NECESITO REDUCIR EL INVENTARIO, ¿CÓMO ME AYUDA UN ERP?

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El inventario está constituido por los bienes que se destinan a la venta o a la producción de otros bienes para su posterior venta. Forman parte del inventario las materias primas, los productos en curso (semiterminados), los artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el embalaje, envase o mantenimiento de esos bienes.

Desde un aspecto logístico, el objetivo es que el inventario se mantenga en el menor nivel posible, pero sin que se produzcan incidencias en su flujo físico de trabajo hasta el destinatario final (ya sea externo o interno a la empresa), cumpliendo por lo tanto, los compromisos de servicio al cliente de acuerdo con la propuesta de valor de la empresa.

En la práctica, existe una tendencia a acumular en el almacén, de forma excesiva, distintos materiales y productos como medida para reducir el número de incidencias en el flujo físico de materiales, de forma que se eviten o reduzcan las roturas de stocks, etc...

En general, como veremos luego más detenidamente, un exceso de inventario provoca siempre 3 efectos no deseables:

Una mayor cantidad de inversión en activos circulantes, lo que supone la necesidad de financiarlos con un mayor capital circulante.
Un mayor riesgo de obsolescencia como consecuencia en una menor rotación del inventario.
Mayores costes de gestión y custodia. A título de ejemplo, podemos destacar: costes de recuentos, costes asociados al espacio ocupado, costes de control y ubicación, etc...

Esta situación se produce porque, en muchas ocasiones, es más fácil para la empresa acumular inventario por encima de unos niveles deseables, que examinar a fondo su cadena de suministro y fabricación para determinar en qué procesos se generan los problemas que provocan esta situación.

Para poder resolver esta situación es bueno que nos planteemos algunas preguntas para mejorar la comprensión de soluciones posibles.

¿Cómo se pueden corregir los excesos de inventario?

Existen muchas causas o situaciones que pueden dar lugar a excesos de inventario no deseados, por lo que si las combatimos, podremos racionalizar el nivel de stocks. A continuación vamos a ver algunos casos que son situaciones que se producen con frecuencia que no implican errores operativos:

Cuando la empresa compra o fabrica más productos que los que son capaces de vender. Esta situación puede estar provocada por distintos factores: por cambios en los patrones de compra, por condiciones competitivas no previstas, por errores en la planificación por exceso de las ventas, etc… Conocer a tiempo las desviaciones entre las ventas esperadas y las reales es un buen indicador para identificar este tipo de problemas.
Reducción en los plazos de disponibilidad de materiales. Esta situación puede permitir a la empresa retrasar el plazo de recepción de los materiales o productos implicados por lo que mejorará la rotación del stock y, por tanto, se reducirá el nivel de inventario. Esta situación se puede producir en distintas fases de la cadena de valor y por distintas causas, pero a título de ejemplo indicaremos algunas de ellas: reducción de tiempos de producción, reducción del plazo de entrega de materiales de proveedores, reducción del tiempo de puesta en marcha de la cadena de montajes (flexibilización), mejora en los procedimientos de gestión de almacenaje y expedición (SGA), etc...
Una gestión eficaz de la política de calidad en la selección de proveedores, capaces de cumplir con la calidad acordada de los materiales y los plazos de entrega, supone para la empresa poder reducir el stock de seguridad que se suele mantener para imprevistos en estos menesteres, lo que supone claramente una reducción del nivel de inventario. Indicadores del nivel de mermas reales sobre teóricas y las desviaciones en los plazos de recepción de mercancías son indicadores que nos pueden ayudar a valorar esta gestión.
Sin lugar a dudas, cualquier mejora en los procesos de planificación de las necesidades de recursos (humanos y materiales) para atender las necesidades de producción y ventas, reducirá la necesidad de mantener niveles de inventario para preveer las incidencias por errores de coordinación. A título de ejemplo, aquellos procesos de planificación que tengan en cuenta las limitaciones de ciertas capacidades finitas o de ciertos recursos limitados de la empresa, realizarán un cálculo más realista de las necesidades, lo que permitirá ajustar mejor los inventarios por este motivo.

Estas son algunas ideas cotidianas de cómo podemos mejorar el nivel de inventario de una empresa, ahora sería bueno analizar el coste que supone no acometer ninguna decisión al respecto

¿Por qué debemos reducir el inventario?

Está demostrado que un exceso de inventario provoca, entre otros, grandes problemas financieros a las empresas. El inventario forma parte de los activos de la empresa, por lo que la posesión de los mismos incrementa el capital circulante necesario, siempre y cuando la rotación del inventario crezca menos que la rotación de los proveedores.

