¿Te has escuchado alguna vez diciendo algo así?
Siento que no llevo las riendas de mi negocio...
No sé si los resultados que estoy consiguiendo son los que debería esperar
Necesito planificar para saber cómo llegar a dónde quiero ir...
La planificación ayuda a las empresas a establecer el camino para lograr sus objetivos.
Lo más importante es saber dónde y cómo debemos llegar.
Toda planificación comienza con la revisión de las actividades actuales y la identificación de lo que es necesario para llegar al destino objetivo.
Gracias a la planificación, se define la forma de alcanzar los resultados que la empresa desea alcanzar y se establecen las acciones necesarias para llegar al objetivo deseado para alcanzar el éxito.
Se trata de un proceso interactivo que debe comenzar mucho tiempo antes que el cierre del ejercicio en curso, para tener el tiempo suficiente de análisis, verificación, diseño y desarrollo de escenarios y, finalmente, validarlo e implementarlo.
Así pues, sé que necesito planificar, pero, ¿qué pasos debo seguir?
Para comenzar a planificar debemos seguir ciertos pasos:
- Realizar un diagnóstico de la situación.
Cuando se empieza a planificar el próximo año en la empresa se debe hacer un análisis detallado y realista de la situación actual, y debemos ser totalmente objetivos: dónde estamos, qué medios materiales y humanos tenemos, cúal es nuestra productividad, qué ingresos tenemos y de dónde provienen, etc. - Establecer los objetivos.
Una vez finalizado el diagnóstico, establecemos los objetivos que queremos alcanzar. Los objetivos pueden ser a corto plazo, a medio plazo o a largo plazo. Independientemente del tiempo, todos los objetivos deben ser: concretos, posibles y medibles.
Los objetivos han de ser concretos porque deben definirse, han de ser cuantitativos. Deben ser posibles y medibles, ya que no podemos pensar en alcanzarlos si a una fecha determinada no podemos validar si se han logrado.
Si por ejemplo los objetivos son de ventas, debemos establecer el número al que queremos llegar o el porcentaje que queremos aumentar respecto a las ventas del año anterior. Lo mismo que si el objetivo es llegar a tener nuevos clientes o bien abrir nuevas delegaciones. - Establecer las acciones a realizar.
Para alcanzar los objetivos debemos fijar las acciones que sean necesarias para lograrlos. De esa forma podremos trabajar todos de una forma coordinada con relación a las mismas metas que cumplir.
Además de la necesidad de coordinación, es necesario establecer las acciones para determinar los recursos que necesitaremos para alcanzar los objetivos. - Priorizar.
Ya conocemos las acciones a realizar, ahora debemos establecer las prioridades que nos permitan alcanzar nuestros objetivos. Este es un proceso muy importante para coordinar las diferentes acciones y recursos necesarios. - Medir los resultados.
Los objetivos deben ser cuantificables y tener fijada una fecha para alcanzarlos. Así, cuando llegue esa fecha podremos medir los resultados e ir realizando ajustes. Siempre hay que hacer modificaciones sin perder de vista el objetivo final, ajustándonos a la realidad.
¿Que herramientas necesito para planificar el próximo ejercicio de mi empresa?
Las empresas que adaptan sus estrategias a los cambios constantes del entorno ajustándose de forma ágil a las nuevas tendencias son las que sobreviven, y aún más, las que se diferencian de sus comepetidores.
En la actualidad, el valor de las organizaciones reside en su capacidad para producir y gestionar conocimiento de una forma innovadora, por lo que la información se está convirtiendo en uno de los activos más valiosos para las empresas.
La tecnología ayuda a las organizaciones a analizar esa información y a utilizarla para predecir y anticiparse a lo que pueda pasar en el futuro.
Un sistema ERP, traducido del inglés, Enterprise Resource Planning, es un sistema de gestión de planificación de recursos empresariales.
Un buen software ERP te ofrece las herramientas que necesitas para realizar predicciones más ajustadas a la realidad, de modo que te aporta información de tu realidad que podrás utilizar en el análisis de tu estrategia de manera más efectiva. Como la información que te proporciona un programa de gestión ERP es 100% precisa, podrás realizar estimaciones y predicciones mucho más eficientes.
Un ERP contiene información acerca de los recursos necesarios para realizar una determinada acción, por ejemplo, ensamblar una bicicleta, etc…, además de las desviaciones históricas entre tus previsiones y la realidad, ya que contempla en un único sistema de información todos los procesos empresariales debidamente relacionados, por lo que permite analizar las causas de los resultados obtenidos, a cualquier nivel de proceso, y de esta forma ayuda a mejorar nuestro conocimiento.
Las características que definen un sistema de información ERP podrían resumirse de la siguiente forma:
- Es un sistema de planificación y análisis. Un ERP permite planificar y analizar en base a la información que maneja.
- Abarca todos los procesos esenciales para gestionar una empresa, desde el inventario y la administración de pedidos, a la contabilidad, los recursos humanos y la gestión de relaciones con los clientes.
- Un programa ERP integra todas las funciones en un único sistema y permite el acceso al dato único y la coordinación de todos los procesos.
- Implantar un sistema ERP agiliza los procesos y el intercambio de información en toda la organización.
Una solución de gestión integrada, como es un ERP, ayuda a poner en conjunto toda la información necesaria del resto de departamentos (estimaciones de producción, estimaciones de ventas, etc.), calculando los ingresos esperados de las ventas y aplicando el desfase habitual entre el ingreso y el cobro, y entre la compra y el pago, para conocer la disponibilidad real de los recursos financieros.
Otra herramienta fundamental para gestionar la información y así tomar mejores decisiones de planificación son las herramientas de inteligencia de negocios.
Si la información que se obtiene gracias a un ERP se maneja con herramientas de inteligencia de negocios, en inglés, Business Intelligence (BI), se mejora significativamente la toma de decisiones.
Esto es así ya que las soluciones de BI permiten realizar análisis a partir de dimensiones y así mejorar nuestro conocimiento de forma dinámica de ¿qué está ocurriendo?, comprender ¿por qué ocurre?, ayudarnos a predecir ¿qué ocurrirá?, y decidir ¿qué camino seguir?.
La próxima vez que pienses que necesitas planificar tu próximo año, ya sabes qué herramientas te ayudarán a conseguirlo.
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