10 CAMBIOS DEL ALMACÉN IMPLANTANDO UN SISTEMA SGA

La llegada de un sistema SGA a nuestro almacén supondrá cambios tanto para el almacén como para le empresa. Podremos mantener y de hecho potenciar algunos aspectos que forman parte de nuestra propuesta de valor, de nuestro know how o directamente de nuestra identidad empresarial o imagen de marca, pero inevitablemente la llegada de un sistema SGA conlleva un replanteamiento importante de muchos aspectos del funcionamiento del almacén para su mejor funcionamiento.

Evidentemente, estos cambios en tu almacén hacia un almacén inteligente van a suponer una mejora notable de su gestión a corto plazo. Implantar un sistema SGA es un avance significativo hacia la transformación digital 4.0, supone dar el primer paso hacia la adaptación definitiva de una parte fundamental de la logística de nuestra empresa hacia las nuevas tecnologías.

Los primeros cambios en tu almacén serán claramente visibles a corto plazo, de forma general ganará capacidad de adaptación a los cambios, flexibilidad, anticipación y capacidad de planificación, un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles en general y la capacidad de mejorar su rendimiento de forma continua, cosa que antes de la llegada del sistema SGA eran objetivos efectivamente imposibles de alcanzar.

Pero además, estos cambios en tu almacén harán que gane versatilidad y capacidades potenciales que antes resultaban meras ensoñaciones como la posibilidad de trabajar con automatismos, sistemas de apoyo a las operaciones, coordinación con otros softwares propios o ajenos, máquinas, dispositivos y nuevas redes y tecnologías.

Quizá el cambio más significativo y evidente en tu almacén, una vez implantado el sistema SGA, sea la visión que del propio almacén se tiene, pasaremos de tener una visión más o menos genérica y levemente satisfactoria de la gestión del mismo, basada mayoritariamente en sensaciones y opiniones con mayor o menor acierto, a una visión basada en datos, es decir, a la verdadera visión de lo que realmente sucede dentro del almacén sin filtros de opinión, sólo datos reales en tiempo real. El almacén pasará de ser un departamento utilizado como refugio de ocultación de ineficacias, a ser uno de los más transparentes, fiables, rápidos, eficaces y sobre todo eficientes de la empresa.

Cambios inducidos por un sistema SGA de almacenes

Vamos a concretar algunos puntos en los que notaremos cambios significativos y a corto plazo, aunque evidentemente, estos cambios, van a depender siempre de la casuística particular de cada empresa previa a la implantación del SGA.

Cambios en el rendimiento

1. Un SGA es básicamente un gran gestor de información. La transmisión de órdenes y tareas no es más que intercambio de información y un SGA lo gestiona con suma eficiencia. Frente al sistema tradicional de transmisión de órdenes y tareas de forma oral, el sistema SGA presenta innumerables ventajas que suponen cambios evidentes e inmediatos. El más evidente quizá sea el hecho de que elimina intermediarios e interpretaciones. Cada instrucción está disponible directamente en la pantalla del dispositivo inalámbrico del operario que debe ponerla en marcha, el operario en cuestión es seleccionado por el sistema SGA en base a criterios preconfigurados por nosotros. No necesita pasar por intermediarios ni ningún trámite más. Esto trasladado a la cantidad incontable de tareas, órdenes y comunicaciones que se realizan por y hacia todo el personal y de forma multidireccional, nos da una idea de la mejora de rendimiento inmediata que la instalación de un sistema SGA supone.
   
   
2. Relacionado con el rendimiento y la facilidad en la transmisión y ejecución de órdenes, están también los cambios de rol o de concentración de recursos donde se necesiten, por ejemplo, por un imprevisto. Dado que todas las tareas se distribuyen por el sistema SGA cualquier operario puede ser polivalente, es decir, puede realizar casi cualquier tarea ya que sólo debe limitarse a conocer el interfaz de su terminal y a seguir las instrucciones que le muestre. Por otra parte, bien el sistema bien nosotros desde el cuadro de mando, podemos concentrar la cantidad de recursos necesaria para atender un aumento imprevisto de actividad en cualquier sector del almacén y enviar mensajes de advertencia a los terminales implicados si fuese necesario. Por ejemplo, en el caso de que un transporte llegue a destiempo. Si el software muestra una zona de almacén con poca carga de trabajo, por ejemplo, cuando se está ubicando o reponiendo en la zona de almacenaje o picking, podemos reasignar funciones de forma que el operario o grupo de operarios implicados verán su siguiente instrucción cambiada y se limitarán a dejar de ubicar para acudir a solventar el imprevisto hasta que éste quede resuelto. Hecho esto retomarían sus instrucciones previas.
   
   
3. El tiempo en que los operarios de reciente incorporación están plenamente operativos se reduce drásticamente, en apenas una hora un operario recién incorporado puede estar plenamente operativo ya que esta operatividad no depende de una formación específica y conocimiento del almacén además de aprenderse de memoria las ubicaciones, los productos, etc. Con un sistema SGA un operario contratado para hacer picking durante el tiempo que dure una campaña concreta únicamente debe conocer el sistema de codificación de ubicaciones y el interfaz de su terminal. A partir de ahí podrá trabajar únicamente ejecutando las instrucciones que le llegan.

