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La organización logística de una empresa gira siempre en torno a la misma idea: crear valor. Crear valor para los clientes, los proveedores y los accionistas de la empresa.
Los productos que fabricamos y los servicios que ofrecemos no tendrían valor alguno si no estuvieran a disposición de los clientes cuándo y dónde ellos quieran. Esto significa, que en la logística, los pilares de la creación de valor giran en torno a los conceptos de tiempo y lugar.
Todos los esfuerzos de la Dirección logística sobre la cadena de suministros deben centrarse en mejorar aquellos procesos de la cadena que aporten valor al cliente y, al mismo tiempo, eliminar o reducir todos aquellos procesos que no lo hagan. Hoy en día, el uso un buen sistema de indicadores, apoyado por un software de gestión empresarial adecuado, nos permite influir de forma eficaz en la reducción de costes a lo largo de toda la cadena de valor, desde el coste de realizar un pedido en la fase de aprovisionamientos, hasta el coste de los transportes y distribución al punto de venta. Todas las acciones y mejoras que desde la organización logística se emprendan con ese objetivo, se verán reflejados de forma inmediata en la cuenta de resultados.
Aquí van unos consejos sobre cómo actuar en seis áreas de la organización logística y sobre cómo las mejoras en sus procesos tendrán efectos que se verán reflejados en la cuenta de resultados.
1. Extender la relación con el proveedor: partenariado
Evidentemente no nos referimos a las que se establecen por el curso normal del trabajo diario, sino a establecer una relación de partenariado, que no es más que la colaboración entre dos o más organizaciones donde se refuerza la cooperación dentro de un marco de negocios.
Llevar una correcta gestión de proveedores moderna, valorarlos objetivamente y trabajar junto con ellos para integrarlos dentro de nuestra cadena valor tiene múltiples beneficios, ya que permite un mejor control del riesgo, acortar plazos de entrega o reducir lotes de compra, permitiendo una reducción de los stocks y, por tanto, de necesidades de capital circulante.
Una buena relación proveedor-cliente puede llegar a reducir a niveles mínimos algunos de nuestros los stocks entre procesos gracias a la gestión JIT o a eliminar prácticamente los costes de gestión administrativa, a través, por ejemplo, de una gestión de pedidos gestionados por un MRP y siendo informados de la compra por parte de nuestro proveedor a nuestro programa de gestión de almacén SGA, antes incluso de expedirlos vía EDI, XML u otros medios.
2. Alinear los objetivos de fabricación, almacenaje y compras.
De acuerdo con los objetivos generales de la empresa, es importante que todos los procesos de gestión de diseñen de forma coherente con la estrategia empresarial, de forma que exista un criterio común para todos los recursos humanos y materiales disponibles en la empresa en la creación de bienes o servicios. En el caso de que decidamos aplicar criterios que nos hagan más flexibles ante cambios inesperados, deberemos ser capaces de fabricar lotes más pequeños, buscando una la alta rotación para satisfacer la demanda.
Desde la logística influimos en la política de fabricación, almacenaje, aprovisionamiento y distribución que deben seguir las empresas para lograr sus objetivos.
3. Implantar un sistema de gestión avanzado SGA.
El almacenaje no aporta valor al producto, por tanto, desde este punto de vista, el objetivo es reducirlo al máximo junto con sus costes asociados. No obstante, el almacén es necesario y más ahora con el incremento del comercio online porque tiene algunas ventajas, que nos permite un mejor servicio, en el lugar y en el momento que disponga nuestro cliente. Para ello, apoyados por un buen software, los costes asociados al almacenaje pueden reducirse drásticamente.
Sólo con la implantación de un sistema SGA en un almacén (que no disponga de este) se reducen a corto plazo al menos un 30% del personal necesario para su correcto funcionamiento. La logística inversa disminuye, aumenta el servicio de atención al cliente y su satisfacción, la capacidad de respuesta de la empresa aumenta y disminuyen hasta prácticamente desaparecer; los errores, las pérdidas, las roturas de stock, etc. A medio plazo y con una buena gestión de indicadores también se reducen los niveles de stocks en general y la obsolescencia.
4. Construir un sistema de indicadores en tiempo real
Cuando el objetivo es reducir tiempos de proceso y, por ende, reducir costes logísticos, la correcta gestión de la información es de vital importancia dentro de la organización logística. Cada una de las transacciones que se producen en el interior de una empresa generan información que, o gestionamos, o perdemos. La información, aporta valor en cuanto a que nos permite conocer la situación de los procesos y por tanto nos permite actuar adecuadamente y en tiempo real, posibilitando evitar despilfarros en forma de tiempos muertos.
La información relevante, organizada en cuadros de mando, nos permite un acceso ágil a ella para poder tomar decisiones que influyan en los resultados. Esto nos permitirá poder actuar antes de un problema en un proceso genere consecuencias negativas que no se pueda corregir. Para ello necesitamos un buen software de apoyo que la filtre y la muestre en la forma, momento y cantidad adecuadas.
5. Planificar las necesidades a partir de un sistema de gestión integrado ERP
A tenor de lo anterior, una correcta utilización de la información disponible nos permitirá realizar cálculos de previsión (con herramientas MRP, por ejemplo) y, por ende, anticiparnos a los requerimientos y demandas de los diferentes clientes internos y externos. Esto nos permitirá conocer con anticipación nuestras necesidades logísticas, que, junto con el stock disponible, los aprovisionamientos y los stocks de seguridad que necesitemos mantener, nos permitirá planificar toda la estrategia de gestión logística de la empresa de forma eficiente, evitando despilfarros en todos los puntos de la cadena de suministro y con ellos la reducción de costes y el aumento de nuestra competitividad. Para este menester es importante que todos los procesos de gestión empresarial estén integrados bajo un mismo sistema de gestión ERP.
6. Implantar un sistema de control de gestión
Todo lo expuesto anteriormente no tendría utilidad alguna si no “cerráramos el círculo”, es decir, si no evaluáramos los resultados de las acciones tomadas y los ajustáramos para seguir mejorándolos. Comparando el previsto y el real de nuestros indicadores y tomando nuevas decisiones al respecto, lograremos que la mejora sea continua y la reducción de despilfarros y tiempos constante en el tiempo, por lo que nuestra cuenta de resultados se verá beneficiada por mejoras notables acumuladas a lo largo de toda la vida de la empresa.
Conclusiones
Si nos preocupa cómo afecta la mejora de los procesos logísticos en la cuenta de resultados de la empresa, todos los esfuerzos de la organización logística deben ir enfocados a reducir o eliminar todas aquellas operaciones que no aporten valor al producto o servicio de nuestras compañías, es decir, procesos administrativos, tiempos de cambios, tiempos de espera, embalajes, almacenajes, revisiones, reparaciones, burocracia, falta de información, datos inexistentes o erróneos, trabajar en diferido, entre otros.
La correcta gestión de los proveedores, de la producción, el almacenaje, la información y la retroalimentación son áreas de actuación logística que nos permiten reducir tiempos y despilfarros en todos los puntos de la cadena de suministro y por tanto, acortar plazos de entrega mejorando la satisfacción y el nivel de servicio al cliente. También conseguiremos reducir costes; lo que se verá reflejado en la cuenta de resultados y, además, nos dará una característica diferenciadora aumentando progresivamente y de forma continua nuestra competitividad frente al mercado.
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