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    BLOG | ERP Cloud, SGA y Software de Gestión

    21 Sep 2020

    EXTENSIÓN DE TU SISTEMA ERP PARA INTEGRAR A TUS PROVEEDOREES

    Por: Juan Cisneros, equipo DATADEC

    extension erp para integrar proveedoresDesarrollo e integración de proveedores son dos estrategias que van íntimamente unidas. La interconexión entre fabricantes, distribuidores y todo tipo de empresas en general con sus respectivos proveedores mejora la eficiencia y la competitividad de sus cadenas de suministro. 

    Administrar adecuadamente la gestión con los proveedores no es una tarea simple, requiere de mucha planificación y de una programación exhaustiva. No es algo que se consiga de la noche a la mañana y por supuesto va a necesitar un cambio a nivel tecnológico. Deberemos adoptar nuevas tecnologías que nos permitan emprender esta ardua tarea con eficacia y criterios medibles y mantenerla así a largo plazo realizando el debido seguimiento. 

    Si vamos a cambiar las relaciones con nuestros proveedores de manera que queden integradas en nuestro sistema logístico e informático, lo primero de lo que debemos ser conscientes es de que vamos a tener que realizar cambios o extensiones en nuestro ERP. Evidentemente, cambiar las relaciones con nuestros proveedores debe llevar consigo cambios en nuestro sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) sobre todo para gestionar adecuadamente esas relaciones. No existe una fórmula estándar de qué es lo que debemos o vamos a cambiar dado que esto depende del tipo de relación que tengamos actualmente con nuestros proveedores y cómo la estamos gestionando, es decir, depende de nuestro punto de partida.

    Entonces ¿Qué significa esto a nivel práctico del día a día? Significa que debemos manejar e intercambiar gran cantidad y variedad de KPI’s que probablemente ya estemos recopilando, pero de los que no estemos sacando el rendimiento adecuado. Por tanto, nuestro sistema informático, nuestro ERP, debe adaptarse para poder darnos una nueva perspectiva basada en esos datos y que, además, resulte de utilidad.

    Para entenderlo mejor partamos de los beneficios que tiene integrar a nuestros proveedores en un sistema que se entienda ya que, estos beneficios desvelarán las partes que debemos cambiar o ampliar para lograrlos.

     

    Beneficios de la integración con nuestros proveedores

     

    • Mejora de la evaluación de proveedores potenciales y actuales

    Evaluar a nuestros proveedores es uno de los procesos de la integración que primero debemos abordar. Establecer un ranking entre nuestros proveedores actuales cambiará la visión que tenemos de estos. Grado de cumplimiento en las entregas, calidad de lo entregado, capacidad para entregar lo que ofrece, tiempo de respuesta ante imprevistos, plazo medio de entrega, errores, porcentaje de reclamaciones, etc. son criterios que establece cada empresa en base a aquellos aspectos de sus proveedores que le aportan valor. Pero en paralelo, nuestro ERP debe recopilar y manejar los datos para calcular cada indicador en base al trabajo diario con dichos proveedores y ofrecernos un resultado actualizado en tiempo real de su evaluación, de su posición en el ranking, alertándonos de cambios de posicionamiento, grado de cumplimiento, rendimientos, etc.

    Esta nueva capacidad de nuestro ERP además nos será útil a la hora de evaluar de la misma forma, es decir, con criterios numéricos, a los proveedores potenciales.

    Si te interesa este tema, seguramente te podrá ser útil nuestro ebook sobre   "Los errores mas habituales al seleccionar un sistema de gestion ERP"

    • Agilidad en las comunicaciones

    Existen herramientas ERP que son capaces de automatizar todo tipo de tareas administrativas que deben realizarse con el proveedor. Nos referimos a la digitalización de entrada de facturas, el tratamiento de las devoluciones, trámites de pedidos, albaranes e incluso los pagos gracias a conexiones directas con los bancos.

    Sin este tipo de herramientas el sistema de intercambio de información resulta farragoso, lento y arcaico, en algunos casos debiendo pasar por largos procesos como el cambio de formato, escaneo de papel, enviar correos que esperan respuesta, etc.

