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Hoy en día sabemos que la gran mayoría de los negocios deben emitir facturas electrónicas para así cumplir con los requerimientos actuales, pero la realidad es que, aunque tengamos muy claros los beneficios del uso de la factura electrónica para hacer más eficientes los procesos de negocio, muchos de nosotros desconocemos cómo hacer una factura electrónica y el protocolo que conlleva.
Hoy en día, en España se intercambian millones de facturas entre empresas de todos los sectores y tamaños. Este cambio de tendencia empezó el 15 de enero de 2015 impulsada por la Ley 25/2013. Después de esa fecha, la facturación electrónica pasó a ser obligatoria en el sector público estatal, autonómico y local.
Formato aceptado por las AAPP
El formato utilizado en España por las Administraciones Públicas y sus características están especificadas en el Artículo 5. del Real Decreto 1619/2012 sobre la facturación electrónica.
A efectos de lo previsto en esta Ley:
A efectos de lo previsto en esta Ley:
- Las facturas electrónicas deben estar en formato estructurado mediante un esquema XSD (XML Schema Definition).
- Las facturas electrónicas deben estar escritas en el lenguaje informático: Facturae 3.2 ó 3.2.1.
- Las facturas electrónicas deben estar firmadas electrónicamente con un Certificado Digital Legalizado.
- Las facturas electrónicas deben indicar el destinatario de la factura electrónica.
¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica para las AAPP?
La factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Para que la factura electrónica tenga los mismos efectos legales que su versión en papel y sea aceptada por las administraciones públicas debe ser copia fiel de la misma. Debemos garantizar su legibilidad, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
Tenemos que familiarizarnos con las siguientes definiciones si deseamos realmente saber cómo hacer una factura electrónica certificada:
- Legibilidad: tiene que poder ser leída por humanos, este requisito es facilitado por los programas informáticos o programas ofimáticos (procesadores de texto).
- Autenticidad: se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados.
- Integridad: se tiene que garantizar que el contenido de la factura no haya sido modificado.
Después de mucho estudio y debate, la Ley 59/2003 respondió a la incógnita que muchos tenían sobre cómo hacer una factura electrónica que garantice los requisitos mencionados anteriormente. Se llegó a la conclusión que el proceso de digitalización certificada solo podía ser logrado a través de tres vías:
- La firma electrónica XAdES a través de un Certificado Digital Legalizado.
- El intercambio electrónico de datos EDI.
- Otros medios que se hayan comunicado y hayan sido validados por la AEAT.
El objetivo es por un lado, crear un proceso seguro para evitar falsificaciones. Por otro lado, las empresas tendrán mayor control ya que conocerán las fechas de envío y recepción de sus facturas, acortando de esta manera los plazos de cobros y reduciendo los casos de morosidad.
Portal FACE
FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado.
El envío de las facturas electrónicas a las administraciones públicas debe siempre pasar por el portal FACe o algún otro punto de entrada autorizado, lo que puede variar es el método de comunicación con el mismo.
El envío de las facturas electrónicas a las administraciones públicas debe siempre pasar por el portal FACe o algún otro punto de entrada autorizado, lo que puede variar es el método de comunicación con el mismo.
El envío de la factura electrónica al portal FACe se puede realizar de las siguientes maneras:
- Mediante la conexión automática entre el programa informático del proveedor y el punto general de entrada de las facturas electrónicas: este método ofrece un envío automatizado de las facturas electrónicas a FACe.
- Directamente a través del punto general de entrada de facturas electrónicas: FACe ofrece una ventanilla electrónica para el registro manual de las facturas electrónicas.
- Mediante el servicio de un tercero que realice el envío de las facturas en nombre del proveedor.
- En el caso de la pequeña o mediana empresa, o autónomos, se puede utilizar el programa informático gratuito Energía y Turismo, que permite también la conexión automática directa con FACe.
Facturación Electrónica a las AAPP
La facturación electrónica se caracteriza por ser un proceso automático y simple de usar, con la ayuda de soluciones informáticas.
El proceso habitual es el siguiente:
- El emisor crea la factura electrónica, a través del portal FACe o un sistema informático propio.
- Luego rellena digitalmente los campos obligatorios de la factura electrónica, puedes ser un proceso manual o automatizado.
- Posteriormente el emisor procede a su firma con un certificado digital legalizado.
- El emisor transmite por medios telemáticos la factura electrónica firmada al portal FACe y conserva copia o matriz, almacenada digitalmente.
- Las administraciones públicas reciben la factura en formato digital y la conservan en soporte informático, ya sea en su sistema informático propio o en el mismo portal FACe, para su futura consulta e impresión, si fuera necesario.
Los procesos de envío de facturas electrónicas
Después de toda la información recibida, la pregunta importante paso de ser ¿Cómo hacer una factura electrónica? a ¿Cuál es el mejor método para crear, firmar y enviar facturas electrónicas?.
Entre las opciones más utilizadas se encuentran:
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- Soluciones informáticas para la gestión facturas electrónicas: estas soluciones recogen los ficheros con los datos de las facturas que se encuentran en los sistemas informáticos de gestión del proveedor, los convierten al formato XML exigido por las administraciones públicas y los firman con el Certificado Digital del proveedor. Una vez creada y firmada la factura, la solución envía automáticamente y de manera desatendida la factura al portal FACe.
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- Web service de FACe: a través de está opción el proveedor deberá rellenar los datos de las facturas manualmente y escoger el certificado digital legalizado que desea utilizar para firmar la factura electrónica. Posteriormente el proveedor debe dar de alta a su cliente (administración pública) con los códigos DIR3 y debe descargar la factura a su dispositivo. Una vez descargada deberá subir la factura electrónica al web service de FACe.
A pequeñas y medianas empresas con un bajo nivel de facturación se les aconseja utilizar el punto de entrada FACE, ya que tienen la posibilidad de registrar las facturas manualmente y de una en una. Para las empresas con alto nivel de facturación se les aconseja informarse de las soluciones informáticas que existen actualmente en el mercado, ya que estas soluciones de gestión de facturas electrónicas recogen, transforman, firman y envían las facturas electrónicas de forma automática y desatendida.
En ambos casos, las facturas electrónicas estarán cargadas en el sistema y tanto los proveedores como las administraciones públicas podrán consultar el estado de tramitación de las facturas.
Ahora que ya sabes la teoría de como crear una factura electrónica con validez legal, toca analizar y comparar las diferentes soluciones que ofrece el mercado para adaptarse de la mejor manera a la Ley. Si lo tienes claro, te doy la enhorabuena, en el caso contrario sigue nuestro blog para que te ayudemos a tomar la mejor decisión para tu empresa.
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