10 FORMAS DE MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD EN EL ALMACENAJE DE MERCANCÍAS

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Cuando hablamos de mejorar la productividad del almacenaje no sólo hablamos de aumentar la eficiencia en lo que respecta al almacenaje en sí. Todo lo que hagamos para mejorar la eficiencia en el proceso de almacenaje, repercutirá en la productividad de otros procesos previos y posteriores como el picking o la reposición.

La misión principal del almacenaje es mantener las mercancías en perfectas condiciones de uso hasta que el cliente las demande. Pues para que la eficiencia de cada proceso sea máxima, además a esa misión habría que añadirle el hecho de que, las existencias, estén perfectamente controladas, localizadas y disponibles.

La correcta gestión de stocks tiene un impacto directo sobre la eficiencia y productividad en el almacenaje de mercancías encargándose precisamente de que cada referencia esté inventariada, es decir, en la cantidad que debe estar, que esté permanentemente localizada y constantemente disponible para nuestros clientes.

Queda claro que cuando hablamos de almacenaje no hablamos de un mero depósito de mercancías, sino de diversas acciones y procesos que nacen y mueren en él, y que deben ser gestionadas correctamente, para que la propuesta de valor del almacén aumente y forme parte de una actividad continuada rentable, que nos permita competir con la cadena de suministro.

Consideraciones importantes sobre el almacenaje de mercancias

Para poder mejorar la productividad en el almacenaje de mercancías debemos tener en cuenta lo siguiente:

• El grado de aprovechamiento del espacio disponible: el espacio tiene un coste y por tanto debemos aprovecharlo al máximo.
• La facilidad de acceso a cada referencia: que impacta directamente en los tiempos de ubicación des-ubicación y en los abastecimientos y reposiciones de procesos posteriores.
• Movimientos de referencias: que debemos reducir al máximo eligiendo la ubicación correcta y adecuada a la primera.
• Mantener un control estricto de la trazabilidad: para mantener un nivel de servicio excelente, controlar los tiempos, establecer indicadores, mantener una visibilidad total del stock, y su estado, y tener perfectamente localizadas todas las referencias, lo que nos facilitará mejorar la productividad de almacenamiento. Trazabilidad es control y control es capacidad de mejora del rendimiento lo que supone aumento de productividad. El caos o falta de control es la causa raíz de muchos de los mayores despilfarros de un almacén.
• Localización inmediata de cada referencia: para evitar viajes en vacío, tiempos muertos localizando referencias y errores de todo tipo que en definitiva resultan excesos y en consecuencia merman la productividad y cuestan dinero.
• Índice de rotación: que trataremos de elevar al máximo posible sin provocar roturas de stock, lo que supondría justo lo contrario a la productividad. La rotación tiene un impacto directo sobre los niveles de stock necesarios para trabajar y por tanto en la inversión financiera.
• Grado de ocupación: demasiadas ubicaciones vacías son un mal indicador del aprovechamiento y rendimiento de nuestras instalaciones exactamente igual que un exceso de ocupación, lo que provoca desorden y acumulación de mercancía en cualquier rincón imaginable.
  
  

¿Cómo mejorar la productividad del almacenaje?

A partir de aquí mejorar la productividad del almacenaje será cuestión de toma de decisiones que siempre serán diferentes para cada caso particular. Aún así hay líneas generales de actuación que cumplen este objetivo.

1. El diseño del layout del almacén debe orientarse a facilitar el acceso a cada referencia, con el menor número posible de desplazamientos y una rápida localización y recuperación de aquello que se necesita en cada momento. Una forma eficaz de diseñar el almacén para este fin es siguiendo el criterio del ABC/XYZ para la ubicación y distribución de las referencias en el almacén:

1. 1. Criterio 1: Los productos AX (mayor valor de inventario y poca variabilidad de la demanda) son los de mayor importancia monetaria para la empresa, normalmente suponen un 10% del total de referencias, pero un porcentaje muy elevado (40-50%) del valor total de las ventas. Centrando nuestros esfuerzos de negociación con proveedores y mejorando su distribución en planta, podemos asumir que serán los candidatos perfectos para seguir una política de JIT, bajos niveles de stock, altos índices de rotación, óptimo nivel de servicio y en consecuencia alta rentabilidad. La productividad del almacén puede mejorar notablemente sólo con una correcta gestión de estos artículos. Los artículos AX, BX y CX (todos con una (X) demanda estable y de valor alto(A), medio(B) y bajo(C)) deberían ocupar las mejores posiciones en planta con respecto al criterio de la productividad, es decir, con mejor accesibilidad, menor recorrido, cerca de las salidas o puntos de expedición, etc.
      
