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    17 Nov 2021

    LA GESTIÓN DE FACTURACIÓN MEJORA CON UN SOFTWARE ERP

    LA GESTIÓN DE FACTURACIÓN MEJORA CON UN SOFTWARE ERP

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    La gestión de facturación es la fase final del proceso de venta necesario para formalizar la transacción y crear los documentos de cobro, ya sea para cobrar al contado o a crédito. Por tanto, en general podemos decir que la elaboración y entrega de la factura es un proceso previo y requerido antes de formalizar y realizar el cobro (a excepción de los cobros anticipados). De aquí radica la gran importancia de este proceso al que muchas veces no le prestamos la suficiente atención por considerarlo un proceso simple y carente de riesgos, pero que en realidad, en caso de presentar problemas, se puede convertir en una de las pesadillas más importantes de una empresa porque tiene un efecto directo sobre la efectividad de los cobros.

    EBOOK GRATIS:  El Checklist que te ayudará a elegir ERP Ahora que tenemos claro la importancia del proceso de facturación por su influencia directa en el cobro de las ventas, es importante que reflexionemos sobre tres cuestiones:

    • Cuáles son los riesgos que podemos sufrir en el caso de que este proceso no resulte eficaz.
    • En qué situaciones es más fácil correr riesgos en este tipo de procesos de gestión.
    • Cómo podemos reducir los riesgos de incurrir en una situación no deseada en este sentido, aunque esto lo veremos en un próximo artículo.

    Antes de analizar cada una de estas cuestiones y, tal y como se ha comentado anteriormente, es importante destacar que este proceso de gestión es el último eslabón del proceso de ventas, por lo que es importante todo lo que pase antes de su ejecución, ya que puede afectar a su calidad y eficacia. Por este motivo, es importante que todo el proceso de ventas se encuentre integrado en un mismo sistema de información, lo que supone gestionar el proceso de facturación en el marco de un software ERP, que integra todas las gestiones involucradas de forma directa o indirecta. En este sentido podemos decir que el mejor software de facturación es el que contiene tu software ERP, ya que permite contemplar cualquier aspecto relacionado con este proceso.

    Posteriormente veremos que muchas de las soluciones o acciones para evitar riesgos indeseados se resuelven de una forma más eficaz gracias a las características que presentan un sistema ERP.

     

    Principales riesgos como consecuencia de una gestión de facturación ineficaz.

    Referirnos a una gestión de facturación ineficaz es similar a decir que dicho proceso tarda en completarse más tiempo del deseado con la calidad requerida. La consecuencia directa de un retraso en este sentido, tal y como se ha apuntado antes, es el retraso del cobro en la mayoría de los casos, al menos, por el mismo incremento del plazo consecuencia del retraso en el proceso de facturación, aunque en la práctica suele ser mucho mayor, ya que hay una práctica extendida en el mercado de ampliar el plazo de pago de una factura cuando se produce cualquier tipo de incidencia (aunque lógicamente esto dependerá de la capacidad de negociación de cada empresa).

    El retraso en el cobro de las facturas tiene unas consecuencias en la estructura de financiación de una empresa, ya que produce un incremento de las necesidades operativas de fondos, como podemos ver en el siguiente cuadro. 

    influencia nof

    Al final, este incremento de las necesidades operativas de fondos, como consecuencia de un incremento del predio medido de maduración financiero de la empresa, supone una mayor inversión en circulante necesario para el normal funcionamiento del negocio.

    Si este tipo de problemas son frecuentes y se consolidan como habituales, se deberían de financiar con fondos permanentes, lo que supone que tiene un efecto directo en la estructura financiera de la empresa.

    Situaciones que pueden inducir a sufrir problemas en los procesos de facturación.

