TRAZABILIDAD DE PRODUCTO: QUÉ ES Y CÓMO SE GESTIONA

  • Actualizado: 31 octubre 2023
  • Publicado por primera vez: 31 octubre 2023

TRAZABILIDAD DE PRODUCTO: QUE ES Y CÓMO SE GESTIONA*
Es habitual escuchar y aplicar el término “Trazabilidad” en muchos contextos de la empresa y también de la vida cotidiana, en numeradas ocasiones sin ser conscientes de ello, y sus definiciones son variadas. Podríamos dar una definición escueta: rastreo o seguimiento del producto y, en su caso, de sus componentes.

Para ello, la trazabilidad nos debe permitir la identificación y registro de información necesaria para la mejora de los procesos de control de un producto con la finalidad de garantizar su calidad.

En este post, exploraremos en profundidad el concepto de la trazabilidad y su importancia en la cadena de suministro. Desde su definición hasta su aplicación práctica, descubriremos cómo las empresas están utilizando tecnología y procesos eficientes para garantizar la calidad, seguridad y eficiencia en la distribución de bienes a nivel mundial.

EBOOK GRATIS: Caso de éxito en la implantación de un SGA

 

¿Qué es la trazabilidad?

El sector en el que se considera más crítico tener implantado un buen sistema de trazabilidad, tanto interna como externa, es el alimentario, ya que afecta directamente a la salud de los consumidores.

Por ello, acudiendo a la definición del Comité de Seguridad Alimentaria de AECOC:

Se entiende trazabilidad como el conjunto de aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas.”

No obstante, al igual que él alimentario, hay otros sectores que, por gestionar productos que pueden afectar a la salud o seguridad del consumidor, necesitan controlar muy bien la traza de los productos que elaboran. Podríamos mencionar como ejemplos significativos el sector cosmético y el sector de automoción, e incluso el sector de la construcción, entre otros.

Para que un sistema de trazabilidad sea eficaz y útil a los fines de rastreo de la cadena de suministro, necesita fundamentalmente dos cosas:

  • Un sistema de registro de información fiable en todos aquellos puntos necesarios de la cadena de suministro.
  • Herramientas y tecnología que permitan consultar la información aportada de forma rápida e inequívoca.

“Básicamente se trata de establecer procesos rápidos y fiables para el registro y consulta de información”

Para ver cómo se gestiona, vamos a ver los tipos de trazabilidad que nos podemos encontrar, así como los distintos procedimientos que podemos aplicar.

 

Tipos de trazabilidad.

Para entender mejor el alcance del concepto de trazabilidad, es bueno analizar los distintos tipos que existen, y que se pueden clasificar atendiendo a distintos criterios:

1.- Según el punto de la cadena de suministro donde se encuentre los productos objeto de control podemos hablar de:

  • Trazabilidad externa hacia atrás (descendente o aguas abajo). Hace referencia a identificar y registrar la información referida a las materias primas o productos que llegan a la empresa, junto a la información del proveedor. En general, nos debe permitir conocer información del producto como la siguiente:
    • Producto recibido.
    • De quién recibimos el producto.
    • Cuando se ha recibido.
    • Qué hemos hecho con el producto recibido.
    • Etc…
  • Trazabilidad interna, tanto hacia atrás como hacia adelante. Se centra en el seguimiento de un producto dentro de nuestra empresa, tanto desde su punto de destino o consumo interno hacia atrás (hasta su punto de origen interno) o viceversa. En general, nos debe permitir conocer información del producto como la siguiente:
    • A partir de qué productos se ha creado un nuevo producto.
    • Cuál es el nuevo producto.
    • Cuando se ha dividido, cambiado o mezclado un producto con otros.
    • Etc…
  • Trazabilidad externa hacia delante (ascendente o aguas arriba). Hace referencia a identificar y registrar la información de toda la mercancía que sale de la empresa, y que va a ser entregada a su destinatario (cliente o consumidor).En general, nos debe permitir conocer información del producto como la siguiente:
    • Quien es destinatario al que se la ha entregado un producto.
    • A qué cliente se le ha vendido el producto.
    • Cuando se ha vendido el producto.
    • Etc…

2.- Según la la unidad de control de los productos objeto de seguimiento podemos hablar de:

  • Trazabilidad de lote: se utiliza para el rastreo de productos que se fabrican en lotes. Es la más frecuente en industrias como la automoción, la alimentaria o la farmacéutica. Resulta extremadamente útil para garantizar la seguridad del consumidor ya que permite identificar y retirar productos defectuosos o peligrosos de manera eficiente. El sistema de trazabilidad de lote es el que permite que, ante la aparición de una pieza defectuosa en la fabricación de un automóvil, el fabricante pueda seleccionar y localizar sólo a los propietarios afectados, para citarles y que pasen por taller. También es la que permite retirar alimentos o medicamentos no aptos de sus centros de distribución y avisar a la población antes de que cause un problema o cuando éste todavía es pequeño.

  • Trazabilidad del producto unitario: no es incompatible con la anterior, pero añade un nivel más de seguridad y control ya que este tipo de trazabilidad permite el rastreo de productos individuales, en lugar de o además del lote. Un ejemplo muy claro de este tipo de seguimiento es el número de serie o bastidor que identifica a determinados productos. En la industria farmacéutica, por ejemplo, permite rastrear un producto hasta su unidad para garantizar su autenticidad o su seguridad.

  • Trazabilidad geoespacial: es el sistema de trazabilidad que aprovecha los medios de geolocalización actuales para conocer la ubicación de un producto en tiempo real, conforme viaja a lo largo de la cadena de suministro. Es la gran estrella actual en industrias como la logística y el transporte. Quizá la más conocida sea la capacidad de responder a la necesidad del consumidor de saber, ¿dónde está mi pedido? Parece algo trivial, pero es un aporte de valor añadido que influye directamente en el nivel de satisfacción con la experiencia de compra, razón por la cual es ofrecido por los Marketplace más conocidos cada vez con mayor precisión.