      
   2. Criterio 2: El ABC/XYZ puede servir únicamente al objetivo de facilitar los movimientos en planta de ciertas referencias, en ese caso el criterio ABC que seguiremos será el de priorizar la rotación. Será el número de líneas que se mueven por referencia el que marcará el criterio de distribución en el almacén independientemente de su valor económico (el 20% de las líneas suponen el 80% de movimientos). También podemos combinar ambas cuestiones, mayor movimiento con mayor valor, para obtener una nueva clasificació Cada compañía debe elegir el criterio o criterios (en un mismo almacén pueden combinarse varios) que más le convengan.
      
      
2. Agrupar los artículos según sus características: por ejemplo, los de mayor peso agrupados en las ubicaciones inferiores e incluso a nivel de suelo, artículos a granel juntos separados de los que se gestionan por unidad, los que vienen paletizados y con dimensiones estandarizadas, los de unidad de carga regular separados de los de mayor variabilidad, etc. La variabilidad es un obstáculo para mejorar la productividad. Si definimos una única forma de tratar una determinada característica de nuestras referencias (p.ej. las de mayor peso siempre a nivel del suelo/ las del proveedor XXX siempre a las estanterías dinámicas), aunque en sí mismas no se parezcan en nada unas con otras, habremos conseguido estandarizar una parte importante de su gestión gracias a un criterio definido y a una gestión uniforme (siempre la misma).
   
   
3. La localización de las referencias: el inventario debe localizarse rápidamente y sin errores. La localización rápida y ágil tiene efectos inmediatos y beneficiosos si se consigue y perniciosos si no se consigue sobre la productividad, ya que de ella depende la velocidad y rentabilidad de los procesos posteriores por ejemplo la reposición y el picking. Si perdemos tiempo localizando referencias, todo lo que viene después se transforma en esperas improductivas y si una vez localizadas, erramos el tiro confundiendo gato por liebre obtendremos desplazamientos extra, reprocesos y errores que pueden disminuir el nivel de servicio.
   
   
4. Densidad de almacenamiento: el espacio disponible es un recurso como otro cualquiera y tiene un coste, por tanto, cuanto mejor lo aprovechemos en sus tres dimensiones, mayor será la productividad del almacén ya que, a mayor densidad, podremos manejar más referencias en menos espacio.
   
   
5. Formatos de entrada y de salida que eviten al máximo la manipulación: Lo ideal es que la unidad de carga que entra sea la que sale. Compramos palés y servimos palés, esto es lo más productivo. Evidentemente esto no es posible siempre, a veces no es posible siquiera en la mayoría de nuestras referencias, pero debemos tratar, en la medida de nuestras posibilidades, que esta condición se cumpla al máximo posible. Una misma referencia puede requerir mucha más manipulación dependiendo del formato de embalaje que se utilice, por ejemplo, en ocasiones el embalaje es tan profundo y la referencia tan pequeña que las últimas unidades son casi inaccesibles y requieren soluciones drásticas que consumen gran cantidad de tiempo para solucionarlo.
   
   
6. Formatos de entrada listos para ubicar: al igual que en el punto anterior debemos tratar de que cada unidad de carga sea directamente la que quepa en la mayoría de nuestras ubicaciones aprovechando al máximo el espacio de cada una. Lo ideal es que esto ocurra el 100% de los casos, pero si no es posible debe ocurrir para la mayoría. Si nuestras ubicaciones están preparadas para recibir palés europeos de una altura máxima de un metro y medio para un peso máximo de mil quinientos kilos, todo lo que venga ajustado a estas dimensiones y pesos favorecerá la productividad, y todo aquello que incumpla requerirá manipulación o no aprovechará al máximo el espacio de cada ubicación lo que irá siempre en detrimento de la productividad.
   
