Categorías del Blog

    Si deseas consultar un artículo de un tema o categoría concreta entra en: Categorías del BLOG DATADEC.

     

    Subscríbete a nuestro Blog

    Si te parecen interesantes los contenidos de nuestro Blog, puedes subscribirte gratuitamente y te enviaremos todas las novedades que publiquemos.

    ¿Te ha gustado? Puedes compartirlo en tu red social favorita. ¡Gracias!


    También puedes agregar nuestro blog a tu Feed de RSS para mantenerte informado.

    05 Mar 2014

    Factura electrónica: avance y ahorro

    factura electronica

    Photo by Lex Photography from Pexels

    El mundo cambia constantemente, los mercados y las empresas con él. Estos cambios se producen cada día a mayor velocidad y la clave para poder ‘seguir el ritmo’ radica en la forma de comunicarse entre todos los agentes que tienen cualquier tipo de relación o contacto con las empresas (llamados stakeholders en su versión anglosajona como son otras empresas, proveedores, gobiernos, instituciones, clientes, etc.) ha cambiado, madurado y mejorado.

    Con esto surgen nuevas necesidades y en el Siglo XXI el principal objetivo de las empresas es ahorrar costes y tiempo para tomar rápidamente decisiones productivas y poder ejecutarlas en el menor tiempo posible para, finalmente, incrementar los beneficios.

    Uno de los grandes obstáculos para que este proceso pueda llevarse a cabo es la burocracia, ‘el papeleo’. Gracias, una vez más, a las nuevas tecnologías de la información y comunicación podemos poner solución a este tipo de trabas gracias a la factura electrónica (o efactura)

    Estamos ante un nuevo avance TIC que motiva la revolución en la administración empresarial, organizacional e institucional: la factura electrónica. Se trata de la inclusión de un código (la firma electrónica avanzada) emitido por una autoridad de certificación reconocida por la Agencia Tributaria e intransferible, en el documento a firmar (normalmente una factura) que adquiere la misma validez fiscal y jurídica que los firmadas en papel.

    Digo avance porque el grado de penetración en España es todavía muy bajo aunque, junto a los países nórdicos, es uno de los líderes en el uso de la factura electrónica de la Unión Europea que tiene un plan para impulsar el uso de la misma y crear un mercado único digital.

    Se prevé que las facturas enviadas electrónicamente por empresas y administraciones europeas aumentarán un 30% este año con respecto al 2011, pero aun así la penetración sigue siendo baja. Ricoh Europa anuncia que si todas las administraciones públicas españolas empleasen la factura electrónica, se reduciría el déficit en 1.800 millones de euros al año.

    Con el uso de la facturación electrónica, además del evidente ahorro en costes administrativos, también podemos obtener un sinfín de ventajas como favorecer la agilidad en la administración, tanto pública como en empresas privadas; disminuir los errores producidos por despistes y errores humanos, por lo tanto pérdidas de tiempo. Además de mejorar la eficiencia, agilizar el cobro de las facturas, favorecer al ahorro en material de oficina, tanto del papel como del espacio físico que ocupan; también permite la accesibilidad al histórico de facturas, siempre disponible para consultar…

    Pero para poder disfrutar íntegramente de las ventajas que ofrece la facturación electrónica, propongo el proceso natural que debería seguir una factura para maximizar los beneficios que ofrece:

     

    factura electronica

    En primer lugar una herramienta que permita la digitalización o escaneo, imprescindible para poder convertir la factura en una imagen para firmar y guardar en un repositorio documental. Además de la integración con cualquier ERP y el paso opcional de aprobación de las facturas que permitiría el trámite de las de proveedores especiales, es decir, todos aquellos cuyo procedimiento no pertenece al de albarán – factura.

    Para poder realizar este proceso aprovechando al máximo los avances tecnológicos será necesario contar con tecnología Cloud Computing, o ‘la nube’, que favorecerá al uso, sin límites horarios y físicos, de herramientas que permiten la digitalización, firma, custodia y gestión de facturas.

    Esto hace que surjan nuevas medidas de seguridad para los usuarios de este tipo de herramientas de gestión de información sensible. Medidas relacionadas con las normativas de seguridad, protección de datos, la importancia de saber dónde está guardada la información, quién los protege, cuáles son los riesgos. En resumen, cómo funciona la nube, un data center, qué es físicamente y cuáles son sus riesgos e inconvenientes que expondré en próximas publicaciones de este blog.

     

    Guía gratis de la factura electrónica

     

    Rocío Guijarro Tormo
    Equipo DATADEC

    Escrito por: Rocio Guijarro

    Temas relacionados:. Administracion y Finanzas

    El maletín del comercial del siglo XXI La importancia del entorno empresarial en la capacidad de crecimiento