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La transformación digital es algo que las empresas con el paso del tiempo han tenido que ir incorporando en base a tecnologías que permiten digitalizar cualquier trabajo, pudiendo realizar el trabajo en un entorno cloud de una manera más eficiente, ágil e inteligente. Esto ha supuesto un cambio significativo para las empresas, puesto que las herramientas y plataformas que se utilizan en el ámbito personal, social y laboral han hecho que las empresas cambien su forma de trabajar.
Esto supone una serie de ventajas, pero también implica algunos riesgos que vamos a analizar.
Ventajas de la digitalización de la empresa
Entre sus beneficios más evidentes destacan los que siguen:
- Mejora de la productividad. La posibilidad de recoger datos en un formato capaz de ser procesado y analizarlos para poder corregir los errores que puedan aparecer, es un valor añadido que mejora el funcionamiento de la empresa y que hace que la toma de decisiones sea más eficiente.
- Experiencia del cliente. La posibilidad de comunicación y de relacionarse con el cliente más allá de lo tradicional, de la mano de canales diferentes, constituye una vía para recibir feedback y poder ofrecerle todo tipo de información desde cualquier lugar de una manera más ágil y cómoda aumentando su satisfacción.
- Innovación. El cambio que supone la transformación digital de la empresa conlleva el cambio en la forma de pensar y ello genera una cultura de innovación en la que las mentes creativas crean ideas novedosas que llaman la atención de los clientes dando la oportunidad de relacionarse mejor con la empresa.
- Oportunidades de negocio. La posibilidad de estar presentes en Internet supone que las oportunidades de negocio lleguen a incrementarse considerablemente y que la visibilidad de la empresa sea mayor alcanzando a más clientes.
Riesgos que supone el teletrabajo en entorno Cloud
Como vemos, aparte de todas las ventajas que la transformación digital supone tanto para la empresa como para el cliente nace la idea del teletrabajo, trabajar desde cualquier lugar en cualquier momento. Realizar las tareas en un entorno cloud es un gran avance, y esto hace que la empresa pueda llegar a más clientes a los que ofrecer sus servicios.
Todo esto es algo novedoso e innovador pero conlleva también una serie de riesgos para la empresa, a lo que habitualmente llamamos riesgos de ciberseguridad, porque aunque dispone de medidas y pautas para la seguridad de la información mediante sistemas de respaldo de las bases de datos, cifrado de datos o la concienciación por parte de los empleados en orden a disminuir el riesgo del ataque de los ciberdelincuentes, existen ciertos agentes externos que pueden burlar los sistemas y apoderarse del acceso a toda la información.
El teletrabajo, nacido como parte de la digitalización de la empresa para adaptarse a los cambios tecnológicos, supone la existencia de dispositivos como tablets o smartphones que acceden a la red interna de la empresa desde cualquier parte del mundo. Esto supone que, a nivel técnico, las medidas de seguridad para establecer el control tengan como objetivo:
- Asegurar los canales de comunicación. La comunicación con la red interna de la empresa se ha de hacer mediante conexiones seguras que se consiguen utilizando para ello una red VPN (Virtual Private Networks), que no es más que una serie de redes privadas virtuales en las cuáles la información fluye de forma encriptada.
- Seguridad para la integridad del cliente. Se debe garantizar la identidad del cliente mediante procesos de autenticación tales como la utilización de un usuario y contraseña, el uso de certificados como el DNI-e o el uso de firmas digitales.
- Seguridad de los datos. La forma mediante la cual se protege la información no ha cambiado, lo ha hecho su medio de acceso. Antes de enviar los datos a su destino se debe verificar que realmente la dirección asociada es la correcta utilizando una serie de certificados que actúan como claves privadas y claves públicas para comprobar su veracidad.
Medidas a tener en cuenta
Además de estas medidas que deben contemplar los dispositivos, la organización, por su parte, debe controlar que no se permita realizar el teletrabajo sin una conexión cifrada o mediante alguna red wifi abierta, que sea estricta con la autenticación, previniendo así que se utilicen contraseñas débiles o que los servidores respondan 24 horas a la semana, los 365 días del año.
A su vez, también se ha de realizar un respaldo de la información a través de una copia de la base de datos en tiempo real.
Sin embargo, a pesar de todas estas medidas, el peso real de mantener la integridad y confidencialidad de los datos en el teletrabajo recae en el personal que utilice los dispositivos, siendo la pieza clave en el asegurado de la información.
El personal deberá conocer sus funciones y obligaciones en la empresa, deberá tener conciencia de los posibles riesgos que el teletrabajo conlleva, formación sobre la gestión de las conexiones que tenga que acometer y sobre las operaciones necesarias para llevar a cabo su trabajo. Este es el caso de las políticas de intercambio de información o el uso de la mensajería electrónica con el fin de tener una trazabilidad de la operación y garantizar la seguridad de todo el proceso.
Por otra parte, deberá conocer sus responsabilidades. Nos referimos al control de acceso a la red, al sistema o a la aplicación que vaya a utilizar para manejar la información, así como al cuidado del equipo que vaya a utilizar, no dejándolo en cualquier sitio, bloqueando o cerrando siempre la sesión y evitando que alguien desconocido pueda observar lo que se está haciendo o que se extravíe.
De no tomar estas medidas, cualquier persona ajena que tenga acceso al equipo, por mucho que la información contenida en él esté asegurada y cifrada, podrá romper esa seguridad y hacerse con el control de la información e, incluso, podrá conectarse a la red interna de la empresa con las consecuencias que ello conlleva. Podrá obtener las credenciales del personal para hacerse pasar por parte de la empresa y tomar el control de los sistemas y aplicaciones de la organización.
Aunque el teletrabajo sea una forma de trabajar novedosa y productiva para el personal, este debe concienciarse de los riesgos y peligros que supone trabajar a distancia. Una vez conscientes de ello, se han de aplicar las medidas y pautas de seguridad pertinentes para evitar cualquier pérdida o manipulación de la información. Solo así será posible disfrutar de esta opción de trabajo, que día a día se está implementando en cada vez más empresas.
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