   
7. Cross-docking: la diferencia de productividad de unas instalaciones preparadas para realizar este tipo de operaciones y las que no lo están, es notable ya que se evita directamente el almacenaje. Las operaciones de cross-docking ahorran gran cantidad de tiempo y recursos empleados en procesos físicos y administrativos innecesarios, ya que la mercancía fluye directamente hacia expediciones sin pasar por ninguna operación relacionada con el almacenamiento. Cuando el cross-docking no es viable (porque el sistema SGA existente no está preparado) la mercancía obligatoriamente debe ubicarse y desubicarse antes de transportarse al muelle de salida si no queremos perder trazabilidad. Algunos almacenes se ven obligados por esta causa, además, a realizar el picking, aunque sea solo de forma “virtual” (que no físicamente), es decir, administrativamente en el sistema SGA. Toda operación innecesaria no aporta valor, sí coste y por tanto no contribuye a mejorar la productividad.
   
   
8. Recuentos cíclicos: realizar conteos de inventario a intervalos regulares de tiempo durante todo el año, no solo acorta el tiempo empleado en el conteo físico anual evitando horas extra, reduciendo el tiempo de parada de la actividad y facilitando el conteo en sí, sino que gracias a ellos mantenemos el almacén mucho mejor organizado y controlado. Esto facilita su funcionamiento y mejora la productividad del almacén.
   
   
9. Uso regular de KPI’s o indicadores de desempeño: para ello será bueno disponer de un sistema SGA que resulta de vital importancia: porcentaje de ocupación del almacén, ocupación media por ubicación, listado de “días desde último movimiento” (para controlar la obsolescencia) por referencia o ubicación, zonas de mayor o menor movimiento en comparación con el ABC de referencias, tasa de entradas y de salidas, tiempos de reposición, índice de rotación por referencia, familia e incluso por ubicación. Toda información debe usarse para darle vida al almacén. El almacén es un organismo vivo que requiere atención y cambio constante y los indicadores son los que nos ayudarán a ajustar los recursos a las operaciones mejorando así progresivamente la productividad general del almacén.

10. Tecnología, automatización y software: evidentemente el uso de las nuevas tecnologías aplicadas al entorno del almacén facilita mucho las cosas. La información que recibimos de cada referencia es abundante y por tanto la visión de nuestras instalaciones es total. Esta y no otra es la clave para aplicar todas las medidas anteriormente descritas. Sin embargo, por sí misma la tecnología no lo resuelve todo. Procesos débiles y caóticos impiden la implantación tanto de un sistema SGA como de los automatismos. No se puede automatizar el caos ni implantar un software en un almacén desprovisto de procedimientos o que no tenga bien definidas sus necesidades de gestión.

Tanto los sistemas SGA como los automatismos como SCA (que trabajan gracias a ellos) posibilitan el aprovechamiento máximo del espacio disponible, garantizan la movilidad de cada referencia, permiten que toda la organización se adapte a cambios, imprevistos, fluctuaciones de la demanda, estacionalidades, programan recuentos cíclicos, tienen controlada cada referencia y sus movimientos, facilitan la negociación con proveedores, miden tiempos, cantidad de recursos, planifican, etc. en tiempo récord y sin aumentar el número de recursos necesarios.

Conclusiones

Mejorar la productividad en el almacenaje de mercancías es una cuestión importante. El espacio de almacenamiento posibilita la actividad en el resto de las áreas del propio almacén e influye en ellas de forma decisiva.

Una deficiente distribución de las mercancías ralentizará procesos de ubicación y extracción de referencias. El picking se verá afectado ya que su reposición se verá afectada. Los flujos de información y mercancías se pueden interrumpir en el almacenamiento. El espacio no puede despilfarrarse ya que tiene un coste y aprovechar el hueco disponible de cada ubicación impacta directamente en los indicadores de productividad de un almacén. Los tiempos de espera empleados en localizar o manipular cargas de difícil acceso son despilfarros de tiempo y recursos.

Controlar cada referencia redunda en una forma concreta de distribución y configuración del layout en planta. Esa distribución tiene su impacto en la localización y acceso, en los recursos que hacen falta para operar y para mantener los niveles de inventario, la fiabilidad es vital para que las operaciones se ejecuten con agilidad y para que el cliente no crea que va a recibir una determinada cantidad y finalmente reciba otra, o para que se lleve la sorpresa de haber recibido referencias diferentes a las solicitadas.

Rápido, bien y a la primera, ese es el objetivo. Precisión en las operaciones e indicadores del desempeño. Hacer visible nuestra realidad para tomarla como punto de partida y decidir el orden en que debemos mejorar, así como para poder medir el alcance exacto de cada progreso.

*Foto por aleksandarlittlewolf - www.freepik.es

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