    Concretando algo más, pensemos

    que con un ERP en la nube nuestro proveedor puede conectarse directamente a parte de nuestro ERP y conformar su albarán directamente en nuestra base de datos. Estaremos informados inmediatamente de a qué pedido corresponde su envío, fecha de entrega, fecha de salida del proveedor, referencias contenidas, etc. todos aquellos datos que consideremos que el proveedor debe introducir antes de su envío. Otra opción es que nuestro ERP utilice el intercambio electrónico de datos para comunicarse con el sistema del proveedor, en ese caso ambos deben estar preparados para ello.

    En cualquier caso, integrar de esta forma los trámites con nuestros proveedores supondrá cambiar o crear una extensión del ERP para soportarla.

     

    • Eliminación de duplicidades en procesos (p.ej. doble control de calidad)

    Este intercambio electrónico de datos traerá consigo un sinfín de beneficios y mejoras del rendimiento considerables entre los que destacan la eliminación de algunas duplicidades como el doble control de calidad, es decir, el que ejerce el proveedor sobre su producto y el que realizamos nosotros sobre el mismo producto a su llegada a nuestras instalaciones.

    Dado que día a día recopilamos datos acerca del control de calidad de producto de nuestro proveedor, estableciendo, en un tanto por ciento de piezas sin defectos, podemos observar su grado de cumplimiento y en los casos de cumplimientos aceptables, dejar este proceso en manos del proveedor en exclusiva.

    Nuestro ERP puede seguir llevando un seguimiento de la calidad basándose por ejemplo en el número de piezas desechadas en producción, o en el número de reclamaciones, etc. para controlar si el porcentaje de piezas sin defectos se mantiene, mejora o empeora.

     

    • Reducción de stocks

    Si nuestro ERP tiene la visión de nuestros niveles de stock, el ritmo de salidas por ventas y conoce el tiempo de respuesta de nuestro proveedor, puede mantener nuestros niveles de stock a niveles realmente bajos sin mermar por ello el nivel de servicio al cliente. La comunicación abierta y fluida, y los datos de entrega conocidos, permiten mantener en nuestras instalaciones el stock adecuado para nuestra demanda, dejando en manos del proveedor la tarea de reponerlos a tiempo.

     

    • Eficiencia en las negociaciones

    El grado de conocimiento de nuestro proveedor que tendremos gracias a una extensión del ERP que nos permita su integración, es tal, que podemos incluso llegar a saber más datos de sus capacidades de las que él mismo posee.

    Podemos utilizar esta información en nuestras negociaciones para beneficio mutuo, lograr mejoras en la calidad de producto, mejoras del tiempo de respuesta, podemos hacerle partícipe en ciertos procesos del desarrollo de producto. Podemos emprender acciones que supongan un menor coste logístico (como reducción de plazos de entrega o de stocks como hemos comentado) y todo ello partiendo de una base sólida basada en indicadores que nuestro ERP es capaz de recopilar.

    Además, podremos abordar proyectos conjuntos que impliquen el uso de nuevas tecnologías que aceleren el tiempo de comercialización, la personalización de productos o establecer un canal de venta online, ya que tendremos un ERP preparado para ello.

     

    Conclusiones

    Desde el punto de vista de sistema que soporta la función logística, integrar a los proveedores normalmente va a traducirse en cambios en el sistema ERP que básicamente amplían el tipo de datos recopilados, la forma en que se recopilan y el cómo se procesan y se muestran para que se transformen en información útil.

    Administrar los proveedores y más si son numerosos no es una tarea simple y hay que realizarla adecuadamente si deseamos obtener algún beneficio de ella. Lograr una cadena de suministro integrada nos reportará innumerables ventajas competitivas.

    Ventajas como tener la capacidad de poder elegir a nuestros proveedores con absoluta diligencia lo que evitará problemas en el futuro ya que seremos capaces de prevenir su capacidad de adaptación a nuestros requerimientos, su histórico de cumplimientos, capacidad de respuesta, nivel tecnológico, grado de especialización, si tiene capacidad de mejora en sus procesos, si tiene capacidad de agilizar sus comunicaciones, etc. Tener una visibilidad total por ambas partes permite trabajar en conjunto para abordar los procesos o elementos que deben mejorarse.

    No nos engañemos, los cambios en el software son sólo la punta del iceberg, el uso y las gestiones que realicemos en base a ellos suponen el grueso del trabajo. Pero sin esos cambios, sin ese nuevo tratamiento de los datos, resultará imposible iniciar y manejar adecuadamente todo ese volumen de trabajo y mucho menos, sacar rendimiento del mismo.

     

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    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

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