    No todas las empresas, por sus características, se enfrentan a los mismos riesgos en los procesos de gestión de facturación. En general podemos decir que existirá un mayor riesgo cuando existan factores que pueden dificultar el proceso de cálculo de una factura como pueden ser:

    • Los relacionados con la definición clara de las condiciones de venta antes de la transacción. Este es un aspecto crítico ya que permite valorar todos los parámetros que deben intervenir en un proceso de cálculo de la factura. En este caso, ¿cuándo suele producirse una situación adversa?:
      • En empresas en las que se negocia unas condiciones base que deben repercutir al resto de productos. En este sentido, y a título de ejemplo, en el sector cementero es fácil negociar el precio de un cemento base junto a los complementos que puede llevar, de forma que la empresa debe calcular el precio de venta de todos los productos de acuerdo a su composición con relación al cemento base y complementos pactados. Este cálculo no será efectivo si no se pactan todos los complementos y tipos de cemento base diferentes, y esto provocará que no se puedan calcular correctamente algunos productos que se hayan podido servir.
      • En empresas en las que no existe una tarifa de precios general y todo hay que pactarlo expresamente.  En este caso, es difícil pactar previamente todos los elementos que pueden ser vendidos a un mismo cliente y, por tanto, es fácil que no dispongamos de algunos precios en el momento de la facturación.
      • En empresas que trabajan por obras o proyectos. En este caso es importante establecer distintas tarifas para un mismo cliente que se diferencien por el destino de la venta, es decir, por la asignación a un obra o proyecto específico. Es importante pactar siempre todas las condiciones en todas las obras o proyectos, y esto muchas veces no se produce, con las consiguientes implicaciones en el cálculo de la factura.
      • Etc…
    • Los relacionados con la disponibilidad de los albaranes de venta en el momento de la facturación. En este caso, ¿cuándo suele producirse una situación adversa?:
      • Cuando los albaranes de venta se generan por distintos centros de trabajo de una misma organización que cuenta con los procesos de facturación centralizados. Es importante importante el tiempo de disposición de los albaranes en las oficinas centrales. En ocasiones, este tipo de situaciones puede afectar a la totalidad del proceso de facturación de un mismo cliente, ya que según los pactos realizados, es posible que no se puede proceder al procesos de cálculo de las facturas hasta no disponer de la totalidad de los albaranes.
      • Cuando los albaranes de venta requieren un tratamiento administrativo específico, que no permite una validación masiva con la exclusión de las excepciones. Este caso es habitual en algunos sectores como por ejemplo el mobiliario, cuando la cantidad a facturar depende del material consumido en la instalación de un panel, o en los sectores en los que se producen ventas a granel, en los que la cantidad depende del peso del material descargado a granel, etc…
    • Los relacionados con hechos posteriores a la entrega del material que afectan a su cálculo. En este caso, a diferencia del punto anterior, los hechos que afectan al proceso  no son controlados directamente por la empresa que factura. En este caso, ¿cuándo suele producirse una situación adversa?:
      • En situaciones en las que hay que esperar un tiempo para validar la calidad de la entrega del material suministrado.
      • En situaciones en las que hay que esperar hasta la fecha de facturación para conocer el precio del material entregado. Esto es habitual en el caso de metales preciosos como la venta de oro, pescado (en función al precio de la lonja), pero también en el caso de commodities cuyo precio se indexa a algún índice de mercado.
      • En situaciones en las que hay que esperar un tiempo para validar que ha sido entregado el material vendido. Esto suele ser habitual en procesos de venta al extranjero cuando se vende en destino.
      • Cuando un proceso de facturación se vincula a la solución de otro proceso de facturación previo, como pueden ser el descuento de abonos de otras facturas no conformes, etc…

    Nuevo llamado a la acción

    *Vector de Abstracto creado por vectorjuice - www.freepik.es

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    Paco Ramírez Fominaya

    Escrito por: Paco Ramírez Fominaya

    Apasionado por la tecnología en la que ha desarrollado una parte muy importante de su experiencia profesional. Con una amplia formacion académica con distintos masters en prestigiosas escuelas de negocios y universidades.

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