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Dice una ley no escrita, “que todo almacén tiende siempre a llenarse”. Sería más preciso afirmar que: todo almacén, desprovisto de un adecuado programa de gestión tiende siempre a llenarse, mientras que todo almacén provisto de un buen programa de gestión de almacenes SGA tiende sencillamente a gestionarse (de la forma más óptima posible). Cuando en la gestión del almacén se aplica un sistema guiado por un software, el nivel de existencias dependerá únicamente de decisiones preconfiguradas (voluntarias y estratégicas) basadas en datos precisos y no serán la consecuencia de un cúmulo de errores e imprecisiones personales.
Trabajar con un software implica que vamos a ser asistidos sobre cómo y dónde colocar nuestras referencias en base a criterios definidos previamente por nosotros. El sistema de gestión propondrá realizar las acciones oportunas que mantengan todo en el lugar y ubicación que le corresponda. Entre tratar de administrar un almacén a la forma tradicional, es decir, sin un software de gestión proactivo, y gestionarlo apoyándonos en un sistema SGA ,existe un cambio cualitativo enorme.
Existen multitud de razones de peso para invertir y elegir un programa de gestión de almacén SGA, pero en este post, nos centraremos en las más importantes basándonos en los resultados beneficiosos que la implantación de un SGA logra a corto plazo.
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6 razones para invertir en una gestión de almacenes
1.- Mejoras respecto al control de inventario.
Un software de gestión de almacén nos permitirá tener un control eficaz en tiempo real de todo el almacén referencia por referencia, y al mismo tiempo agilizará los procesos de recuento que ganarán en precisión y tiempo. Podremos configurar el sistema para realizar recuentos ciegos, parcialmente informados o totalmente informados usando únicamente nuestros terminales inalámbricos, es decir, sin utilizar ni una sola hoja de papel. Además, aparte del gran inventario general, el sistema puede programarse para sugerir cada cierto tiempo recuentos cíclicos de determinadas familias, de algunas zonas del almacén, de productos pertenecientes a determinados clientes, de algunas referencias siguiendo por ejemplo el criterio del ABC de productos centrando la frecuencia de los recuentos en las referencias tipo A que en las C, de baja rotación, de materias primas, etc. Estos recuentos conseguirán que, con el paso del tiempo, cada recuento sea más preciso que su predecesor.
El sistema comparará la cantidad teórica con la real del recuento e informará en tiempo real de las desviaciones si las hubiera, pero como gracias al mayor control ejercido por los sistemáticos recuentos cíclicos y por el hecho de saber previa y exactamente dónde y en qué cantidad se encuentra cada referencia, veremos cómo las desviaciones tienden a desaparecer.
2.- Optimización del espacio disponible.
Cuando carecemos de un software eficaz, una decisión muy recurrente para tener localizadas las referencias que consideramos más importantes, suele ser la de asignarles ubicaciones fijas. Este sistema las ubicaciones vinculadas a una referencia tiene el problema de ocupar y desocupar el espacio de almacenamiento en función de los criterios de adquisición y consumo de dichas referencias, desaprovechando temporalmente un espacio que cada vez es más valioso y muy necesario.
En el caso de un sistema de almacén SGA, cada hueco libre es susceptible de ser ocupado por cualquier referencia y unidad de carga que quepa en él, estando todas las referencias siempre localizadas sin necesidad de ubicaciones fijas. Podremos controlar el cubicaje y peso máximo admitido por cada ubicación y compararlo con el cubicaje y peso de las unidades de carga que gestionamos en nuestro almacén. Esto que parece baladí, no lo es, porque sin esa información, no podemos administrar el espacio disponible aprovechando al máximo la capacidad de nuestro almacén, que es lo que ocurre en los almacenes que no se gestionan de esta forma.
En caso de necesidad, el software puede sugerir reubicar referencias que ocupan poco espacio en ubicaciones de menor tamaño más adecuadas, además, nos muestra información que nos resultará útil para agrupar referencias, bien, en ubicaciones monoreferencias, o bien, en ubicaciones multireferencias, y también tratará desde la misma recepción de mercancía, asignar cada unidad de carga a las ubicaciones que mejor se adapten en base a su cubicaje y al espacio disponible.
3.- Gestión de la información en tiempo real
Esto es algo que directamente no existe en un almacén sin un software de gestión de almacén adecuado. Por el contrario, y de forma resumida, podemos afirmar que un SGA controla e informa de todo. No sólo recopila toda la información que se va generando a la hora de ejecutar cada proceso, sino que también la gestiona, es decir, la remite a los puntos o usuarios a los que les resultará útil para hacer su trabajo. El software sabe quién está haciendo qué en cada momento y sabe si su rendimiento es óptimo o está teniendo un retraso. Sabe la cantidad exacta de producto que tenemos y cuántos días podremos abastecer la demanda sin romper stock, sabe cuándo debemos reponer una ubicación de picking y sabe dónde ubicar cada unidad de carga recibida, pero además, gestionará esa información, es decir, basándose en el rendimiento de cada operario asignará más tareas a aquellos que estén menos ocupados, enviará un mensaje a compras informando de las referencias que corran peligro de rotura, liberará los pedidos que estén pendientes esperando la última entrada cuando la mercancía esté disponible para el picking y mostrará al Jefe de almacén toda la información que necesite de cada área del almacén para que modifique las acciones que considere oportunas.
