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    06 Nov 2017

    Solución SII Foral, 6 pasos a seguir

    Por: Nas Hajari

    El Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA entra en vigor el próximo 1 de enero 2018, impulsando la aparición de soluciones SII Foral de gestión del impuesto en las comunidades Forales de Bizkaia, Álava, Guipúzcoa y Navarra. El nuevo sistema de gestión del IVA ha supuesto una revolución tecnológica durante su implantación a nivel estatal, y se espera lo mismo a nivel Foral.

    La nueva normativa requerirá una mayor automatización del proceso de gestión del IVA y una adaptación de los sistemas administrativos de las empresas de las comunidades Forales. Por este motivo, muchas de las empresas para las que el SII Foral será obligatorio a partir de enero 2018 han optado por soluciones llave en mano desarrolladas por consultoras y proveedores de software especializados.

    Gracias a importantes multinacionales que han participado en el proyecto piloto llevado a cabo durante el año 2016, la puesta en marcha del SII a nivel estatal y los entornos de prueba habilitados en las sedes electrónicas de las Haciendas Forales se ha obtenido una retroalimentación muy valiosa, que ha servido a las Haciendas Forales para pulir el nuevo modelo de gestión del IVA. Asimismo,ha permitido a las empresas informáticas crear, probar y adaptar soluciones tecnológicas a la nueva operativa. La experiencia aportada ayuda en la la puesta a punto de los soluciones SII Foral antes de la entrada en vigor definitiva.

    El entorno de prueba de la Hacienda Tributaria de Navarra se encuentra habilitado desde el 13 de septiembre 2017, y se estima que los entornos de prueba de las Haciendas Forales del País Vasco se habilitarán durante el mes de noviembre. En ellos se podrán realizar pruebas de envío de información y consultas sin trascendencia tributaria.

     

    Los 6 Pasos a seguir para una buena implantación

    Los 6 pasos para escoger una correcta solución SII Foral.

    Algunas de las empresas de las comunidades Forales impactadas por la entrada en vigor del Real Decreto 596/2016, del 2 de diciembre de 2016, apoyado más adelante por el Decreto Foral/2017, están poniendo a punto sus sistemas antes de la entrada en vigor del SII Foral, lo cual es una ventaja de cara a superar sin perturbación el necesario periodo de adaptación a la nueva operativa. El resto decidirá en los próximos dos meses el proveedor y la solución SII Foral que mejor se adapte a su empresa. La implantación de la solución tecnológica óptima requerirá ciertos esfuerzos y una serie de pasos necesarios para que la maquinaria administrativa esté lista para el próximo 1 de enero 2018. El tiempo es el juez más tirano y los que no estén preparados tendrán que hacer frente a las consecuencias. Los principales puntos a tomar en cuenta para escoger la solución SII Foral correcta se resumen a continuación.

     

    PASO 1 : Análisis de la situación de la empresa

    Para cualquier proyecto de evolución tecnológica, se necesita realizar un análisis de la situación de la empresa. Se trata de evaluar aspectos como la organización interna, la gestión de los procesos administrativos, los flujos de trabajo, la productividad de los trabajadores,  los procedimientos y metodologías aplicados y, por supuesto, tener claro en qué nivel de automatización se encuentra la empresa: sistemas informáticos existentes, conectividad e interrelaciones, actualizaciones previstas, etc.


    Despues del analisis y antes del paso siguiente se debe realizar una introspección y una proyección evolutiva de la empresa. En esta etapa es muy aconsejable el asesoramiento de un proveedor de soluciones SII Foral para asegurar un proyecto sin errores. Debemos incluir las particularidades de la empresa (tamaño, sector empresarial, tipología clientes, etc.) para tomar las decisiones correctas. Por esto, más que con un proveedor de servicios informáticos, en ocasiones es fundamental contar con un socio tecnológico.

     

    PASO 2: Solución a Medida

    Una vez conocemos en profundidad el estado en el que se encuentra nuestra empresa con respecto a la nueva ley, es posible configurar y optimizar una solución SII Foral para dar respuesta a los requisitos solicitados. La dificultad e intensidad del proceso de adaptación depende de la situación tecnológica de la empresa, en otras palabras, de la complejidad y nivel de interrelación de los sistemas informáticos pre-existentes. El objetivo es encontrar una solución 100% compatible que asegure su efectividad.

