En el mercado actual podemos encontrar muchos sistemas ERP que son excelentes soluciones tecnológicas para la gestión de una empresa, al menos a priori, pero no todos son adecuados para nuestro negocio. Antes de decidir la implementación de uno de estos softwares es indispensable que comprobemos que sus características encajan correctamente con las necesidades de nuestra empresa. En otras palabras, debemos comprobar la capacidad de adaptación del ERP seleccionado.
Para conseguir que un sistema ERP encaje de manera adecuada con los requisitos de gestión de nuestro negocio, es indispensable que pueda adaptarse a sus características, tanto a las relativas a su sector de actividad como a las específicas de los procesos internos de la empresa. Así, por ejemplo, no es lo mismo gestionar una empresa de componentes electrónicos que un restaurante. Y tampoco podemos aplicar el mismo sistema en un pequeño negocio familiar de hostelería que en un local con capacidad para 100 comensales.
Por lo tanto, antes de decidir qué ERP vamos a adquirir para ayudar a la gestión de nuestro negocio es indispensable que analicemos las necesidades específicas de la organización.
Entre las características que debemos analizar de un software de este tipo para comprobar su adaptación a las necesidades de una empresa podemos destacar:
- La funcionalidad de los procesos de gestión y almacenamiento de datos.
- La usabilidad, que permita acceder al usuario de manera fácil e intuitiva.
- La capacidad de parametrización, es decir, la existencia de opciones preprogramadas que no requieran de un desarrollo a medida de otra funcionalidad.
- Las modificaciones de vistas, que no afectan al programa en sí mismo pero ayudan al buen funcionamiento del ERP.
- El desarrollo de módulos complementarios, que se integren en el ERP pero se ejecuten de manera independiente para conseguir que puedan desarrollarse nuevos procesos sin afectar el resto del sistema.
Cómo se personaliza un ERP y sus ventajas
La personalización de un ERP se puede enfocar de 4 formas diferentes:
- Seleccionando un ERP no especializado pero que cuente con una gran capacidad de parametrización que permita su adaptación a un numero razonable de requerimientos sin necesidad de desarrollos a medida (la parametrización supone la elección de opciones preprogramadas que no requieren desarrollo a medida)
- Seleccionando un ERP especializado en tu sector que cubra las necesidades críticas de tu negocio, sin tener que realizar desarrollos a medida.
- Selección de un ERP que contemple su integración con desarrollos modulares en independientes que no implica la modificación del código fuente. Para ello el ERP debe estar preparado, contemplando el desarrollo de APIs de integración y la posibilidad de compartir recursos en una estructura diseñada a tal efecto.
- Selección de un ERP que requiera la modificación del código fuente para su adaptación. Esta opción, aunque existe, no es una solución que aconsejemos por la cantidad de desventajas que supone modificar el código fuente como mecanismo de adaptación. Por tanto, vamos a excluir de nuestro análisis esta alternativa.
Lo habitual es que las distintas soluciones del mercado contemplen varias de estas posibilidades, por lo que la capacidad de adaptación de un ERP dependerá en la práctica de cómo combinemos cada una de estas opciones.
Normalmente, la capacidad de adaptación es mayor a medida que crecemos en la numeración de los enfoques propuestos, pero también suele implicar una mayor inversión en tiempo y dinero.
No obstante, existen características técnicas, muy difíciles de analizar por un usuario no especialista en desarrollo de aplicaciones, que determinan en gran medida la bondad de cada una de las opciones anteriores. En este sentido podemos decir en general que:
- Es muy importante pensar en el mantenimiento del software, ya que determinará su vida útil y, por tanto, su verdadero coste de adquisición para la empresa. En este sentido la dificultan de gestionar un buen mantenimiento se incrementa a medida que crecemos en el orden de las propuestas.
- Es crítico para el éxito de cualquier desarrollo y para el mantenimiento de cualquier software, que el diseño y arquitectura de la aplicación cuente con los planteamientos generalmente aceptados por los expertos de este sector (orientación a objetos, modelos mv*, modularidad, etc…)
- Hay que analizar las condiciones en las que se pueden desarrollar las adaptaciones, ya que en algunos casos solo será posible a través del personal del proveedor, y en ocasiones, será posible a través del propio personal especializado de la empresa. Una de las cuestiones en estos casos, es ver el tema del mantenimiento futuro según la forma de acometer el proceso.
Consejos para una correcta personalización del ERP
Si no tenemos elevados conocimientos tecnológicos, podemos caer en el error de pensar que la personalización de un sistema de gestión empresarial ERP es tan fácil como cambiar algunas de sus funcionalidades para adaptarlo a los requisitos básicos de nuestra empresa.
La verdad es que se trata de un proceso mucho más complejo, para el que se requiere la participación de profesionales expertos, y en el que es importante que tengamos en cuenta algunos consejos para afrontarlo de la mejor manera posible.
Para empezar, es necesario que diferenciemos las opciones que hemos expuesto en el punto anterior. Muchas veces, podemos conseguir los objetivos que buscamos en el negocio simplemente mediante algunos cambios de configuración, sin tener que recurrir a desarrollo de código -de mucho mayor nivel técnico- que requiere un proceso de integración en el sistema.
Además, también es muy importante que, desde el primer momento, establezcamos una política clara sobre la personalización del software, teniendo en cuenta dónde queremos llegar y a través de qué camino. En muchas ocasiones, veremos que un cambio del proceso comercial bastará para hacer realidad el proyecto. Por lo tanto, es importante que llevemos a cabo un análisis detallado de las posibles personalizaciones, indicando su motivo, las opciones posibles para solucionar el problema y la relación de costes y beneficios que implica. De esta manera, veremos si es realmente un factor importante para nuestra competitividad.
De hecho, cuando los requisitos de un negocio no están bien definidos, podemos encontrarnos con muchas adaptaciones innecesarias, que solamente han representado una pérdida de recursos y tiempo para la empresa.
Finalmente, es indispensable que apliquemos una buena estrategia de control del proceso, si queremos asegurar la viabilidad de las personalizaciones del sistema de ERP elegido. Un comité de gestión del proyecto permitirá determinar si realmente es necesario pasar por todo este proceso, y cuáles son las políticas a aplicar para llevarlo a término con éxito.
En definitiva, podemos decir que el proceso de adaptación de un ERP pasa por conocer de manera muy concreta las necesidades de una empresa, y valorar si esta es la mejor manera de optimizar el sistema y conseguir los mejores resultados en el negocio. Muchas veces, soluciones no tan técnicas pueden darnos resultarnos igual de positivos.
Si te ha interesado este POST te invitamos a que leas también:
y si quieres conocer una herramienta de ERP:
Equipo DATADEC