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    24 Oct 2017

    ¿Estás preparado para la factura electrónica europea?

    Por: Nas Hajari

    ¿ESTÁS PREPARADO PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA EUROPEA?

    Definición de factura electrónica como resultado de la DIRECTIVA 2014/55/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de abril 2014, relativa a la factura electrónica en la contratación pública.

     

    “LA FACTURA ELECTRÓNICA ES UNA FACTURA EMITIDA, TRANSMITIDA Y RECIBIDA EN UN FORMATO ELECTRÓNICO ESTRUCTURADO QUE PERMITE SU TRATAMIENTO AUTOMATIZADO Y ELECTRÓNICO.”

    Un nuevo modelo de facturación electrónica común se hizo efectivo en mayo de 2017 y será aplicable en 2018 dentro de la Unión Europea. La legislación desarrollada sobre la Factura electrónica europea está en línea con la famosa “Agenda Digital para Europa”. Implica que los distintos países comunitarios deberán realizar las modificaciones necesarias para ajustarse al próximo estándar de la norma europea. Corresponderá a cada país decidir los detalles de dicha coexistencia, a modo de periodo de transición, dentro de los plazos.

    Los Estados miembros de la Unión Europea deberán implantar la factura electrónica europea entre el Sector Público y sus proveedores antes del 27 de noviembre de 2018.

    Ante la proximidad de la obligatoriedad, algunos países se han anticipado a la fecha y ya están implantando progresivamente la facturación electrónica B2G (Business To Government) con los proveedores de las administraciones públicas.

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    Ventajas del nuevo sistema

    El Comité Europeo de Normalización (CEN) trabaja sobre una estandarización de la factura electrónica europea. Aunque el proceso de estandarización está puesto en marcha, no será un trabajo fácil ya que deben tenerse en cuenta las particularidades contables y fiscales de países muy distintos. Pero es un proceso que vale la pena desarrollar.

    • La Factura electrónica elimina los riesgos relacionados con el uso del papel:
      • No hay riesgo de pérdida o deterioro  
      • No fotocopias (evitar fraude)
      • Mayor control y facilita su seguimiento
      • Agilización en su tramitación
    • La Directiva 2014/55/UE pretende facilitar las relaciones comerciales transfronterizas a través de la creación de un estándar común que sea interoperable, que garantizará la uniformidad de la información presentada y transferida a la autoridades europeas.
    • Dado que la facturación electrónica permite a las empresas reducir costes y ser más competitivas, se espera un ahorro económico que podría alcanzar los 2.3 billones de euros para las empresas, una vez que la factura electrónica se haya masificado en toda la Unión Europea.
    • Asimismo, la nueva ley pretende ayudar a las pequeñas y medianas empresas que tienen dificultad al pagar el IVA a las autoridades competentes antes de haber recibido ellas mismas el abono. Por ello resulta oportuno ofrecer a las empresas la opción de declarar el IVA a través del régimen de contabilidad de caja que permitirá al proveedor abonar o establecer su derecho a deducción del IVA a la autoridad competente cuando reciba o realice el pago por una entrega o prestación.
    • El objetivo primordial de la nueva ley es el de romper las barreras y reducir las cargas y obstáculos existentes, que limitan el desarrollo comercial y fiscal de la Unión Europea.

    Es importante tener presente que los objetivos de la presente Directiva en relación con la simplificación, modernización y armonización de las normas de facturación electrónica no podrán jamás realizarse de manera independiente e individual y, por consiguiente, solo podrá lograrse a nivel de la Unión. Los cambios a nivel de la Unión son necesarios para sobrevivir en este mundo globalizado.

     
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    Características Obligatorias

    Aunque el formato que será utilizado a nivel Europeo no está claro aún, los países de la unión comparten opiniones sobre ciertas características que obligatoriamente debe cumplir la Factura Electrónica Europea. Aquí les presentamos alguna de ellas:

    • La igualdad de trato: Los derechos, las obligaciones y la intensidad de control de los sujetos pasivos que expidan una factura electrónica deben ser iguales a las de un sujeto pasivo que expida sus facturas en papel.
    • La Factura Electrónica Europea debe ser tecnológicamente neutra, ya que su implantación a nivel europeo debe permitir el desarrollo de sistemas informáticos de facturación electrónica prácticos, intuitivos, flexibles y rentables.
    • Deben reflejar operaciones y transacciones reales y se debe garantizar por tanto su autenticidad, integridad y legibilidad.
      • La autenticidad e integridad de las facturas electrónicas puede garantizarse también mediante la utilización de determinadas tecnologías existentes, tales como el intercambio electrónico de datos (EDI) y los sistemas avanzados de firma electrónica basadas en un certificado reconocido que identifique a la persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica, a través de su razón social y número de identificación fiscal.
      • No obstante, puesto que existen otras tecnologías, no debe exigirse a los sujetos pasivos la utilización de una tecnología específica de facturación electrónica.
    • Debe ser compatible con los estándares internacionales de facturación electrónica.
    • Debe estar de acuerdo con la normativa europea sobre la protección de los datos personales.
    • Debe estar acorde con la Directiva 2006/112/CE.
    • Debe ser capaz de utilizarse en las transacciones comerciales entre empresas.
    • Deberá tener un formato estructurado: es un documento digital del que se pueden extraer los datos, a diferencia del formato pdf que es prácticamente una imagen.

    ¿Qué necesitamos?

    Falta muy poco para la puesta en marcha de la ley de la factura electrónica europea, pero ¿Qué podemos hacer si aún no tenemos un formato predefinido? ¿Cómo podemos prepararnos?.

    Soluciones informáticas para la factura electrónica europea.

    Cómo regla general las facturas electrónicas tienden a tramitarse a través de una plataforma de factura electrónica o solución informática que sirven para generar y leer ficheros de intercambio seguros garantizando la autenticidad, legibilidad e integridad de su contenido, Jjunto a una firma digital avanzada, darán lugar a una factura electrónica con plena validez jurídica.

    Estas plataformas y soluciones informáticas funcionan como Web Services encargados de la transferencia fluida de las facturas electrónicas y de la comunicación de su estado y resultado de validación.  

    Las empresas deben empezar a familiarizarse con los sistemas informáticos disponibles en el mercado, conocer muy bien los procesos de creación, firma y envío de las facturas electrónicas y analizar las mejores opciones para adaptarse a la nueva ley, todo esto les permitirá evitar costes elevados de una adaptación ineficaz.

    La decisión de los pasos que se tomarán para preparar a las empresas que estarán afectadas por la nueva ley recae en cada miembro de la Unión Europea. Las empresas por su parte pueden anticiparse a la obligación al adaptarse eficientemente a las leyes sobre la factura electrónica impuestas a nivel nacional, deben llegar a controlar los sistemas y acostumbrarse a su funcionamiento, para poder disfrutar completamente de los beneficios que ofrecerá la factura electrónica europea.

    En este mundo digitalizado y globalizado, es difícil lograr el éxito con los procesos actualmente presentes en nuestras países, se necesitan leyes no solo nacionales pero a nivel de la Unión Europea. Las empresas deben estar preparadas para sobrevivir y enfrentar a la competencia intensa presente en el mundo, no podemos quedarnos atrás. Debemos no solo cumplir con una obligación, si no también anticiparnos a una necesidad.


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    Escrito por: Nas Hajari

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