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    06 Jun 2022

    COMPRAR UN SGA, 5 RAZONES PARA HACERLO

    COMPRAR UN SGA, 5 RAZONES PARA HACERLO*

    En cualquier almacén no digitalizado, las diversas formas de trabajar están condenadas a convivir. La razón es tan lógica como inevitable y no solo porque cada operario, dependiendo de la tarea asignada tenga una opinión sobre la mejor forma de ejecutarla, sino porque el proceso está repleto de decisiones improvisadas.

    Esa toma de decisiones no guiada y continua es, en sí misma, una gran sobrecarga que conlleva una enorme variabilidad en cada proceso y que soporta un alto porcentaje de desperdicio y coste en cada operación.

    La improvisación en la toma de decisiones operativas genera variabilidad, pérdidas de tiempo y retrabajos cuando dicha decisión no es la acertada.

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    Cada operario, en cada tarea se ve obligado a tomar decisiones “que cree” correctas, sin visión completa de sus repercusiones, y sin pruebas fehacientes de que efectivamente es la mejor de las opciones. Como es lógico, acaban siendo decisiones basadas más en la comodidad particular que en la productividad general. Creencia y comodidad son dos parámetros propios de un almacén sin un sistema SGA, que no siguen un patrón de eficiencia. Mas bien, mayoritariamente se trabaja sobre variabilidad y una gran porción de suerte en los resultados, por lo que barajamos amplios márgenes de incertidumbre.

    Cuando un almacén carece de sistema SGA fuerza a sus operarios a tomar decisiones que no le son propias y sin garantía ninguna de que vayan a llegar a una conclusión. La carencia de dicha conclusión, desemboca en continuos desplazamientos completamente improductivos en busca de información y respuestas, bien sea en pos del jefe de almacén, bien sea al encuentro del terminal de ordenador más cercano.

    Un ejemplo clásico se da cuando un picker no encuentra lo que debería estar cogiendo de su ubicación y “decide” buscar por los alrededores en primera instancia, preguntar a sus compañeros en segunda, buscar al operario de entradas o al jefe de almacén o al más anciano del lugar, hasta que finalmente entre todos concluyen, quizá después de haber repetido todos el mismo proceso de búsqueda e investigación, que no hay existencias.

    Este tipo de situaciones son las primeras que desaparecen cuando decidimos comprar un SGA.

    “Un SGA fundamentalmente hace que todo fluya”

    El sistema SGA hace muchas más cosas, pero de forma concentrada esa sería su mayor ventaja. Eliminar de raíz los atascos del proceso basados en la falta de información, la falta de reglas y la inexistencia de un criterio común de actuación. Además, el SGA traslada cada “decisión” al responsable que realmente debe tomarla mostrándole toda la información que necesite al respecto.

    ¿Cómo se concreta esa fluidez que nos proporciona? A la hora de plantearse comprar un SGA es conveniente conocer qué hace y cuáles serán sus beneficios más inmediatos. 

     

    Razones por las que comprar un SGA

     

    1.- Recibe normas.

    Un sistema SGA es parametrizable, es decir, tenemos que marcarle las reglas sobre cómo queremos funcionar.

    Ejemplos:

    Que la reposición de componentes en el punto de uso se realice cuando se agote un contenedor, en el caso de que tengamos dos siempre disponibles a pie de máquina. O bien que reponga cuando queden menos de X número de piezas.

    Que el stock de una determinada pieza o proveedor se ubique como NO disponible hasta que calidad de su visto bueno. En este caso, el SGA ubicará la mercancía para no colapsar el muelle, pero no estará disponible para ninguna operación hasta que calidad lo desbloquee, si procede.

     

    2.- Valida que las normas se cumplen.

    Normas que pueden tener un carácter permanente o temporal.

    Ejemplo:

    Cuando una determinada referencia que se necesita como agua de mayo en el punto de uso, cuando al fin entre por la puerta del muelle de entrada, nadie estará pendiente de esta entrada salvo el propio software que inmediatamente ordenará su traslado a destino. Esta norma temporal, se desactivará una vez realizado el movimiento. El sistema SGA, solicitará tanto la lectura del código de barras de la referencia a la entrada como el código de ubicación del punto de uso para certificar, que el movimiento se ha realizado.

     

    3.- Evita los errores.