En pocas palabras, acumular producto en nuestros almacenes conlleva asumir un mayor nivel de costes, que dependiendo de su magnitud, pueden ser más o menos justificables.

¿Qué problemas podrían producirse de no reducir nuestro inventario?

El hecho de mantener exceso de inventario en nuestros almacenes produce algunos problemas como los siguientes:

Caducidades y obsolescencias.
Si tus productos tienen fecha de caducidad, no podrás venderlos si están caducados, o en el caso de que se queden obsoletos tendrán una difícil salida. La probabilidad que un exceso de inventario incurra en estos costes es alto.
Problemas de espacio y costos de almacenamiento.
El exceso de inventario ocupa un espacio que cuesta dinero. Si optimizamos y ocupamos el espacio necesario, ahorraremos dinero en almacenamiento, personal, suministros, seguros, etc.
Gastos adicionales.
El exceso de stock también puede generar gastos adicionales, ya que forman parte de la gestión ordinaria de los almacenes, sin que tengan una justificación razonable. Toda dedicación a recursos no necesarios suponen costes innecesarios.
Problemas de flujo de efectivo.
Como hemos comentado anteriormente, el inventario forma parte de los activos de la empresa, por lo que la posesión de los mismos incrementa el capital circulante necesario, siempre y cuando la rotación del inventario crezca menos que la rotación de los proveedores, situación que siempre se produce cuando existe exceso de inventario.

Controlar el inventario te ayudará a liberar el efectivo inmovilizado en el almacén.

¿Cómo me ayuda un ERP a reducir mi inventario?

El fin del módulo logístico de un sistema ERP es optimizar las tareas del flujo de materiales, ahorrar tiempo y hacer un buen uso de los recursos de la empresa.

Las soluciones ERP que cuentan con un módulo para gestión de inventarios proporcionan un apoyo significativo a la hora de equilibrar el estado de nuestro stock, aumentando o reduciendo el inventario según sea necesario.

Un buen ERP ha de ser capaz de gestionar el movimiento de las existencias desde que entran hasta que salen, controlando así las fases de Planificación, Recepción, Almacenaje, Puesta a punto y Expedición.

Algunas funcionalidades de un ERP que te ayudarán a gestionar el control de tus almacenes para mantener el nivel adecuado de los mismos son:

Control en excesos y faltas de inventarios. Conseguir el punto de equilibrio.
Reducir el inventario, y así liberar y optimizar el espacio en tus almacenes.
Control de entradas, salidas y localización de la mercancía. Si además del ERP se dispone de un módulo SGA, un sistema de seguimiento y control de los materiales, se conocerá en todo momento no sólo cuánto tenemos, sino dónde está ubicado.
Seguimiento de número de series, lotes, trazabilidad y referencias de almacén.
Generar los pedidos de mercancía de forma automática en base a los parámetros establecidos.
Elevar el nivel de calidad del servicio al cliente.
Seguimiento efectivo y gestión de las compras con el objetivo de determinar los niveles de gasto que se manejan en tu empresa.
Mejoras en el flujo de mercancía, reconociendo fácilmente artículos de baja rotación para generar estrategias.
Reducir los costos de tus fletes al no tener que realizar compras de emergencia.
Poder identificar la estacionalidad en tus productos y planificar mejor.
Reconocer robos y mermas.
Mejorar el flujo de efectivo de nuestra empresa.
Obtener informes actualizados con los movimientos, transferencias y ajustes de mercancía realizados, y por supuesto, informes financieros.
El resto de las áreas (ventas, distribución, producción y cobros) mejorarán su ritmo de trabajo al tener información actualizada y real por parte de inventarios.

En resumen, un sistema ERP nos ayudará a reducir costes, controlando de forma rigurosa las existencias y optimizando el espacio de tu almacén al máximo, reduciendo así los costes de gestión y custodia de almacenes. Conseguiremos aumentar la productividad mediante la automatización de los procesos logísticos que minimizan errores y agilizan el flujo de trabajo.

Gracias a un ERP, conoceremos mejor el stock y sus movimientos, teniendo en todo momento el nivel de stock necesario, mejoraremos la atención y el servicio de entrega a los clientes, y por supuesto, tomaremos las mejores decisiones basadas en una actualización constante de la información.

No debemos tomar medidas a corto plazo, sino trabajar con datos que nos permitan visualizar con toda la claridad dónde se encuentran los distintos orígenes que causan los problemas de inventario en toda la cadena de suministro.

Ni todos los excesos de inventario son iguales en todas las empresas ni las causas o soluciones son las mismas.

Utiliza una herramienta ERP capaz de ayudarte a llevar un control y seguimiento de los valores de tu inventario para poder tomar las medidas más adecuadas según sea tu modelo de negocio.