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    19 Aug 2014

    Procedimientos para el INPUT de expediciones

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    A través de los procedimientos para el INPUT de las gestiones de compras, fabricación y almacén, debemos haber garantizado que toda nuestra mercancía sujeta a seguimiento de la trazabilidad se encuentra debidamente identificada y almacenada.

    Vamos a centrarnos en los procesos de expediciones y transporte.

    Suponemos que en el mejor de los casos tenemos a nuestra disposición los medios tecnológicos necesarios para la codificación y captura datos sobre códigos de barras (CB en adelante) o TAG’s RFID, apoyados por una infraestructura idónea para realizar procesos por radiofrecuencia. En caso contrario, la diferencia estará en que deberemos llevar a cabo el registro de datos de forma manual.

    Procesos de expediciones

    A priori, el proceso de expediciones, entendido como la preparación, manipulación, carga y transporte de la mercancía con el fin de servir los pedidos de nuestros clientes, parece el más sencillo en el contexto de los procesos relacionados con la trazabilidad.

    Dichos pedidos de clientes podrán ser de artículos que fabricamos nosotros mismos y/o de mercaderías que hemos comprado a nuestros proveedores y que nos limitamos a distribuir. En cualquier caso, se trata de registrar en todo momento la mercancía que vamos preparando para los pedidos y que finalmente terminamos cargando en un medio de transporte propio o ajeno. ¿Qué deberemos registrar? La información básica será la relación de lotes y cantidades de productos que hemos preparado en los pedidos, y la asignación unívoca de cada uno de esos lotes a cada una de las líneas de los pedidos.

    En función de lo lejos que estemos obligados a llegar para garantizar la trazabilidad, todavía podrá haber más puntos de control que deberemos tener en cuenta, por ejemplo:

    - Si estamos preparando expediciones para grandes superficies, en principio nuestra obligación llega hasta el punto de poder explicar la relación de lotes y cantidades de producto que hemos enviado en el transporte y que de un modo u otro nos ha sido confirmada su correcta llegada a destino.

    - Si por el contrario estamos cargando vehículos propios o ajenos que después van a realizar un reparto, conocido a priori o no, de mercancía en distintos puntos de entrega, es posible que todavía nos quede un punto final de control, que es la entrega definitiva de artículos en cada punto de entrega. Esto sucederá cuando los lotes a entregar no están pre-asignados a pedidos concretos dentro del reparto y se deciden en la descarga.

    - Si realizamos exportaciones que implican carga de contenedores en camiones que después van a puerto y son embarcados hacia su destino final, deberemos llevar además un riguroso seguimiento de los transportes terrestres, de los trámites aduaneros y posiblemente de Sanidad, de los embarques, de los despachos de documentación llevados a cabo por los transitarios, y de las confirmaciones de llegada a destino.

    Registro de datos durante la preparación del pedido: entendiendo como preparación del pedido las acciones orientadas a localizar y extraer la mercancía de las ubicaciones del almacén. Aquí realizaremos tareas sencillas como la preparación de palets completos de mercancía que ya suponemos correctamente identificados, normalmente con un CB EAN128 o un TAG RFID. Pero también realizaremos tareas de picking para aquellos pedidos en los cuales preparamos pequeñas cantidades de producto para un cliente, para muchas referencias: en este caso prepararemos palets multi-referencia (o de forma equivalente, mono-referencia y multi-lote), y durante el proceso deberemos ir indicando por ejemplo las cajas o unidades de producto que vamos incorporando al palet, con su lote y fecha de caducidad. Probablemente, en función de la naturaleza del producto, tengamos que manipularlo, pesarlo, abrir la caja original, etc., con lo cual tendremos siempre la precaución de conservar o reimprimir si es necesario las etiquetas que sean necesarias. Finalmente identificaremos cada palet de picking, una vez cerrado, con una etiqueta o TAG al que se asignará una matrícula (SSCC) única. Nuestro sistema de información conocerá en todo momento el contenido de cada uno de esos SSCC’s.

    Datos a registrar durante la carga en el transporte: este paso es el más sencillo del proceso. Lo único que tenemos que asegurar es que estamos registrando todas y cada una de las matrículas de los palets que estamos cargando en el vehículo, y para qué pedido de cliente lo estamos haciendo (esto último, normalmente, ya lo conoce nuestro sistema de información desde el momento de la preparación del pedido).

    Adicionalmente, puede que necesitemos ampliar información de la carga: estado y temperatura del vehículo, condiciones de temperatura, estado y aspecto de los palets en el momento de la carga, pesos y volúmenes totales, pueden servir como ejemplos.

    Gracias a todo lo anterior, seremos capaces de generar y mostrar en la documentación para el cliente o para la agencia de transporte cualquier información que se nos requiera: albarán y factura para el cliente con la relación de lotes que se envían, packing list detallado incluso por SSCC de palet y albarán de transporte detallado.

    En este punto ya tenemos la traza completa de nuestros productos, desde que compramos en su momento los materiales necesarios para producirlos, hasta el momento en que los hemos hecho llegar a nuestros clientes. Estamos listos para hacer actuar el protocolo de actuación de nuestro sistema de trazabilidad en el momento en que lo necesitemos.

    *Foto de Personas creado por aleksandarlittlewolf - www.freepik.es

    Escrito por: Manolo Muñoz

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