CUÁNTO CUESTA UN ERP: COSTES OCULTOS

Es obvio que el coste de implantar un ERP dependerá de las necesidades y requerimientos específicos de tu organización, sin embargo, hay otros elementos que pueden afectar al coste, independientemente de la solución elegida y que vamos a analizarlos en este artículo. Muchas veces, nos preocupa mucho el coste de un determinado programa y lo utilizamos como punto de comparación entre distintas soluciones, cuando en realidad este es sólo una parte del coste total.

Hablamos de costes paralelos, que en ocasiones no se nombran cuando se solicita información de una solución ERP,  que son importantes y que aumentan el costo total del proyecto.

Por lo tanto, para saber realmente cuánto cuesta un ERP deben conocer esos costes, a veces ocultos, que influyen de manera indirecta en la implantación de una solución ERP.

Entre los distintos costes ocultos que pueden aparecer están:

1. Costes asociados al hardware necesario para la solución a analizar.
2. Costes de software del sistema de bases de datos y sistemas operativos.
3. Costes de ineficiencia consecuencia de la falta de adaptación del el ERP a las necesidades de la empresa. Casi siempre, esto supone realizar nuevas tareas que requieren recursos valiosos pero que no aporta valor al negocio, sólo son necesarios para operar con el software elegido. El problema de estos costes, es que son costes silenciosos que no se detectan hasta que se trabaja con la nueva solución. Una demostración previa a la compra de un  programa puede ayudar a detectar este coste antes de que sea tarde.
4. Costes por obsolescencia tecnológica. Algunas de las soluciones que se presentan hoy en día están desarrolladas con tecnología antigua y obsoleta. Podemos afirmar que en un plazo de tiempo más o menos corto, esta situación repercutirá con seguridad en el mantenimiento y viabilidad futura de este tipo de soluciones.
5. Costes extra por desviaciones respecto al proyecto inicial. Una practica muy habitual por parte de proveedores  de soluciones ERP, es presupuestar las adaptaciones específicas por un coste inferior a lo que la experiencia les dicta. 

Sigue leyendo si quieres saber cómo evitar todos estos costes ocultos...

Vamos a desarrollar cada uno de los costes mencionados

1 - Costes asociados al hardware

Los costes asociados al hardware nos afectan directamente al calculo de cuánto nos cuesta un ERP, pero dependiendo del tipo de implantación que elijamos, podremos evitarlos en mayor o menor medida.

Cuando elegimos una implantación de ERP on-premise, el alojamiento de los programas corre a cuenta de la empresa cliente, y el software debe instalarse en sus servidores centrales y también suele ser habitual que se realice una instalacion de acceso en los equipos de trabajo. Esto significa que como clientes, debemos disponer y mantener de uno o varios servidores centrales, así como equipos para los usuarios con una potencia necesaria que permita que el software se ejecute de forma ágil.

Cuando la implantación elegida es en la nube, un ERP Cloud, todos estos costes de hardware son innecesarios y podemos evitarlos. Esto es así porque se puede elegir que el alojamiento de los programas sea a cargo del proveedor que aporte la solución funcional, siendo por tanto el proveedor el que aporta todos los servidores necesarios donde se alojará el software de gestión. Además, al acceder al software a través de Internet, los equipos de trabajo suelen necesitar menos requerimientos, por la forma en que trabajan los nuevos desarrollos, con relación a una solución on-premise.

Cabe la posibilidad de que el cliente quiera trabajar dentro se un entorno Cloud pero en una red privada de su propiedad. En este caso , el cliente sería el propietario del hardware y, por tanto, tendría los  costes similares a una solución on-premise pero trabajando con una tecnología que hoy en día es diferente.

Hay que tener en cuenta que al coste directo del hardware hay que añadir un coste indirecto como consecuencia del mantenimiento del mismo hardware, como al mantenimiento del entorno de funcionamiento necesario para que el hardware desarrolle su cometido.

El coste del hardware representa aproximadamente entre 10% y 15% del coste de todo el proyecto, así que si decides implantar el sistema en la nube, la inversión disminuye considerablemente.

2 - Costes de software del sistema operativo y de base de dato 

Cualquier sistema de información necesita guardar sus datos, y para ello, hoy en día, se necesita un gestor de base de datos que de la cobertura necesaria al ERP que integre la solución a analizar. Además se necesita un entorno de trabajo donde puedan funcionar los programas ERP, el gestor de base de datos, el gestor de correo electrónico, etc..., y para ello se necesita instalar un sistema operativo, tanto en el servidor, como en los ordenadores de trabajo. El problema que se nos plantea en este caso con relación a los costes es precisamente el importe de las licencias.

En el caso de implantaciones de ERP on-premise, el gestor de base de datos, los sistema operativos, etc.. se instalan en el servidor de la empresa cliente, y por tanto, toda su gestión y mantenimiento corre a cargo de dicha empresa. Lógicamente,  el coste de las licencias corresponderá al cliente.