Cambios en el control de existencias

4. Tendremos un control absoluto sobre el nivel de existencias. Todas las referencias están localizadas, incluidas las de baja rotación o sin movimientos o bajo nivel de inventario ya que el sistema en todo momento conoce su ubicación exacta, cantidad y su trazabilidad.
   
   
5. A consecuencia de este control se evitan las compras innecesarias ya que el sistema no sólo ve el nivel de stock actual, sino que también es capaz de ver las referencias comprometidas por pedidos pendientes, reservadas para algún cliente, no disponibles por defectos, etc. En definitiva, el sistema SGA conoce nuestras necesidades de stock presentes y futuras y por tanto nos ayudará a decidir si es necesario comprar o no.
   
   
6. La localización de lo que contiene cada ubicación facilita la realización de inventarios con altos niveles de eficacia y además en poco tiempo. Esto nos permitirá realizar recuentos cíclicos que ayudarán a mejorar el control sobre las existencias.
   
   
7. Las temidas obsolescencias o bien están controladas, o bien pueden evitarse dado que conocemos exactamente cuál es su magnitud, o seremos capaces de anticiparnos, ya que conocemos el ritmo de salidas de almacén de cada referencia. De esta manera, podremos saber qué casos son susceptibles de correr riesgo de obsolescencia. Trabajaremos con multitud de indicadores que nos ayudarán a evitar tanto las roturas de stock como la acumulación de inventario.
   
   
8. Podremos llevar diferentes tipos de gestión FIFO, LIFO, FEFO (first expired, first out) por familias, referencias, proveedor, etc. según nuestras necesidades.
   
   
9. Los errores de stock tienden a extinguirse hasta quedar como algo poco menos que anecdótico, por tanto, los retrasos o incumplimientos por esta causa desaparecen. Nuestro nivel de servicio aumenta y el aporte del almacén a la propuesta de valor de la empresa también.
   
   
10. Al estar a la vista de todo el personal que lo necesite, los datos del SGA pueden verse de forma simultánea por la dirección de la empresa, el departamento financiero, logística, comercial, compras, etc. Cada departamento puede tener acceso únicamente a la información que necesita para trabajar con la garantía de que la información visible es totalmente fiable y, por tanto, tendremos un control absoluto sobre los costes.

Conclusiones

La llegada de un software de gestión como un sistema SGA va a suponer cambios en tu almacén. Naturalmente, serán cambios beneficiosos no sólo para el propio almacén sino para toda la compañía. Uno de los cambios que antes se nota es el que proporciona el uso de indicadores. La toma de decisiones basadas en multitud de datos precisos, es decir, en indicadores especializados en nuestro tipo de gestión, difiere drásticamente de la fundamentada en algunos datos genéricos del ERP. Antes de la llegada del sistema SGA es habitual tener la sensación de tener el stock controlado, pero es una sensación falsa. Tenemos controlada una parte muy pequeña y con demasiadas inexactitudes como para poder llevar una gestión eficaz y un verdadero control de inventario.

Un sistema SGA nos ayuda a mantener equilibrados los flujos de entrada y salida, a supervisar la carga de trabajo de cada zona, tarea o empleado de almacén, nos muestra el nivel de ocupación de cada recurso disponible (ubicaciones, contenedores, carretillas, etc.), nos permite anticiparnos y por tanto adaptarnos mejor y más rápidamente a los cambios e imprevistos, un SGA optimiza el espacio de almacenamiento, facilita los inventarios, agiliza las comunicaciones, da visibilidad al almacén tanto a nuestros departamentos internos como a nuestros clientes, evita y reduce las obsolescencias, reduce todos los tiempos de proceso y ayuda a optimizarlos constantemente, en definitiva nos permite ofrecer un verdadero servicio profesional de almacén a nuestros clientes. Abre la posibilidad de acceder a nuevos mercados con elevados niveles de exigencia, a aumentar el volumen de ventas sin aumentar los recursos, a planificar y mejorar de forma continua nuestro almacén.

Estéticamente el sistema SGA, a muy corto plazo, consigue un aprovechamiento óptimo del espacio, evita aglomeraciones de producto desubicado, los pasillos y rincones quedan despejados por completo y se mantienen así a lo largo del tiempo. La circulación dentro del almacén está controlada y por tanto es ordenada y no aleatoria y dependiente del criterio de cada operario, esto aumenta la seguridad, el orden y la limpieza.

Los procesos llegan a ser tan eficientes que en cuanto entre en juego el sistema SGA el almacén necesitará, de media, un 30% menos de personal para gestionarse aumentando simultáneamente el nivel de servicio.

Gracias a la disponibilidad de información fiable en tiempo real y a su correcta distribución, ganaremos en disciplina, rapidez y precisión en cada puesto de trabajo, esto será un revulsivo para nuestra propuesta de valor como empresa y por supuesto una ventaja competitiva consecuencia directa de la eficacia en la gestión.

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