    Aspectos de gran utilidad a tener presentes en una óptima solución SII Foral :

    • Automatización de los procesos de recogida, transformación al formato exigido, firma y envío de datos de facturación a la sede electrónica de la Hacienda Foral correspondiente.
    • Envíos ilimitados y automáticos.
    • Integración con el ERP interno de la empresa.
    • Archivado seguro de los libros registro de IVA (transacciones realizadas con las Haciendas Forales).

    Para una comunicación oficial y segura con las Haciendas Forales, la solución SII Foral debería facilitar la firma de la información sin necesidad de cesión del certificado digital de la empresa a un tercero. Este sistema implica que el certificado se encuentre alojado en las instalaciones de la empresa y que la firma se envíe a través de su HUB de comunicaciones con las Haciendas Forales.

     

    PASO 3: Integración con los sistemas existentes

    El siguiente paso es la instalación e integración de la solución SII Foral con los sistemas existentes en la empresa. Existen múltiples posibilidades de integración, como por ejemplo:

    • Entre soluciones combinadas : solución que ofrece varios servicios (por ejemplo SII y facturación electrónica).
    • Entre la solución SII Foral y los sistemas internos de las empresas (por ejemplo el ERP). La solución SII Foral que escoja una empresa puede provenir de un proveedores tecnológico diferente al de sus sistemas internos. El principal objetivo es mejorar la eficiencia de procesos críticos de gestión para evitar costes innecesarios.

    La implantación es una fase clave de cualquier proyecto informático debido a la variedad de proveedores, soluciones, sistemas y estándares ofrecidos en el mercado. El éxito solo puede ser logrado cuando la compatibilidad e integración entre los sistemas está asegurado.

     

    PASO 4: Entornos de Prueba del SII de las Haciendas Forales

    Gracias a los entornos de pruebas del SII Foral habilitados en las sedes electrónicas de las Haciendas Forales es posible comenzar ya a probar la operatividad y funcionamiento de la comunicación telemática. Los aspectos claves de la operativa que deben ser concienzudamente testados son:

    • La integración fluida entre la solución SII Foral y el ERP corporativo, con una segura actualización de cada factura en el portal de las Haciendas Forales.
    • La correcta automatización del proceso de envío, recepción de la respuesta de validación y cuadre de los libros registro de IVA para evitar incumplimiento en los plazos.
    • El funcionamiento planificado del proceso de extracción, transformación y envío de datos, en modo desatendido, con posibilidad de indicar la frecuencia de envío.
    • Minucioso registro de recepciones de acuses de recibo y estado de cada factura.
    • Captura y procesado de incidencias, reprocesado de facturas y reenvío a la Sede Electrónica.

     

    PASO 5: Depuración

    El periodo de pruebas ayuda a identificar los errores de compatibilidad, integración e inclusión de trasposición de requisitos que son necesarios depurar. Los ajustes son necesarios para certificar que la solución SII Foral está lista para operar en un entorno real.

    Igualmente, debemos tener en cuenta que puede ocurrir un problema con los portales de las Haciendas Forales. Por ende, es recomendable que la solución SII Foral incluya un registro de trazabilidad de envíos para certificar cualquier incidencia por motivos de indisponibilidad de las Sedes Electrónicas de las Haciendas Forales. Funciones tales como el registro de la causa de fallo junto con un sistema de alertas e informes, por correo electrónico, resultará de gran ayuda ya que servirán como justificantes ante las Haciendas Forales, y de esta manera se evitarán sanciones por retrasos o disconformidad.

     

    PASO 6: Puesta en Servicio

    El trabajo no acaba con la puesta en servicio de la solución SII Foral, ya que no consiste en un simple arranque de un sistema. Durante la operativa de todo sistema informático surgen errores de uso no contemplados, cambios en la información a suministrar, situaciones excepcionales y algunas otras eventualidades que requerirán actualizaciones y desarrollos a medida. Por este motivo el mantenimiento de la solución durante su uso también debe convertirse en una preocupación para las empresas. Esto es debido a que los reajustes derivados de nuevos cambios normativos, aunque menores, pueden ser grandes en términos de transposición a operativa software.


    La inversión en nuevas tecnologías es fundamental para el crecimiento de la empresa y el caso del SII Foral no es una excepción. El apoyo de un socio tecnológico sólido es clave para que el esfuerzo empleado por las empresas en la modernización de la gestión del IVA redunde en una optimización de sus procesos administrativos y la consecuente reducción de recursos y costes.

    CheckList para seleccionar una solucion del SII de Haciendas Forales

    Equipo DATADEC

    Escrito por: Nas Hajari

    Temas relacionados:. Administracion y Finanzas

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