En el caso de implantaciones de ERP Cloud, en el caso de cloud pública, el servidor donde se instala el gestor de base de datos, los sistema operativos, etc., es en un servidor propiedad del proveedor al cual se accede por medio de internet. En este caso el coste de las licencias corren a cargo del proveedor. En este caso, como consecuencia de la concentración de licencias en distintos proveedores, suelen tener unos costes de adquisición de licencias mucho más bajos que los que podría negociar un empresa en particular. Esto tiene una repercusión en el cliente final a través del precio de los servicios contratados.

Un gestor de base de datos tiene un coste. Dependiendo del ERP y del número de usuarios existen modalidades de gestores de bases de datos que permiten licencias gratuitas hasta un número determinado de usuarios, pero cuando ese número se incrementa, se deben pagar las licencias de acceso y uso.

Además, gestionar un sistema de gestor de base de datos necesita de un conocimiento exhaustivo, por lo que la empresa debe invertir en personal cualificado o bien subcontratar a una empresa de sistemas externa.

En este caso, también se evitan estos costes si se elige una implantación ERP Cloud en lugar de ERP on premise.

3 - Costes de ineficiencias por falta de adaptación

Un buen ERP debe adaptarse a las necesidades actuales y futuras de tu empresa, y no al revés.

Cuando adquirimos un ERP, es necesario conocer la flexibilidad y capacidad de adaptación que tiene frente a las personalizaciones que se le puedan hacer para adaptar el sistema a los requerimientos y procesos de tu empresa.

Un ERP que no se adapta, te obliga a realizar los procesos de la forma estándar en la que está programado, pero puede que esa no sea la óptima para tu empresa, y te obligue incluso a tener que cambiar tus procesos y procedimientos.

Cuando ocurren estos casos, es cuando aparecen las ineficiencias que hacen que se necesite más tiempo para realizar una acción (por ejemplo, facturar varios albaranes en una mismas factura) del que se necesitaba antes.

Si no eliges un ERP que se adapte a ti, deberás tener muy en cuenta este coste a la hora calcular cuánto cuesta un ERP.

La falta de flexibilidad hace que si un ERP no se puede adaptar a las funcionalidades de una organización, ésta disminuya su productividad debido al aumento de tiempo empleado en realizar tareas que podrían hacerse de otro modo más eficiente.

4 - Costes por obsolescencia tecnológica

Si la obsolescencia tecnológica afecta al Hardware, como hemos visto en el punto 1, el hecho de elegir un ERP en la nube nos evita en gran parte tener esos costes de renovación de servidores, ya que el almacenamiento y procesamiento del software es externo.

Pero hay otros costes por obsolescencia que nos ayudan a conocer cuánto cuesta realmente un ERP.

Pensemos en una empresa que crece y necesita aumentar su almacén, y convertirlo en un almacén inteligente. Para ello, necesitará un control mediante dispositivos móviles -por ejemplo PDA’s industriales- u otros terminales móviles y necesita un  ERP que permita estas conexiones. Incluso necesita un sistema que soporte RFID, códigos QR, códigos de barras, etc. No disponer de tecnología avanzada conlleva costes elevados si hay que realizar cambios o adecuaciones importantes.

Y otro ejemplo más simple, si el ERP es on premise, se almacena y ejecuta en los servidores y equipos de la empresa, el hecho de no tenerlos actualizados genera las típicas frases que se oyen de “el ERP me va lento”, cuando puede que sea que hace más de 10 años que no se ha hecho una renovación de los equipos.

5 - Costes extra por desviaciones respecto al proyecto inicial

Por último, hablamos de esos costes ‘extra’ que se producen porque aparecen desviaciones respecto al proyecto inicial que nos hace aumentar el precio de la implantación que en principio se había contratado.

Algunos de los costes más típicos son:

• Aumento de las horas de consultoría.
  Se estimaron unas horas para la consultoría pero hay que aumentarlas, con el coste que esto conlleva.
• Integración del software ERP con los procedimientos ya existentes en la empresa. Estos costes aparecen fruto de una mala consultoría inicial en el que no se analizaron bien los procedimientos y no se adaptó el ERP a las necesidades de la empresa.
• Adaptación o modificación de procesos para ajustarlos al ERP. Cuando se dan estos costes, es porque la falta de flexibilidad del ERP hace que tenga que ser la empresa quien modifique su forma de trabajar. Esto además, como hemos visto en el punto 3, genera unas ineficiencias en el trabajo diario de los usuarios y como consecuencia una baja productividad. 

¿Y esto es todo? Ojalá pudiera decir que sí, que si tienes en cuenta todos estos costes ocultos desde el inicio de la implantación, no aparecerán otros nuevos e inesperados.
Así que mi consejo es que pongas mucha atención desde el principio, y que si quieres calcular lo que cuesta un ERP, consideres hasta el último detalle.

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Equipo DATADEC