PROGRAMAS DE GESTIÓN DE EMPRESAS, TODO LO QUE NECESITAS SABER

Si alguna vez te has preguntado, ¿Que necesito saber para seleccionar un programa de gestión de empresa adecuado a mis necesidades?, ¿Cómo puedo analizar si se adapta a las necesidades de mi empresa presentes y futuras?, ¿Todos los programas de gestión de empresas son válidos para mi organización?

Si quieres saber cómo un ERP puede ayudarte, sigue leyendo…

Para poder seleccionar la herramienta (ERP) que se adapta a tu organización, debes conocer qué tipos de programas de gestión de empresas hay en el mercado.

Por un lado, existen sistemas de gestión que se utilizan en las empresas y ayudan a realizar parte de la gestión de la misma. Y por otro, existen los ERPs,  que son sistemas de gestión integral y por lo tanto, integran todos los aspectos que son necesarios para hacer funcionar los procesos de negocio de una empresa.

Según un estudio realizado por la consultora PWC, PriceWaterhouseCoopers, la implementación de un ERP mejora la calidad de la información de las empresas en un 65%, reduce la necesidad de personal en el 35% de los casos y disminuye los gastos en TIC en aproximadamente el 20% de las implantaciones.

El objetivo es optimizar el trabajo de la empresa mediante la centralización de su gestión informática, y gracias a un ERP, la información es compartida y fácilmente accesible entre todos los departamentos de la empresa.

El hecho de que un ERP nos permita tener una base de datos centralizada es, sin duda, una gran ventaja.

Seleccionar una estrategia de implantación es casi tan importante como la elección del propio aplicativo porque no serviría de nada seleccionar la mejor solución del mercado, si ésta no es realmente la que mejor se adapta a las necesidades propias, presentes y futuras, de la organización.

Características de un buen programa de gestión de empresa

Las características de un buen ERP son fundamentalmente tres: debe ser modular, configurable, flexible y especializado.

Los ERPs son programas de gestión de empresas modulares ya que constan de distintos módulos que responden a las diferentes necesidades funcionales de la empresa, pero se configuran como una unidad. Se trata de un conjunto de módulos que permite a las empresas automatizar e integrar las diferentes operaciones que se realizan en las diferentes áreas de la empresa.

Los módulos que forman parte de un ERP se pueden clasificar en tres tipos:  

1. Módulos básicos o elementales: Son aquellos de se deben comprar obligatoriamente ya que son necesarios para que funcione un ERP. La propia definición de lo que es un ERP ya nos indica qué módulos deben formar parte de él.
2. Módulos adicionales u opcionales: Son los que se seleccionan porque existen necesidades concretas de la empresa, y se complementan con los módulos básicos. Estos módulos le aportan más valor al ERP.
3. Módulos confeccionados a medida: Se trata de los módulos que han sido diseñados específicamente para resolver las necesidades de una empresa concreta o para un sector específico. Entrarían aquí las verticalizaciones.

Los principales módulos que se encuentran mayoritariamente en un ERP son:

• Módulo de compras
• Módulo de gestión de almacén e inventarios
• Módulo de producción
• Módulo de ventas
• Módulo de logística
• Módulo de proyectos
• Módulo de contabilidad y analítica
• Módulo de gestión de personal
• Módulo de planificación y calidad
• Módulo SAT…

Adaptabilidad, flexibilidad y personalización 

Estos programas de gestión de empresas poseen un grado de abstracción muy elevado que permite su adaptación a la gestión que pueda desarrollar una sola compañía o todo un grupo empresarial. Además, se puede implantar en empresas de diferentes sectores e incluso de distintas nacionalidades.

La implantación de un ERP debe tener un grado de flexibilidad que permita implantarse modificando los procesos de trabajo ya existentes en una organización o, según sus necesidades, llevando a cabo una reingeniería que los mejore e incluso permita eliminar aquellos que no creen valor.

La personalización es la característica diferencial de los ERPs frente a la mayor parte de las soluciones de gestión orientadas a pequeñas empresas. La personalización de un ERP permite adaptar el funcionamiento del sistema a las necesidades concretas de cada empresa así como incorporar nuevas funciones o modos de funcionamiento a medida que la empresa en cuestión lo requiera.

Necesidades futuras en los programas de gestión de empresas

Movilidad 

Hace no muchos años, las comunicaciones suponían un freno y planteaban problemas de conectividad entre las sedes centrales de las empresas y el resto de sus centros de trabajo.

El software tenía que instalarse de forma distribuida o bien contratar costosas líneas de comunicación.

La evolución de las comunicaciones es un camino que afecta de forma transversal a toda la sociedad, y una de las ventajas derivadas de ella en los programas de gestión de empresas ha sido la conexión móvil.

Algunos perfiles de las empresas se han visto afectados directamente por esta evolución. Hablamos de los puestos de trabajo en fuerza de ventas o bien en prestación de servicio al cliente. Si bien hace unos años tenían que rellenar plantillas de pedidos o partes de trabajo en papel para después, al llegar a la oficina volcarlo al sistema de gestión, ahora sólo deben llevar una aplicación en un dispositivo móvil para hacer bien su trabajo y evitarse tener que escribirlo dos veces.

El principal ahorro aquí (sin tener en cuenta el papel) es el tiempo. Si esta información que se generaba durante su operativa debía ser volcada a continuación en el sistema, existía un período de tiempo hasta que esta transcripción se hiciese en el que no estaba accesible al resto de la organización. Esto provocaba que se dilatase la duración de los procesos de negocio.

Cloud

Los programas de gestión de empresas cloud (ERP cloud), o construidos en la nube, disponen de las más modernas tecnologías y permiten que las soluciones de negocio de su organización se desplieguen por cualquier dispositivo móvil, puedan ser integradas con otras aplicaciones del cloud (tantos suyas como de los diferentes proveedores o clientes) e incluso puedan soportar medios de pago disponibles en internet.

Esta forma de implementar sus aplicaciones reduce tiempo, errores y costos, por lo cual, aumenta la eficiencia de todo el conjunto.

El ahorro de gasto en documentos físicos y el espacio necesario para guardarlos, así como el acceso fácil y la búsqueda agil de cualquier documento son una manera de optimizar el espacio y el tiempo que ofrece este tipo de servicio.

Adaptar el ERP a nuevas vías de negocio.

Otras de las principales preocupaciones y que se debe tener en cuenta a la hora de implantar un programa de gestión de empresa, un ERP, es saber si podré ampliar mi negocio y llevarlo con el mismo sistema.

Es decir, si creo nuevas líneas de negocio, si amplio el personal, si tengo nuevas ubicaciones (tanto en mi país como en el extranjero), si necesito que esté en distintos idiomas o monedas… Todo esto te lo debes plantear antes de seleccionar una u otra solución.

En resumen, después de analizar todos los argumentos que se deben tener en cuenta hay uno que destaca sobre los demás, y es que debes seleccionar aquel programa de gestión de empresas que se adapte a tu negocio y no al revés.

Debemos elegir aquel ERP que solventará con mayores garantías nuestras necesidades de gestión y que tenga el enfoque más apropiado para la organización.

Siempre debe ser la dirección estratégica y los procesos de negocio los que impulsen la implantación de un ERP, nunca al contrario.

Ahora que ya conoces estos argumentos, ¿te sientes capacitado para seleccionar el mejor programa de gestión de empresas que se adapte a ti?

Equipo Datadec