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    17 Apr 2019

    CÓMO ADAPTAR LA EMPRESA A LA NUEVA LEY DE REGISTRO DE HORARIOS

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    Las jornadas laborales cuentan con una hora de entrada y otra de salida pero, por norma general, no se lleva a cabo un registro de los mismos. Pero esto va a cambiar, el gobierno aprobó un nuevo decreto ley conocido como Ley de Registro de Horarios que conlleva dicho control.  Cabe destacar que este registro se halla actualmente impuesto en varios países europeos, como FranciaItaliaPortugal o Bélgica.

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    La Ley de Registro de Horarios

    Esta nueva ley aprobada por el Consejo de Ministros presidido por Pedro Sánchez se adelanta a la más que probable sentencia del Tribunal de la Unión Europea. Se está juzgando la obligatoriedad del registro y, según los expertos, fallará a favor del mismo.

    Esta nueva ley, aunque nos referimos a ella como la Ley de Registro Horario, se trata del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

    Aprobación y entrada en vigor

    Aunque como hemos comentado anteriormente, el 8 de marzo fue la fecha de aprobación de la ley que obliga a un nuevo control de horarios, no entró en vigor hasta el 12 de marzo, fecha de su publicación en el BOE. Desde ese momento, las empresas disponen de dos meses para su adaptación a dicha medida.

    Contenido de la ley

    En lo que se refiere al contenido de la ley, esta habla de la obligatoriedad de fichar tanto al inicio como a la finalización de la jornada laboral. Deja abierta a las empresas, en negociación con los representantes de los trabajadores, la forma de llevar a cabo dicho registro.

    La empresa está en la obligación de almacenar estos registros durante cuatro años, teniendo la obligación de ponerlos a disposición de empleados, representantes de los mismos y los de la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social.

    Por supuesto, este registro no debe alterar la flexibilidad horaria o los demás derechos recogidos en el Estatuto de los Trabajadores y los convenios colectivos de cada sector o empresa.

    Objetivos del control de horarios

    El objetivo que se persigue con esta ley es acabar con la precariedad laboral. Con el registro del horario se pretende el cumplimiento de las horas estipuladas en el contrato de trabajo al mismo tiempo que no se superan las horas semanales ni las horas extra permitidas.

    También se hace efectiva una demanda que tanto sindicatos como inspectores llevaban varios años pidiendo. Esta ley afecta a todos los trabajadores, con independencia de cuál sea el lugar en el que realizan su labor y del tipo de contratación laboral.

    Sanciones por incumplimiento

    Como toda ley, es de obligado cumplimiento. En caso de no seguir las pautas que se marcan, se procederán a emitir las sanciones correspondientes en contra de la empresa. Estas sanciones se encuentran recogidas en la modificación realizada para ello a la Ley de Infracciones en el Orden Social.

    La cuantía de estas sanciones se mueve entre los 626 euros y los 6.250 euros. Cabe destacar que las empresas recibirán una sola sanción con independencia de los empleados que tengan sin registrar la jornada en el momento de la inspección. Se prevé que las sanciones se endurezcan con el paso del tiempo.

     

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    Cómo realizar el control de horarios

    Esto es lo que se están preguntando todas las empresas. El plazo es de solamente dos meses tras la publicación en el BOE y esto requiere de una rápida implantación. Seguramente a nadie le apetezca recurrir al papel y el bolígrafo, teniendo así que almacenar cientos de documentos.

    Otras opciones implican hojas de cálculo o métodos más rudimentarios como documentos de texto. Todas estas opciones implican grandes costes, así como problemas de logística y posibles errores humanos. Optar por un software para empresas que cuente con esta característica es, sin duda, la solución más eficaz para hacer frente a los requerimientos de la ley.

    El software para empresas es una posible solución

    Este tipo de sistemas son los más eficientes a la hora de registrar el horario de los trabajadores. Cuentan con diferentes soluciones que se adaptan a cada tipo de puesto de trabajo. Por norma general, el control se puede realizar de 5 maneras diferentes:

    • Biométrico: mediante la lectura de la huella en diversos terminales dispuestos en las entradas.
    • Puesto único: un solo ordenador que cuenta con un lector de tarjetas o un registro manual.
    • App móvil: cuenta con geolocalización y es el método idóneo para comerciales u otros trabajadores que se desplacen.
    • En tienda: a través del terminal en el momento de la apertura del establecimiento.
    En cada ordenador: un sistema perfecto para el teletrabajo o empresas donde cada empleado cuenta con un terminal.

    Este tipo de sistemas se puede implementar de diversas maneras:

    • On Premise: la propia empresa almacena tanto el hardware como el software en sus instalaciones.
    • Cloud: todas las labores se realizan con un servicio en la nube y los datos se almacenan en el servidor del proveedor del software.

    Cada una de estas opciones tiene diversas ventajas para la empresa y es importante analizarlas para conocer cuál es la solución que mejor se adapta a cada necesidad.

    Todos los datos obtenidos por los diferentes sistemas de entradas son enviados para su almacenamiento en la base de datos. Esto permite al departamento de Recursos Humanos acceder a ellos para su análisis o cuando sean solicitados por algún organismo.

    Los servicios extra de estos sistemas

    Contar con estos sistemas aporta un extra a la empresa. Gracias a los datos obtenidos no solo se cumple la ley, sino que permite complementar otros datos útiles para su gestión. La preparación de las nóminas se vuelve una tarea más sencilla al quedar almacenadas las horas extra, etc…

    Al mismo tiempo, el control de los horarios y gestión de los turnos es mucho más eficiente. La elaboración de los calendarios se vuelve más sencilla, así como el registro de los festivos trabajados para su compensación. Se podría decir que al departamento de RR.HH. se le facilita el trabajo relacionado con la gestión de los empleados.

     

    Conclusiones

    Con la aprobación del nuevo Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, el Gobierno ha decidido modificar el texto refundido del Estatuto de los Trabajadores para establecer la obligatoriedad del registro horario y la consecuente regulación de la infracción y sanción vinculada a la norma sustantiva. Es decir, una vez publicado el decreto ley, en el plazo de dos meses, y bajo la lógica condición de la convalidación de la Diputación Permanente del Congreso, las empresas deberán registrar el inicio y finalización de la jornada laboral con la penalización, vía sanción de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, en caso de incumplimiento.

    La clarificación del Estatuto de los Trabajadores dotará a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social de mejores instrumentos para llevar a cabo su trabajo de control eficaz, y la jornada podrá reflejar con mayor garantía la realidad del tiempo de trabajo efectuado de los trabajadores.

    Esta nueva obligación, se puede convertir en una oportunidad de adaptar nuestros procesos a los nuevos requerimientos legales pero también para facilitar algunos de nuestros procesos actuales referidos a la gestión de los empleados.

     

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