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La reposición es una de las tareas fundamentales en un almacén pero curiosamente es una de las menos atendidas. En almacenes sin SGA-WMS ni siquiera suele tener un procedimiento medianamente estipulado y suele realizarse a golpe de necesidad. Esto provoca muchos y largos retrasos por tiempo indefinido en aquellas tareas posteriores a la reposición, normalmente el picking.
Además repercute de forma directa e inevitable en el nivel de servicio al cliente y en los plazos de servicio ya que se alargan innecesariamente. Imaginemos un operador de picking que trabaja sin SGA-WMS que llega a una ubicación que no contiene stock suficiente para atender una línea de su orden de picking, este operario debe detenerse y contactar con el reponedor o bien reponerse él mismo (esto depende del nivel de desorganización existente en el almacén carente de software).
En ambos casos un operario debe ponerse a buscar a vista, la referencia con la que reponer la ubicación vacía. Será muy complicado, si no imposible, respetar el FIFO, verificar fechas de caducidad, no reponer con productos bloqueados o no equivocarse con referencias diferentes pero que visualmente sean similares.
¿Cómo trabaja la reposición un SGA-WMS?
Lo primero que tendremos que definir es si deseamos realizar la reposición de forma aislada, es decir, si vamos a necesitar reponer en algún momento concreto del día como, por ejemplo: antes de empezar la jornada laboral o al terminarla, o bien si vamos a optar por la reposición continua que no es ni más ni menos que reponer cada ubicación cada vez que rebase un determinado nivel de stock mínimo. Podremos decidir que, en ciertas zonas del almacén, familias o ubicaciones, la reposición se realice de una forma y en otras de otra forma. Esto dependerá de nuestras necesidades organizativas, estructurales y de nivel servicio al cliente o puede depender del tipo de referencia que trabajemos y del espacio disponible en su ubicación a reponer.
Una vez configurado esto el SGA-WMS mirará (de forma continua, a una hora momento concreto o a una orden del usuario) cuántas ubicaciones necesitan reponerse, normalmente ubicaciones de picking pero pueden ser ubicaciones de producción que se abastezcan directamente del almacén. Una vez detectadas el software comprobará que tiene stock suficiente para realizar todas las reposiciones pendientes, elegirá las referencias que estén en mejor posición para realizar la reposición bien por cercanía, fecha de caducidad, etc., y empezará a crear y a asignar tareas de picking de reposición a los operarios que tengan esta tarea asignada o a los que en ese momento tengan menor carga de trabajo. Esto depende del SGA-WMS, del tipo de reposición utilizado y de la organización empresarial concreta donde el software esté trabajando.
Picking de reposición
Cuando hablamos de picking de reposición nos referimos a la tarea de coger los contenedores de las ubicaciones de almacenaje para su posterior traslado a las ubicaciones de picking para la realización de pedidos de cliente. El SGA-WMS indicará a cada operario qué contenedor debe coger y dónde lo debe depositar para que ninguna otra tarea se vea afectada y pueda realizarse de forma continua sin detenciones innecesarias de ningún proceso en marcha. Para ello realiza al mismo tiempo controles sobre las operaciones de salida en curso evitando interferencias.
Otra de las ventajas de la reposición controlada por un SGA-WMS es la capacidad para ejercer un control total sobre el tipo de stock con el que se debe reponer en cada momento. Por ejemplo: normalmente el SGA-WMS por defecto repondrá siempre que el nivel de stock en la ubicación sea menor que el nivel de stock mínimo en dicha ubicación. Pero además el software puede anticiparse porque también tendrá en cuenta las órdenes de picking o de salida en curso que recaigan sobre dicha ubicación de manera que ordenará las tareas de picking para que puedan realizarse primero aquellas que se puedan ejecutar con el stock actual de la ubicación, luego intercalará la reposición y después volverá a dar órdenes de salida o picking a los operarios. De esta forma no se solapan ni se molestan entre ellos y además el trabajo no se detiene en ninguna fase. Si la capacidad de la ubicación lo permite el SGA-WMS puede anticiparse mucho más, ordenando la reposición antes de lanzar y asignar las órdenes de salida.
El software siempre controlará las fechas de entrada o caducidad de manera que siempre respetará el FIFO a menos que tenga como prioridad la caducidad. En cualquier caso evita al 100% los errores de este tipo. Tampoco repondrá con contenedores bloqueados sea por el motivo que sea ni realizará tareas de reposición en ubicaciones, pasillos, estanterías etc., que hayamos definido como no aptas para reposición. Es decir, repondrá ubicaciones de picking con ubicaciones de almacenaje pero nunca realizará movimientos absurdos de reposición entre ubicaciones destinadas al almacenaje, aunque por su posición pudieran parecer de picking, me refiero a aquellas que siendo de almacenaje puedan estar a nivel del suelo o insertadas dentro de una zona de picking.
Al controlar las fechas de caducidad, además de respetarlas nunca repondrá con artículos caducados. Si hay ciertos contenedores o palés asignados a ciertos clientes o a ciertas tareas, los excluirá del cálculo de tareas de reposiciones. Igualmente excluirá ubicaciones, estanterías, pasillos, familias, referencias, etc., que hayan sido bloqueadas por el motivo que sea.
Desde nuestro panel de mando podremos decidir reservar ciertos artículos que consideramos que no deben servirse en un momento concreto y el software los excluirá de las operaciones de reposición durante dicho período de tiempo. De igual forma evitará reponer con artículos que hayamos ordenado reservar para cierto cliente prioritario. Ciertos softwares permiten incluso priorizar determinados packagings de artículos que deben servirse primero por formar parte por ejemplo de una promoción puntual. De esta manera el software servirá y repondrá primero el producto que mantenga estas características concretas respetando el FIFO dentro de esta determinada presentación del artículo hasta agotarlo. Una vez finalizada la promoción, si tenemos stock sobrante lo bloqueará y continuará reponiendo producto no promocional retomando el FIFO general considerado normalmente para dicha referencia.
Como siempre el control exhaustivo que el SGA-WMS nos permite mantener sobre nuestro stock es nuestra mejor herramienta para nuestra propia mejora continua y por extensión para ofrecer un servicio cada vez más preciso y eficaz a nuestros clientes con el mínimo número de recursos necesarios al máximo nivel de eficiencia.
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