Un programa también permite elaborar informes que ayuden a la mejora continua de la gestión de almacén, informes que aportan datos útiles para la toma de decisiones del jefe de almacén o incluso de la Dirección.
4.- Mejora en los tiempos de proceso en general
Está demostrado que la cantidad de recursos necesarios para gestionar un almacén asistido por un programa de gestión de almacén SGA es al menos un 33% menor que para gestionar uno que carece de él. Esta optimización de los recursos se produce porque el SGA elimina todas las causas que hacen que los tiempos de procesos en un almacén se prologuen indefinidamente. Las causas más importantes son:
- Las referencias ilocalizables: el tiempo empleado en localizar una referencia en un almacén con un sistema SGA es siempre cero para todos los operarios. Este tiempo puede llegar a ser de varias horas diarias por cada operario en almacenes sin este software.
- La indecisión: el uso de un software no permite la indecisión. Los tiempos de duración indeterminada empleados para decidir cuál es el siguiente paso que debe darse, desaparecen desde el primer día para todos los operarios. El sistema indicará exactamente qué acción debe realizarse, en qué orden, dónde comienza, dónde acaba, quién debe realizarla y en cuánto tiempo.
- La falta de polivalencia: cuando trabajamos con un sistema de gestión de almacenes, una vez conocido el sistema de uso de un terminal inalámbrico, la estructura del almacén, el sistema de codificación de ubicaciones y estanterías, cualquier operario está preparado para ser operativo en cualquier zona del almacén. De esta forma optimizamos al máximo los recursos disponibles destinándolos a los procesos donde sean más necesarios en cada momento. Por ejemplo, aunque un operario de picking nunca haya dado una entrada, con unas pocas explicaciones y teniendo acotadas sus opciones por el software, estará operativo realizando sus nuevas funciones en tiempo récord y sin errores incluso siendo de nueva incorporación.
5.- Mayor flexibilidad y adaptación a los cambios
Un software es perfectamente adaptable a distintos tipos de gestión, es configurable y por tanto admite diversas personalizaciones. Podemos gestionar nuestras referencias por ubicaciones fijas, a hueco libre o una combinación de ambas, podemos asignar ciertas referencias a ciertas zonas, ubicaciones o estanterías determinadas, podemos determinar estanterías concretas para referencias de proveedores o clientes concretos, podemos gestionar diferentes tipos de estanterías, diferentes tipos de gestión cono FIFO, LIFO o FEFO, podemos adaptar nuestros procesos a requerimientos específicos de calidad (bien por normativa o voluntariamente), podemos configurar una parte concreta para la gestión de una línea de ecommerce, etc. Podemos hacer todo eso a la vez dentro de un mismo almacén o realizar cambios de gestión conforme al entorno, los clientes o el mercado lo exijan.
6.- Reducción de errores y mejora del nivel de servicio
Es una consecuencia de todo lo anterior. Si nuestras referencias están perfectamente controladas y nuestras existencias bien inventariadas, aprovechando nuestros recursos al máximo de su eficiencia y eficacia, tenemos bien definidos nuestros procesos y nuestros tiempos de respuesta son los óptimos, lógicamente la consecuencia beneficiosa de la implantación de un sistema de gestión de almacén será de cara al cliente la disminución drástica de los errores de almacén en sus envíos y la mejora notable e inmediata del nivel de servicio y por tanto del valor que aportamos como compañía.
Conclusiones
Con un programa de gestión de almacén eficaz podemos mantener los flujos de entrada y salida equilibrados, recopilar y administrar información, tener una visión global o al detalle de todo nuestro almacén gracias a la cantidad de indicadores que un software maneja, podemos controlar todos los recursos disponibles, anticiparnos y adaptarnos mejor a los cambios, optimizar el espacio, reducir los tiempos de proceso y por tanto los costes, reducir y evitar la obsolescencia, aumentar el nivel de servicio y reducir los errores antes de que tengan repercusiones en nuestros clientes. Todas ellas son ventajas imposibles de conseguir en almacenes que no hayan invertido en gestión informática eficaz.
Cuando invertimos en gestión podemos empezar a ofrecer un verdadero servicio profesional de almacén a nuestros clientes externos e internos. Podremos abastecer una cadena de producción, un cliente exigente o abrir una línea de venta on line, al mismo tiempo y con el mismo nivel de eficacia dejando las funciones de control en manos del software. Podremos mirar al futuro y abarcar nuevos mercados que hasta ahora nos resultaban inalcanzables por temor a nuestras propias imprecisiones, estaremos en disposición de aceptar nuevos retos sin aumentar nuestros recursos, realizar previsiones, planificar el futuro y de empezar a gestionar la mejora continua de nuestro almacén.
En definitiva, gracias a la cantidad de información procesada por el sistema, ganaremos fácilmente niveles de eficiencia y eficacia en la gestión muy superiores a aquellos de los que en el mejor de los casos alcanzaría un almacén sin este software. El uso de un sistema de gestión SGA mejora la calidad del servicio afectando no sólo al almacén, sino a todos los sectores de la empresa.
Gracias a la obtención de resultados rápidos y fiables medibles con datos recopilados en tiempo real ganaremos disciplina, rapidez y precisión en todos los puestos de trabajo aportando un notable aumento de nuestra propuesta de valor como compañía y suponiendo una ventaja competitiva consecuencia de la buena gestión.
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