    Ya que incluye poka-yokes (que es cualquier mecanismo del proceso que ayude a evitar errores) que evitan que se dé un mal paso. A la hora de comprar un SGA es muy importante que tengamos claros los puntos conflictivos y de control que necesitamos y los recursos que emplearemos para que el sistema pueda ejercer su función.

    Ejemplos:

    Si tenemos que reponer de forma continua un punto de uso con un mix de varias piezas, el sistema SGA no sólo nos solicitará el código de la referencia al cogerla, sino el de la ubicación de destino al dejarla, verificando ese par de datos esperados para evitar que dicha referencia sea depositada en un puesto o ubicación equivocada.

    No recibirá un lote de fabricación de un proveedor de proceso externo que se haya adelantado. Esto puede hacerse de multitud de formas. Si el proveedor está integrado la comunicación por parte del sistema será inmediata y bidireccional y la incidencia no llega a producirse. Si el proveedor no está integrado y el material ya está en nuestro muelle, en cuanto se verifique el albarán, el software evitará la descarga.

     

    4.- Organiza toda acción para que todo fluya bien.

    Es decir, que todo se haga de la forma más eficiente posible con el recurso más adecuado. Sincroniza la multitud de peticiones y demandas de producción, incluida la retirada y retorno de contenedores vacíos, embalajes, material secundario, etc., con las acciones que deben abastecerlos.

    Ejemplo:

    En producción hay escasez de un componente que llega desde un proveedor externo. En la entrada de dicho componente, el sistema mostrará al operario de entradas la información necesaria para que una parte concreta del lote se separe del grueso de la entrada y se coloque en una ubicación aparte, creada exprofeso a tal fin. El software enviará al operador de carretilla que menos carga de trabajo tenga en ese momento, a por la mercancía que urge en producción. Por otra parte, se encargará de enviar las órdenes de ubicar el resto del material en almacén, lo más cerca posible de su punto de uso, para realizar las reposiciones siguientes en el menor tiempo posible.

     

    5.- Informa a los que deben tomar las siguientes decisiones.

    Es decir, transmite la información hacia aquellos usuarios que deben continuar la actividad, sea a nivel operativo u organizativo.

    Ejemplos:

    Si hemos establecido que un picker recuente una determinada ubicación cuando en ella sólo queden diez unidades, cuando este operario se encuentre en dicha ubicación y antes de coger las referencias, el sistema le indicará que debe iniciar el recuento, luego pasará a informar del resultado del mismo. Si se produce un descuadre, el software transmitirá el fallo a los responsables encargados de su investigación o solución.

    El sistema es capaz de informar a todos los operarios implicados en una orden de fabricación pendiente de un material, de que ese material inicialmente bloqueado por calidad ha sido liberado, y va a suministrarse al punto de uso. También informará cuándo esa operación ha sido realizada para que todos sepan que el proceso puede comenzar.

    “Comprar un SGA no elimina la toma de decisiones, las convierte en decisiones eficientes, elimina el despilfarro de tiempo y la variabilidad de resultados. Permite que, en cada caso, la información prime sobre la improvisación, iniciando cada acción si y sólo si, los requisitos previos necesarios se han cumplido, informando a todos los actores implicados”

     

    Conclusiones

    Comprar un SGA significa entrar en el proceso de automatización de procesos guiados del almacén. Por un lado, el sistema se encarga de ordenar cada acción y remitirla sólo al perfil que debe ejecutarla, al mismo tiempo informa de que esta acción está pendiente, en curso o terminada, coloca controles y poka-yokes que eviten el error, y al final se encarga de certificar que las acciones ordenadas han concluido.

    Un software de gestión de almacén funciona como un embrague. Al final, comprar un SGA se parece mucho a poner en marcha multitud de engranajes al mismo tiempo, funcionando sincronizados y coordinados para un mismo fin. Con un mismo motor, un embrague proporciona diferentes resultados dependiendo de la composición de engranajes que entren en juego. No es lo mismo subir una cuesta empinada, que acelerar en una autopista plana, sin embargo, el coche es el mismo y ejecuta ambas acciones sin tener que cambiar su equipamiento cada vez.

    Entran en juego multitud de acciones que deben ejecutarse sin pensar, sin detenerse por ningún motivo y en caso de necesitar hacerlo, el sistema deberá proporcionarnos toda la información necesaria para realizar un diagnóstico y tomar la mejor decisión de continuidad. Esta es la gran ventaja que a un almacén le aporta comprar un SGA.

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    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

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