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    14 May 2014

    OUTPUT, el protocolo de actuación de trazabilidad

    output trazabilidad

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    Si en el día a día de nuestro negocio hemos seguido los procedimientos para el INPUT de datos al sistema de trazabilidad (compras, almacén, fabricación, expediciones, calidad), podemos decir que tenemos la traza completa de nuestros productos, desde que compramos en su momento los materiales necesarios para producirlos, hasta el momento en que los hemos hecho llegar a nuestros clientes. Estamos listos por tanto para activar el protocolo de actuación de nuestro sistema de trazabilidad en el momento en que lo necesitemos.

    Esa traza estará compuesta de un conjunto más o menos amplio de datos asociados al concepto que constituye la piedra angular del sistema: el lote. Recordemos que en esta gestión, como en otros ámbitos de la vida, recogeremos lo que sembremos, es decir, la riqueza de la información que podamos extraer del sistema de trazabilidad será directamente proporcional a lo bien que nos hayamos portado informando de los lotes consumidos y producidos.

    Considerando la cadena de suministro como una escalera o pendiente pronunciada, supongamos que tenemos en la parte de arriba el comienzo de la cadena, las compras, en la cual nosotros ocuparemos un lugar determinado como un eslabón más. Por ejemplo, somos fabricantes que hemos comprado materias primas y otras mercancías a nuestros proveedores. En las partes intermedias de la escalera encontramos los procesos de transformación que dan lugar a los productos semielaborados y finalmente a los artículos de venta. Y en la parte inferior, tenemos los destinos últimos de los productos, es decir, las entregas a los clientes.

    Con este modelo conceptual, podremos dividir nuestro sistema de trazabilidad en tres procesos de explotación de datos claramente diferenciados:

    Trazabilidad Aguas Arriba

    También conocida como trazabilidad ascendente por nuestra escalera conceptual. Nos va a permitir, partiendo del punto final que es la entrega al cliente de un determinado lote de producto acabado, retroceder por la cadena de suministro para llegar hasta el origen de la mercancía, atravesando en orden inverso los procesos por los que ha pasado.

    Trazabilidad Aguas Abajo

    trazabilidad

    También conocida como trazabilidad descendente por nuestra escalera conceptual. Nos va a permitir, partiendo del origen de un determinado lote de producto comprado, por ejemplo una materia prima, avanzar por la cadena de suministro para llegar hasta el punto final en el cual se han entregado los productos acabados a los clientes, atravesando en orden directo los procesos por los que ha pasado y en los cuales se ha ido incorporando en la producción de lotes de otros productos.

    Trazabilidad interna de procesos

    Su objetivo principal es aportar una herramienta que permita controlar la evolución del producto. Es una herramienta fundamental del sistema de calidad y de los sistemas de análisis de procesos orientados al control de costes, de consumos y de mermas de materiales.

    Los tres procesos que acabamos de describir, nos pueden resultar más o menos costosos de llevar a cabo en función del grado de automatización y registro de datos que hayamos incorporado en nuestros procesos de compras, almacén, producción, calidad y expediciones.

    La situación ideal es que nuestro sistema de información disponga de toda la información necesaria, de forma que nos proporcione herramientas de explotación de datos que nos aporten un tiempo de respuesta prácticamente inmediato. Estamos hablando de pantallas de consulta en el ERP, informes, cuadros de mando, exportación de datos a ofimática, o cualquier otro mecanismo que nos dé la información con el formato y contenido deseados. El dato de entrada o petición de esa información, el punto de partida, es, por supuesto, el lote o rango de lotes a estudiar, pero también deberíamos poder usar conceptos como rangos de productos, rangos de fechas, de clientes, o cualquier otro filtro que nos pueda resultar de utilidad.

    A partir de esos filtros de entrada, deberíamos poder obtener como ejemplos los siguientes tipos de informes y consultas:

    Paneles informativos en los cuales, a partir del lote de estudio, nos ofrezcan una información 360º del mismo (cada apartado cuando proceda):

    • Fechas de compra si es materia prima o fechas de producción si es semielaborado o artículo acabado.
    • Información relacionada con la recepción del lote: fechas, operarios, análisis de calidad asociados, proveedor, lotes del proveedor asociados.
    • Información relacionada con la fabricación del lote: órdenes de fabricación, fechas, turnos, operarios, máquinas, incidencias en el proceso, consumos detallados de lotes de materiales empleados.

      trazabilidad
    • Información relacionada con todos los movimientos de almacén que ha sufrido ese lote. También del stock de ese lote que tenemos actualmente en almacén detallado por ubicaciones, para localizar rápidamente la mercancía.
    • Información relacionada con los consumos que de ese lote se han realizado en fábrica: órdenes de fabricación, fechas, turnos, operarios, máquinas, incidencias en el proceso, lotes producidos de otros productos con ese lote consumido.
    • Información relacionada con la expedición del lote a los clientes: fechas, pedidos/albaranes/facturas, clientes y datos de contacto de los mismos.
      • Informes orientados a la trazabilidad ascendente conocidos como de explosión de lotes, los cuales nos van a detallar los consumos que cada lote de producto ha realizado de otros lotes de otros productos, así hasta la propia recepción de la materia prima.
      • Informes orientados a la trazabilidad descendente conocidos como de implosión de lotes, los cuales nos van a detallar los consumos que de un determinado lote de producto han realizado otros lotes de otros productos, así hasta la entrega a los clientes del producto final.

     

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    Manolo Muñoz
    Consultor de Negocio -DATADEC-

     

    Escrito por: Manolo Muñoz

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