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La posibilidad de gestionar las nóminas con tu ERP añade numerosas ventajas a la realización de estas inevitables tareas administrativas. La principal es la disposición de la información contenida en módulos específicos para la gestión de recursos humanos. De esta forma, la coherencia entre las fuentes de información empresarial es máxima. Principalmente, porque diversas funcionalidades quedan agrupadas en torno a una única herramienta de gestión.
El papel del software de nóminas en la empresa
En cualquier empresa, el gasto en personal ocupa una posición importante en su cuenta de resultados. La gestión de las nóminas supone la parte administrativa dentro de la gestión de los recursos humanos y del talento, orientada a los procesos de gestión retributivos y a las obligaciones que se derivan de índole laboral y tributario.
La nómina puede llegar a ser una actividad compleja puesto que deben considerarse muchos cálculos, deducciones, compensaciones y particularidades tales como:
- Seguridad Social, tanto por parte de la empresa como del trabajador.
- Pago de beneficios, primas, bonos y horas extras,
- Retenciones fiscales,
- Control de Horarios y tiempo de trabajo,
- Gestión de contrato, etc.
Si bien hace algunos años estas tareas tendían a subcontratarse a empresas especializadas, hoy en día se suele gestionar internamente como un proceso administrativo más, ya que existe una cultura creciente de mejorar y cuidar las relaciones con los trabajadores porque son fundamentales para conseguir los objetivos estratégicos.
6 motivos para usar el ERP en la gestión de nóminas
De forma sintética, podemos señalar los siguientes:
- Facilita la disposición de cualquier información de la compañía relevante para la gestión de nóminas. A su vez, la información generada en los departamentos de contabilidad y recursos humanos queda a disposición de otros sectores de la organización. La gestión de recursos humanos puede estar así al mismo nivel en el ERP que la contabilidad, la planificación financiera o el funcionamiento de planta.
- Ahorra tiempo con el correspondiente beneficio económico. El trabajo con una única base de datos corporativa añade solidez, seguridad y transparencia a la empresa. Esto es debido a la agrupación en un solo flujo informativo de la totalidad de las actividades de gestión.
- Aporta flexibilidad a la hora de realizar cambios, como por ejemplo los acuerdos colectivos. Los cambios reportados en el ERP se traducen directamente en todas las funciones y utilidades del mismo. Los datos se administran desde la misma aplicación, evitando inconsistencias o valores múltiples.
- Suministra herramientas para generar estudios, análisis económicos e informes. Ofrece el paso indispensable para que la información empresarial se transforme en conocimiento. Desde estos contenidos, las labores administrativas incrementan su alcance.
- Proporciona un incremento en la seguridad de la información sensible de la empresa. La organización de un plan de contingencias informáticas resulta más robusto cuanto más simple es la organización interna de la información. La utilización de sistemas distintos termina produciendo duplicidades, solapamientos y requiere medios de comunicación entre ellos.
- Aumenta la productividad de los departamentos responsables o colaboradores en la gestión de nóminas. Esta es la ventaja definitiva que anima a los gestores a implantar un sistema ERP en sus organizaciones. La generalización a nivel mundial de este tipo de herramientas certifica que estas decisiones son correctas. Se ha creado una cultura empresarial que establece fundamentos y criterios comunes a todas ellas.
La importancia de la gestión de nóminas para la organización
La mejor forma de analizar la importancia de la gestión de las nóminas es verlo con un ejemplo. Para ello, vamos a pensar en una empresa que se dedica a la decoración comercial. Los servicios que prestan a otros negocios son muy amplios. Van desde la instalación de escaparates hasta la organización de locales para actos comerciales, tales como ferias o mercados.
Esta variedad supone también la necesidad de contar en plantilla con un equipo multidisciplinar. Está compuesto básicamente por interioristas, diseñadores y expertos en marketing. También las categorías profesionales pueden oscilar desde conserjes a arquitectos.
Los incrementos puntuales de cargas de trabajo implican una búsqueda rápida de empleados o la subcontratación con otras firmas. La elección correcta, en cada caso, es vital para completar con éxito los compromisos contraidos.
El software de nóminas de esta compañía requiere de la participación de un empleado fijo de la empresa. El motivo es que tiene una mayor experiencia en su uso. También se enfrenta a una notable complejidad por la cantidad de factores laborales distintos implicados en la confección de las nóminas.
En la planificación de proyectos importantes se acude al software corporativo de un ERP. Así, se calculan las necesidades puntuales de eventos futuros por los datos históricos de actuaciones anteriores. Sobre todo, es crucial distinguir cuándo es mejor subcontratar con otra firma o contratar más personal para la empresa.
La alta rotación en empleos temporales exige una base de datos de personas sobre las cuales se tiene conocimiento de su aptitud para ciertos desempeños. Los gastos asociados a un aprendizaje sobre la marcha suelen afectar gravemente a la cuenta de resultados. Por este motivo, la elaboración de presupuestos supone una puesta en común de la información completa de la compañía.
Para la empresa del ejemplo, la habilidad y agilidad en atender las altas puntales que demanda el trabajo es esencial para asegurar su continuidad. El grado de adaptabilidad y flexibilidad que requiere la organización se extiende al modo de operar de sus estructuras profesionales.
Conclusiones
Si el departamento de recursos humanos desarrolla una función vital en una compañía, debe estar dotada de las mejores herramientas. Gestionar las nóminas con tu ERP va en la dirección correcta. Los profesionales de una empresa encuentran aquí un medio óptimo donde registrar, canalizar y resolver cualquier situación o circunstancia que les afecte.
Al final una buena gestión interna de todos los aspectos relacionados con la retribución a los trabajadores nos puede ayudar en aspectos muy valorados como:
- Ser riguroso en los detalles.
- Evitar errores y descuidos, que suelen ser repetitivos, y que serían fácil de evitar con una dedicación diaria. Si se trabaja con antelación se evitan problemas de última hora.
- Cumplir con las fechas señaladas.
- Flexibilidad para aplicar algunos criterios que requieren el contexto y cultura interna de la empresa.
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