 

Metodología trazabilidad.

En la gestión de un sistema de trazabilidad de producto o lote, como en cualquier otra gestión, recogeremos lo que sembremos, es decir, el valor de la información que podamos extraer del sistema de trazabilidad será directamente proporcional a la que hayamos introducido.

En este sentido la "metodología trazabilidad" consiste en el conjunto de prácticas y procedimientos que aseguran que las mediciones y registros de los datos que hagamos sean precisos y consistentes, y estén adaptados e integrados en los estándares y normativas vigentes. Esto es lo que garantiza que los datos de rastreo sean totalmente fiables y puedan ser introducidos y recopilados de forma íntegra, a lo largo de toda la cadena de suministro.

Vamos a centrarnos en los procedimientos de trazabilidad en la cadena de suministro: compras, recepción y expediciones.

  • Compras y recepción. En la etapa de compras y recepción es fundamental:
    • Alcanzar acuerdos con los proveedores para que los productos adquiridos lleguen debidamente identificados a nuestras instalaciones. Será necesario que la mercancía esté provista de sistemas de identificación estandarizados como los códigos de barras, los códigos BIDI o QR o etiquetas RFID y que tanto nuestros proveedores como nosotros estemos capacitados para su registro eficiente en nuestros sistemas de lectura.
    • Se debe registrar una gran cantidad de datos, por lo que será muy útil apoyarse en la tecnología en el momento de la recepción para su captación.
    • Entre los datos mas habituales a registrar tendremos:
      • la fecha de compra,
      • el proveedor,
      • el código del producto y la cantidad comprada,
      • lote del proveedor y lote interno propio,
      • fecha de fabricación (si es el caso),
      • fecha de caducidad,
      • albarán del proveedor,
      • datos del transportista.
      • Etc...
  • Expedición. En la etapa de expedicion es fundamental:
    • Que se relacionen todos los datos de trazabilidad introducidos en el proceso de compras, fabriacion (si fuera el caso) y almacén, asegurando la correcta identificación y rastreo de las referencias hasta su expedición y transporte.
    • Durante el proceso de expedición, debemos registrar:
      • La mercancía preparada para los pedidos, vinculando los datos propios de traza como lotes o identificadores de producto, a pedidos concretos.
      • Para conseguir una trazabilidad eficaz, tendremos que asignar etiquetas únicas a los bultos o palés (SSCC Serial Shipping Container Code), que contengan: la relación de lotes, las cantidades de productos en cada palé, y otros datos como temperaturas, datos del vehículo, pesos y volúmenes cargados, etc.

 

Software trazabilidad.

Hemos visto los múltiples motivos por los que la trazabilidad es un elemento crítico para las empresas que buscan operar eficazmente en el mercado actual globalizado.

En este sentido la elección de un software adecuado tendrá un impacto significativo en nuestra capacidad como empresa, para cumplir con las exigencias de trazabilidad de este entorno altamente dinámico.

Algunos consejos que debe cumplir un software que permita controlar la trazabilidad son:

  • Capacidad de integración de múltiples sistemas: a nivel internacional será inevitable lidiar con diversos sistemas y estándares de trazabilidad que varían de un país a otro. Por tanto, nuestro software debe ser capaz de integrarse con todos ellos, facilitando la comunicación con nuestros socios comerciales en todo el mundo.
  • Automatización de procesos: la automatización en la recopilación de datos agiliza la gestión y reduce la probabilidad de errores humanos, garantizando que la información crítica se registre y comparta con precisión.
  • Gestión documental: en el siglo XXI de la inteligencia artificial, todavía subsisten reductos de documentación impresa en logística. Por tanto, un software de gestión eficaz debe tenerla en cuenta y ser capaz de gestionar de manera eficiente algunos documentos en papel que se resisten a versionarse en formato digital.
  • Visibilidad en tiempo real: un buen software nos permite monitorizar en tiempo real el movimiento de nuestros productos permitiéndonos así tomar decisiones informadas.

 

Conclusiones.

La trazabilidad es un componente esencial en la gestión de la cadena de suministro. Podríamos definirla de forma simple como el conjunto de procedimientos que tiene una empresa para rastrear el historial y la ubicación de un producto a lo largo de su cadena de suministros. Gracias a la trazabilidad podemos garantizar la calidad, seguridad y eficiencia de la distribución global de nuestros productos.

Un sistema de trazabilidad funciona de manera efectiva, si atiende a dos elementos clave: debe ser fiable en la recopilación de datos y debe utilizar herramientas tecnológicas que permitan un acceso instantáneo a la información.

Hay varios tipos de trazabilidad conviviendo simultáneamente en un mismo contexto empresarial. En este sentido, la "metodología trazabilidad” juega un papel fundamental ya que es el garante de la precisión de las mediciones y registros y de que estén en línea con la normativa vigente.

Por tanto, la elección de un software adecuado que sea capaz de integrarse con múltiples sistemas y estándares, automatizar procesos, gestionar documentación en papel, proporcionar visibilidad en tiempo real y garantizar el cumplimiento normativo, agiliza los procesos y reduce errores humanos y asegura el intercambio de datos de manera precisa.

La construcción del correcto sistema de trazabilidad y la inversión en un software adecuado para su gestión son una garantía para mantener la competitividad de las empresas que busquen operar en un mercado dinámico y global.

EBOOK GRATIS: El Checklist con las claves para elegir SGA

*Imagen de vectorjuice en Freepik

También te pueden interesar...

 

software trazabilidad alimentaria seguridad

seguridad alimentaria ayuda software erp