tu gestión.

Veamos en este artículos cuáles son los errores más comunes que se cometen al seleccionar un ERP para nuestra organización. Identificarlos nos ayudará a prevenirlos.

¿Cuáles son los errores más comunes que cometemos al seleccionar un ERP?

Ante todo, no saber qué buscamos.

A lo largo de este artículo veremos una serie de errores que se cometen cuando se está seleccionando un sistema ERP, pero primero vamos a hablar del primer error que se comete: no tener una idea clara de qué es un ERP o qué características deben buscarse en un ERP.

Si no sabemos qué es lo que tenemos que buscar, lo más probable es que acabemos utilizando un software con características que son inútiles para el objetivo deseado.

Para no cometer este error, se debe desarrollar una estrategia que nos ayude a identificar los efectos positivos del uso de un sistema de gestión en cada una de las áreas de la empresa. Empezando desde marketing, pasando por ventas, logística y recursos humanos, y llegando hasta finanzas y producción, deberemos identificar cada una de sus requerimientos críticos. De este modo, seremos capaces de identificar las necesidades de cada departamento y realizar nuestra búsqueda en base a estas.

Según Gartner, aproximadamente el 75% de las implementaciones de ERP están condenadas al fracaso, así que vamos a ver uno a uno los principales errores que se pueden cometer, ordenados según nuestros criterios de importancia:

1. No realizar un análisis pormenorizado de las soluciones y los proveedores.
   Por no realizar ese análisis previo, tanto de nuestras necesidades como de las posibles soluciones del mercado que puedan encajar, es fácil que cometamos un error típico que supone seleccionar un software que cubre las necesidades comunes de la empresa, pero no los requerimientos críticos del negocio, que son al fin y al cabo, los que aportan más valor para conseguir el éxito competitivo de la empresa.
   
   En este sentido, no invertir el tiempo necesario en analizar a la mayoría de los proveedores que proponen las principales soluciones ERP del mercado, disminuirá tus posibilidades de éxito.
   
   Desafortunadamente, muchas organizaciones no pasan el tiempo suficiente investigando proveedores de sistemas ERP y esto causa problemas en el futuro. Es importante pedirle al proveedor de ERP referencias de diferentes empresas del mismo sector que utilizan sus servicios, y ponerse en contacto con ellas.
   
   No se debe pasar por alto que, hoy en día, existen soluciones especializadas para casi todos los sectores en los que opera una empresa. Estos proveedores tienen soluciones ERP personalizadas que podrían ser la mejor opción para tu negocio, y además tienen el conocimiento y la experiencia.
   
   
2. No presupuestar adecuadamente el proyecto.
   En muchas ocasiones se subestiman los gastos involucrados en una implantación, que incluyen además, el mantenimiento y el nivel de talento necesario para que el proyecto avance con éxito.
   
   Muchas organizaciones acaban con implantaciones fallidas porque quieren lograr más con menos, y acaban teniendo sorpresas desagradables. Es importante no basar nuestras decisiones en conceptos ambiguos o descripciones poco claras, que no sirven para acotar el alcance del proyecto sino para alentar la discusión subjetiva de lo que piensa cada una de las partes.
   
   La alta dirección siempre debe involucrarse en la selección de un ERP, ya que tomará ciertas decisiones clave, como la asignación de fondos para el proyecto, por lo que su función en este proceso de selección es muy importante.
   
   
   
   
3. La falta de participación e implicación del usuario final
   Es muy importante involucrar a los usuarios de varios departamentos en el proceso de selección del sistema ERP, no sólamente al departamento  de TI como se hace en muchas ocasiones.
   
   Muchas organizaciones centran su tiempo y esfuerzo en obtener la aprobación de los ejecutivos, pero la lejanía de estos en las tareas operativas, provoca que tengan una visión sesgada de todos los requerimientos necesarios para acometer un proceso de este tipo,  y esto no es bueno para el proyecto.
   
   Involucrar a las partes interesadas en toda la organización en cada paso del proceso de toma de decisiones asegurará que todos estén interesados en encontrar e implementar la solución más satisfactoria para todos.
   
   
4. Ser deslumbrado por las marcas
   En ocasiones las empresas que están inmersas en procesos de selección de ERP, tras analizar las distintas soluciones que hay en el mercado, se ven impresionados por algunos de los proveedores con gran imagen de marca.
   
   Hay que tener en cuenta, que en muchos casos, las grandes marcas no son lo más adecuado para tu negocio. Lo realmente importante es seleccionar la solución y el proveedor, analizando el historial de éxitos con empresas similares a la nuestra, el grado de personalización que ofrecen, y la flexibilidad e integración con otros entornos de trabajo.
   
   Dejarse deslumbrar por las marcas sin conocer si la solución abarca las necesidades y requisitos de tu organización te llevará, probablemente, al fracaso.
   
   
5. No sopesar los pros y los contras del ERP Cloud o el ERP on premise.
   Una implementación de un ERP en la nube requiere una conexión a Internet adecuada, pagos por suscripción (según nivel de uso) y beneficios que incluyen la atención a los empleados de forma remota.
   
   Por el contrario, la implantación en las instalaciones de la empresa (on premise) requiere un personal de TI dedicado, servidores y hardware actualizados y el pago de licencias por todo el tipo de software a utilizar, lo que es adecuado para aquellos que desean alojar el software en sus propios servidores.
   
   Debes conocer los pros y contras de cada una y seleccionar un ERP que se adecue mejor a las características de tu organización. Si quiere saber más acerca de los pros y contras, no deje de leer nuestro artículo “ERP CLOUD vs ERP on premise. ERP SaaS vs ERP comprado”.
   
   No es coherente seleccionar un sistema ERP en su modalidad “on premise” (en las instalaciones de la empresa), si no se cuenta con personal técnico para mantener el sistema informático o un presupuesto para subcontratar a alguien externo que pueda hacerlo.

Conclusión

Una mala decisión al seleccionar un ERP, no solo afectará a la dificultad de cumplir con el presupuesto inicial, sino que afectará a todo el proceso de implantación y a las posibilidades de éxito del proyecto.

Posiblemente, unos de los principales problemas con el que nos podamos enfrentar, es el desánimo de nuestro personal como consecuencia de la falta de resultados positivos ante los esfuerzos realizados.  Esta situación reduce severamente la moral del equipo. El equipo siente que ha utilizado su tiempo y esfuerzo implantando un software inadecuado y, como consecuencia, siente frustración y desconfianza.

Emplear tiempo y esfuerzo en realizar un buen proceso de selección de su ERP, disminuirá el tiempo, el esfuerzo y el dinero que tendrá que invertir en reparar lo que pudo haberse prevenido desde el inicio.

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- CÓMO IMPLANTAR UN SOFTWARE DE GESTIÓN EMPRESARIAL CON ÉXITO

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