Suministro Inmediato de Información de las Haciendas Forales, empieza la cuenta atrás

  • Actualizado: 2 diciembre 2021
  • Publicado por primera vez: 29 septiembre 2017

SII Forales

A partir de la publicación del Real Decreto del 2 de diciembre 2016 que hablaba del nuevo sistema para la llevanza de los libros de registro de IVA y cumplido el plazo el pasado 1 de julio para la entrada en vigor del nuevo Suministro Inmediato de Información (SII) a nivel estatal, las diputaciones forales de Álava, Guipúzcoa, Vizcaya y Navarra, con libertad en materia tributaria, se han comprometido en implantarlo para principios de 2018.

La Agencia Tributaria aún está a la espera de que las diputaciones forales se pronuncie al respecto de su adaptación normativa a esta ley. Navarra ha sido la primera en pronunciarse. Por un lado, la Hacienda Tributaria Navarra (HTN) ha publicado en su página oficial que el 1 de enero de 2018 implantará el nuevo Suministro Inmediato de Información. Por otro lado, la HTN ha desarrollado en su Sede Electrónica un entorno de pruebas que se encuentra operativo desde 13 de septiembre. En él se están llevando a cabo pruebas de envío de información y consultas sin trascendencia tributaria por parte de todos los contribuyentes interesados. Se estima que los periodos de prueba del País Vasco empezarán a partir de noviembre.

Según los últimos datos aportada por las diferentes comunidades forales, la información a remitir, a través de los libros registro de facturas expedidas, recibidas, bienes de inversión y operaciones intracomunitarias, es la misma que las que aportan las demás comunidades del territorio a la Agencia Española Tributaria  (AEAT). Asimismo, la comunicación entre los contribuyentes y las Haciendas Forales se realizará a través del intercambio de mensajes XML y los plazos de envío de las facturas expedidas será de 4 días desde su expedición y en caso de las facturas recibidas será de  4 días desde que se produzca el registro contable. Por el contrario, no habrá ampliación de plazo a 8 días, como es el caso a nivel estatal, los seis primeros meses.

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El contexto está listo para la puesta en escena del Suministro Inmediato de Información. El éxito y facilidad de la transición a la operativa según las pautas del Suministro Inmediato de Información de las Haciendas Forales dependen en gran medida de la capacidad de preparación de las empresas. Llegar al 1 de enero 2018 con los deberes hechos es la mayor garantía a día de hoy de poder cumplir con los nuevos plazos sin incurrir en sobrecostes ni sobrecargas de última hora. La opción más sensata es enfrentar cuanto antes los cambios necesarios y comenzar a trabajar en ellos sin dilación. Los puntos clave son:

  • Esfuerzo ahora para evitar sobrecargas después. La transición de una forma de operar a otra siempre requiere una dedicación extra durante el periodo de preparación y cambio. Procrastinar puede suponer que más adelante el trabajo y los costes se multipliquen por dos, además del riesgo de provocar problemas innecesarios por tener que dar respuesta a los nuevos requisitos de envío de información sin la preparación necesaria.
  • Funcionalidades necesarias para la gestión de IVA. Existen una serie de características que toda solución informáticas debe incorporar para evitar errores y asegurar la funcionalidad necesaria para beneficiarse del nuevo Suministro Inmediato de Información de las Haciendas Forales. La características más importantes son:
    • Automatización del proceso de envío, recepción y cuadre de los libros registro;
    • Integración fluida con cualquier tipo de ERP corporativo preexistente;
    • Posibilidad de funcionamiento de modo desatendido;
    • Registro minucioso de acuses de recibo y estado de cada factura;
    • Captura y procesado y corrección de incidencias, reprocesado de facturas y reenvío a la Sede Electrónica.

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  • Analizar requisitos. Dependiendo del sector, tamaño, volúmen de facturación, nivel de informatización o estructura interna las empresas afrontan de forma diferente la introducción del nuevo Suministro Inmediato de Información de las Haciendas Forales. Aunque cada empresa tiene requisitos diferentes una de las líneas básicas comunes es la casi imprescindible automatización del proceso, pero este requisito necesita un análisis aún más complejo, ya que existen varias opciones en el mercado. La solución adecuada evitará en el futuro la necesidad de parches que comprometan la eficiencia de la gestión del impuesto.
  • Redefinición y reorganización de los procesos internos actuales. Para adaptarse al Suministro Inmediato de Información de las Haciendas Forales no basta con instalar nuevas soluciones informáticas y planificar su funcionamiento en modo automatizado. Es necesario un cambio más profundo de mentalidad operativa ya que el nuevo sistema obliga a mantener comunicación inmediata con las Haciendas Forales y una transparencia en la gestión del IVA. Desaparece en gran parte la barrera entre la contabilidad interna y la externa.
  • Pruebas y comprobación de los sistemas. Las Haciendas Forales pondrán a disposición de todos los contribuyentes y proveedores tecnológicos un entorno web de pruebas con el objetivo de reducir errores posteriores.

Las Haciendas Forales no intentan complicar la vida de los contribuyentes con el nuevo Suministro Inmediato de Información (SII), su objetivo es la modernización del impuesto que ofrece ventajas a nivel de costes, recursos y tiempo. Eso sí, para disfrutar de estas ventajas se requiere un trabajo previo y una información precisa de las implicaciones de los cambios, tanto a nivel normativo como a nivel técnico.

El Suministro Inmediato de Información de la Haciendas Forales acerca el momento de contabilización de cada factura al de la operación, por lo que simplifica la contabilidad. No tiene por qué suponer una necesidad mayor de recursos, ya que la contabilización e información a las Haciendas Forales de Guipúzcoa, Vizcaya, Álava y Navarra se unifican en un mismo gesto. Conjuntamente con la automatización del proceso la perspectiva es precisamente que los recursos administrativos necesarios sean menores. Por otro lado, la confirmación y devolución serán más ágiles por parte de las Haciendas Forales, e incluso en una fase posterior, las autoliquidaciones podrían generarse de forma automática, siendo simplemente necesaria la modificación o confirmación.

La inversión requerida para adaptar los sistemas es moderada, siempre y cuando se elija una solución tecnológica ajustada a las necesidades de la empresa. Se trata de particularizar en función de las circunstancias y capacidad de facturación de cada empresa. Hay que tener en cuenta que el peso de la responsabilidad de garantizar la seguridad, la integridad y la disponibilidad de la información contenida en los libros registro recae en las Haciendas Forales, ya que los datos quedan alojados y mantenidos en sus servidores y sistemas. En cuanto al cumplimiento de los plazos, a partir de enero 2018 las Haciendas Forales ostentarán un mayor control sobre la emisión y recepción de facturas de los contribuyentes. El éxito pasa por una contabilidad saneada así como por la inaplazable automatización y adecuación de las rutinas y procedimientos.

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Equipo Datadec