Desde el inicio de la actividad industrial se han desarrollado distintos sistemas de planificación, con el objeto de optimizar costes, procesos y resultados. Con el surgimiento de la informática y su evolución, se hizo posible el análisis de grandes cantidades de datos de forma rápida y económica. Análisis cuyos resultados proporcionan múltiples claves para planificar la producción, y descubrir qué mejoras pueden ser aplicadas en cada uno de sus aspectos.
Los primeros programas informáticos orientados a la mejora de los procesos industriales de planificación se denominaban MRP (material requirements planning), y se centraban en conseguir tres objetivos:
- Asegurar la disponibilidad de materias primas para la producción, así como de productos ya manufacturados dispuestos para ser entregados a los clientes.
- Mantener lo más bajo posible los niveles de materias primas y productos manufacturados almacenados.
- Planificar las actividades de manufactura, calendarios de entrega y adquisiciones.
La primera empresa en utilizar un MRP, tal y como hoy lo conocemos, fue Black & Decker en 1964. La expansión del sistema fue enorme, y en 1975 ya lo utilizaban 700 compañías, número que aumentó hasta 8.000 en 1981.
Dos años más tarde, en 1983, el MRP evolucionó al MRP II (manufacturing resource planning), que integra en el sistema de planificación a otras áreas además de la de producción: administración, comerciales, ventas, planificación financiera, control de contratos, distribución de tiendas, etc.
La aparición del software de planificación de producción
A pesar de que los sistemas MRP y MRP II siguen siendo utilizados, en los años 90 surge una evolución que es denominada ERP (enterprise resource planning), término utilizado por primera vez por la consultora Garner Group. En este nuevo sistema se tienen en cuenta los nuevos procesos de fabricación en los que participan terminales informáticos y todos los datos que generan, además de la posibilidad de recibirlos y tratarlos en tiempo real. Los ERP se estructuran en módulos de forma integrada, los cuales incluyen diferentes funciones.
Además de módulos que gestionan la producción, integrando las funcionalidades de MRP y MRP II, se incluye la gestión de la relación con el cliente mediante los CRM (customer relationship management). Posteriormente y con el avance de Internet y sus posibilidades, también se integra la relación directa con los proveedores, lo que se denomina SRM (supplier relationship management).
El último avance que han experimentado los ERP es la aparición de los MES (manufacturing execution system), que capturan en tiempo real toda la información y pueden controlar directamente los diversos procesos que ocurren en el lugar de producción. Se trata de un salto evolutivo a partir de los MRP, el cual ha sido posible gracias a la evolución tecnológica.
El sistema de control de producción del ERP en detalle
En todo ERP hay un módulo de control de producción que se encarga de gestionar la manufactura mediante órdenes de producción. Dichas órdenes, que pueden ser ajustadas y configuradas, indican la cantidad de producto que debe ser manufacturada y en qué momento, teniendo en cuenta todas las variables implicadas (tiempo necesario, disponibilidad de materias primas, demanda de producto real y estimada, entre otras).
Para poder llevar a cabo su trabajo, el módulo de producción está altamente interconectado con el resto de módulos del ERP, recibe datos de costes, proveedores, almacenes, ventas, etc. Gracias a esta integración, el módulo de producción nos ofrece las siguientes funcionalidades básicas:
- Planificación de la producción: Se trata de fabricar la cantidad adecuada en el momento oportuno. Para ello, se establece un plan de trabajo dependiendo de la cantidad de pedidos o de las ventas esperadas. Esta planificación debe considerar:
- Materiales disponibles o sus plazos de entrega.
- Número de trabajadores.
- Capacidad de producción de las máquinas y los empleados.
- Etc…
- Control de la producción: El control es fundamental para saber si se está cumpliendo con el programa anteriormente planificado. En esta etapa hay que supervisar las existencias, los proveedores, la maquinaria, etc…, teniendo en cuenta cada detalle del proceso de manufactura, línea de montaje y coste de materiales.
- Seguimiento de la producción: reflejan todos los datos generados por el proceso productivo, costes de producción, horas utilizadas y materiales, con el objetivo de mejorar dicho proceso en el futuro. El control de la producción no sería efectivo sin un seguimiento detallado de todos los procesos que forman parte de la misma. El seguimiento conlleva la necesidad de acceder a la información detallada, y en tiempo real, de todo lo que acontece en la empresa. Los datos recabados van conformando un retrato exhaustivo que indica si se cumplen los pasos establecidos en la planificación inicial.
- Subcontratación de la producción: gestiona todos los procesos de outsourcing que puedan estar implicados en la producción, ya sea aquellos planificados y habituales o casos inesperados como una avería o el desabastecimiento de una fábrica.
- Planificación de materiales: se encarga de emitir las órdenes de envío de materia prima desde los almacenes a las fábricas para cubrir sus necesidades, de autorizar el traslado de las mercancías ya manufacturadas hasta la superficie de venta, estimación de materia prima necesaria en un futuro, etc.
Para poder realizar estas funciones, se utilizan diversos algoritmos que, en función de todas y cada una de las variables implicadas, son capaces de optimizar la planificación del proceso de producción. Mediante estos algoritmos, el ERP puede reducir los costes, anticipar fechas de entrega, realizar estimaciones de la demanda de producto, así como prevenir los posibles retrasos, tomando en cuenta los procesos que pueden causarlos y aplicando medidas para evitarlos.
Los ERP incluyen potentes motores de análisis de datos que encauzan el enorme flujo de información que arroja un proceso de producción industrial y permiten filtrarlo y analizarlo para así extraer el valor añadido que en él se contiene. Una vez tenemos los datos podemos obtener conclusiones que nos llevan a aplicar cambios, es decir, decisiones encaminadas a mejorar los procedimientos.
Conclusiones
Un buen software de gestión actúa como un observador externo y objetivo, que analiza la realidad de la empresa y nos la muestra en su conjunto. Así podemos ver los puntos débiles, las fortalezas, y focalizar nuestra atención en las posibles áreas de mejora. La planificación de la producción se ha convertido en un aspecto muy complejo de la gestión empresarial y, a su vez, los clientes son cada vez más exigentes.
Un ERP de producción tiene, precisamente, la función de gestionar la empresa de manera integral. Para ello, captura la información de todos los departamentos, agilizando los procesos y permitiendo la toma de decisiones con datos obtenidos en tiempo real.
El software de gestión de producción del ERP planifica los recursos de la empresa, optimiza los reaprovisonamientos manteniendo niveles de stock razonables y ayuda a reducir los costes. Las herramientas que dispone permiten que los distintos departamentos se encuentren conectados, creando una base de datos unificada que integra el proceso de producción en un único sistema: contabilidad, finanzas, ventas, producción, recursos humanos, etc.
Por último, la globalización ha fomentado la competencia y la aparición de nuevos actores en cualquier parte del mundo, muchos de ellos curtidos en mercados muy avanzados y en constante proceso de evolución. En estas condiciones, el contar con la asistencia de un software que nos facilite claves para planificar la producción, es algo casi imprescindible si queremos competir de forma eficaz.
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