La tendencia actual de las organizaciones es buscar la agilidad y la descentralización en las actividades administrativas y comerciales, y los workflow son una herramienta clave para conseguir estos objetivos.
Un workflow (o en castellano, flujo de trabajo) es un conjunto de secuencias de pasos o actividades que determinan la forma de desarrollar un proceso y la metodología a seguir para lograr un objetivo.
En un workflow se define cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan y cuál es su orden correlativo Es decir, qué tareas preceden a otras, cómo se sincronizan, cómo fluye la información de una tarea a otra y cómo se realiza el seguimiento al cumplimiento de esas tareas.
El principal objetivo de los flujos de trabajo consiste en reducir el tiempo y agilizar la realización de un trabajo mediante el acercamiento de procesos, personas y máquinas, incluso permitiendo que se trabaje en equipo desde diferentes lugares. Algunas veces nos encontramos el concepto de workflow asociado al concepto de "automatizar los procesos", que es la misma idea.
¿Cuál es su aplicación cuando se trabaja con documentos?
Desde que se crea un documento, se tramita y finalmente se conserva o se destruye, pasa por varios participantes que realizan acciones sobre él en un período de tiempo.
Mediante los workflows se consigue la automatización y el control de los procesos que se realizan con los documentos dentro de una empresa, pudiendo además asignar responsabilidades, procesos y tiempos.
Con estas herramientas las empresas se aseguran de que un determinado documento y/o proceso llegue siempre a la persona adecuada, a través de la definición de acciones y transiciones entre los participantes.
Los documentos que entran en un sistema de flujo de trabajo documental dependen de los modelos corporativos de cada empresa, siendo los más habituales documentos como las facturas, los albaranes, las nóminas, etc.
¿Qué workflows necesita la gestión documental?
Si esperas un listado de los procesos que necesitan un workflow con la documentación, lo siento, pero no existe. Todo depende de los procesos que existan en tu empresa y la forma en la que ésta desee automatizar el flujo de vida de los documentos.
Para saber si nuestra organización necesita sistemas de workflow para automatizar nuestra gestión documental deberíamos preguntarnos cosas como:
¿Nuestro proceso de gestión documental es eficiente?
¿Sabemos en todo momento quién es el responsable de cada una de las tareas en los procesos de creación y gestión de documentos?
¿Cómo sabemos sin los cambios realizados provocan mejoras?
¿Sigue todo el mundo los protocolos y procedimientos establecidos?
y todavía más, ¿tenemos procedimientos establecidos?
Una vez contestadas estas preguntas, sabrás qué tipo de workflow es el más indicado para automatizar los procesos que se crean sobre la gestión documental.
Workflow más habituales
Algunos de los workflows más habituales son los de aprobación de las facturas de proveedores, los albaranes de compra, las nóminas, los gastos de los empleados, etc. Pero también hay workflows asociados a la calidad, al servicio técnico, a la atención al cliente,etc., es decir, a procesos en los que puede intervenir o no un documento.
Las empresas de cierto tamaño que trabajan con mucha documentación han sustituido la aprobación manual de las facturas que pasaba de mesa en mesa por la automatización de las mismas. Con los flujos de trabajo automatizados de aprobación de facturas, los usuarios que intervienen en estos procesos manejan la factura digitalizada, y de este modo pueden aprobarla directamente en la aplicación, enviarla a otros usuarios o bien rechazarla. De este modo, se consigue aumentar la eficiencia del procedimiento y la reducción de los costes asociados a esos procesos.
La digitalización de los documentos de un empresa facilita su posterior gestión, automatización y optimización, permitiendo así un seguimiento completo de su flujo de trabajo.
¿Cuáles son los beneficios de trabajar con workflows?
Entre los distintos beneficios que se obtienen, destacan los siguientes:
- Mayor control de la información: con estos procesos podremos saber dónde se encuentra la documentación durante todo su ciclo de vida, es decir, desde que se crea hasta que se archiva o se destruye.
- Control y seguimiento de las transferencias de documentos entre las distintas áreas de la empresa y los departamentos.
- Se minimiza el tiempo de gestión, ya que un workflow bien planteado reduce los tiempos de gestión de numerosos procesos.
- Automatización de tareas, evitando así la intervención del personal o simplificándola al máximo.
¿Qué tipos de workflow existen?
Dependiendo del tipo de actividad de los workflows, existen workflows corporativos, workflows de aplicación, workflows documentales y workflows de producción.
Por lo general, se distinguen dos tipos de Workflows:
Herramientas de workflow en el mercado
Entre las distintas herramientas de workflow del mercado hay varias alternativas disponibles:
- Sistemas ERP o herramientas de software que tienen opciones para integrar workflows que trabajen con información de sus bases de datos y que permiten revisar, aprobar o firmar con validez legal documentos de forma colaborativa.
- Motores de workflow online que trabajan directamente desde una web, ya sea en cloud o en un sistema de workflow web instalado en los servidores de la empresa.
- Sistemas de workflow que funcionan de forma separada al ERP y que se comunica con éstos mediante ficheros XML, webservices, dblinks ... u otros métodos de intercambio de datos.
Las grandes organizaciones que tienen distintas sedes y grandes equipos de trabajo dispersos necesitan sistemas que les permitan realizar todos estos procesos sin necesidad de disponer de los documentos físicos, simplemente teniéndolos dentro del software de la empresa o la intranet.
¿Qué ahorros puedo obtener de la implantación de workflows en mi empresa?
Al implantar un sistema de flujos de trabajo, existe un gran número de factores que generan un ahorro en la empresa. Entre ellos cabe destacar la cantidad de recursos humanos de la organización, la cantidad de procesos que se automatizan, la disminución del tiempo y los costes que se evitan al no tener que mover documentos físicos en su formato tradicional.
Implantar sistemas de workflow en las empresas que involucren documentos y a varias personas de distintos departamentos o incluso de distintas sedes, aumenta la productividad de la empresa.
Con esto se puede conseguir un control de todas las etapas a la vez que la automatización de los procesos de trabajo, por lo cual las tareas, información y documentos pasan por los participantes mediante unos procedimientos que se han establecido. Para ello en muchos casos se recurre a muchas aplicaciones informáticas y software que ayudan a controlar el flujo de trabajo en todos sus aspectos.
Como hemos leído en este documento, es una labor que facilita mucho los procesos de trabajo mediante su automatización y control, por lo que muchas empresas lo utilizan. De hecho muchas de ellas cuentan con aplicaciones para la realización de los procesos de trabajo en la empresa ya que esto consigue en un mayor crecimiento de la empresa que puede derivar en una mayor competitividad y mejores resultados.
En conclusión, podemos observar que los procesos simples o más complejos en una empresa pueden beneficiarse de la incorporación un workflow de gestión documental.
Como apuntábamos inicialmente, todo dependerá de las prioridades y necesidades de cada empresa.
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