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    03 Dec 2013

    TRAZABILIDAD 3: Procedimientos para el INPUT de compras

     

    trazabilidad procedimiento input compras

    Toda empresa que se dedique a la fabricación o comercialización de productos susceptibles de llevar un control de trazabilidad, deben implantar en primer lugar un procedimiento que garantice un INPUT completo y correcto al sistema de trazabilidad. Veremos en qué consiste este procedimiento en cada fase del proceso de negocio, y en cada punto de la cadena de suministro.

    En esta ocasión nos centraremos en la parte de compras y recepción de la mercancía. Debemos suponer que los implicados en esta cadena se están apoyando, en mayor o menor medida, en los medios tecnológicos a su alcance, sobre todo en lo que se refiere a la codificación y captura datos sobre soportes como los códigos de barras (CB en adelante), TAG’s RFID o incluso códigos BIDI (tecnología con la misma finalidad que las anteriores pero basada en una matriz de puntos bidimensional).

    Proceso de compras

    Una de las tareas de nuestro departamento de compras debe consistir en llegar con nuestros proveedores de materias primas, envases, embalajes, e incluso aquellos proveedores que nos realizan trabajos subcontratados de transformación, a los acuerdos necesarios para que la mercancía que les compramos llegue a nuestras instalaciones debidamente identificada.

    De este modo, cuando recibamos dicha mercancía, ésta llevará los códigos de barras o TAGs RFID necesarios para que nuestros sistemas de lectura la registren adecuadamente. Lo más habitual en estos casos, hablando de CB, es el código de barras EAN128, que lleva una serie de Identificadores de Aplicación (IA’s), cada uno de los cuales nos da información distinta del producto que estamos recepcionando. Ejemplos de los IA’s más habituales son:

    trazabilidad-CB-501x288.png

    (00) Identificador único de los palets o contenedores en que viene la mercancía. Se le suele llamar SSCC o matrícula.

    (10) Lote asignado por el proveedor
    (15) y (17) fechas de consumo preferente y/o de caducidad.

    (01) Código EAN que identifica unívocamente al contenido del SSCC dado por el (00) y su cantidad. Se utiliza en agrupaciones logísticas estándar.

    (02) y (37) Código EAN del contenido del SSCC y cantidad total del mismo.

    Si estamos trabajando con tecnología RFID la información que manejaremos es la misma pero estará almacenada en un TAG y el sistema de lectura del mismo será diferente.

    Y si no disponemos de ninguna tecnología automatizada, deberemos igualmente registrar a la entrada la información crítica de la mercancía: fecha de recepción, proveedor, código de producto, cantidad, lote del proveedor, lote interno asignado por nuestro sistema, fecha de fabricación si se dispone de ella, fecha de caducidad del lote, albarán del proveedor, datos del transportista.

    Se debería realizar en el momento de la recepción o a posteriori, comprobaciones de calidad e incluso de las condiciones visualmente detectables del producto y del medio de transporte que nos lo ha hecho llegar.

    Cuando se trata de mercancía de importación, se debe completar esa información con todo aquello que pueda ser de utilidad tanto desde el punto de vista de gestión como desde el punto de vista de la trazabilidad: datos de embarques, puertos intermedios por donde ha pasado el producto, inspecciones y documentación de calidad asociadas a los embarques de la mercancía.

    Además de la información que esté presente en la propia mercancía que estamos recepcionando, toda aquella información adicional que venga con ella o que se genere a posteriori, deberemos adjuntarla físicamente a los documentos de la recepción, y además, en nuestro sistema de información podríamos asociarla con herramientas de gestión documental a los datos propios de la recepción o del lote.

    Para ello, deberemos contar con algún software de escaneo y asociación de documentos integrado o comunicado con nuestro ERP. No obstante, deberíamos hacer uso de algún sistema de control de calidad propio de nuestro sistema de información para integrar de forma natural la información asociada a cualquier análisis de muestras que podamos haber realizado sobre los lotes recibidos.

    No perdamos de vista nunca el fin último perseguido: obtener la información necesaria de forma rápida y fiable.

    Manolo Muñoz
    Consultor de Negocio –DATADEC-

    Escrito por: Manolo Muñoz

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