KPIS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DE TU EMPRESA: GUÍA PARA DIRECTIVOS

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En el competitivo mundo empresarial actual, la productividad no es solo un objetivo deseado, es una necesidad imperante para la supervivencia y el crecimiento. Sin embargo, ¿cómo podemos saber si realmente estamos siendo productivos? ¿Cómo identificamos las áreas que necesitan un cambio? La respuesta está en los KPIs (Key Performance Indicators o Indicadores Clave de Rendimiento).

Para cualquier directivo (CEO, CFO, CTO o CPO), los KPIs actúan como la brújula que guía las decisiones estratégicas. No se trata solo de medir lo que sucede, sino de entender por qué sucede y cómo podemos intervenir. Este artículo es una guía exhaustiva para que los directivos aprendan a seleccionar, interpretar y utilizar los KPIs correctos para mejorar la productividad de su empresa, detectando oportunidades de crecimiento a corto y largo plazo.

Resumen del post:

   

La importancia de medir para mejorar la productividad empresarial

Las empresas más exitosas del mundo no operan por intuición. Lo hacen basándose en datos. Medir la productividad empresarial va más allá de contar las unidades producidas; implica evaluar la eficiencia de los procesos, la optimización de los recursos y el rendimiento del capital humano.

Como señala Peter Drucker, "lo que se mide, se mejora". Si no sabemos dónde estamos fallando, no podemos corregir el rumbo. La medición con KPIs nos permite:

• Identificar cuellos de botella: Detectar qué procesos ralentizan la operación. Medir el rendimiento de procesos críticos con precisión y objetividad.
• Tomar decisiones basadas en datos: Pasar de la conjetura o intuición a la acción informada.
• Fomentar una cultura de mejora continua: Involucrar a los equipos en la búsqueda de la eficiencia. Alinear a equipos operativos y estratégicos en torno a metas claras, facilitando la mejora continua
• Justificar inversiones: Demostrar el retorno de la inversión de nuevas tecnologías, como un ERP.

La mejora de la eficiencia de los procesos es un pilar fundamental, es el primer paso hacia una mayor productividad. Los KPIs nos ayudan a auditar cada fase de un proceso y a identificar oportunidades para reducir costes y tiempo.

En este post vamos a agrupar los KPIs según el horizonte temporal, de forma que clasificaremos:

• Corto plazo (0–12 meses): relativos mejoras rápidas para impactar en procesos urgentes.
• Largo plazo (>12 meses): relativos a una transformación sostenible y estratégica.

Cada horizonte temporal requiere métricas distintas, hay que enfocarse en indicadores que permitan evidenciar avance inmediato y cambios estructurales.

5 KPIs clave para la productividad a corto plazo

La mejora a corto plazo se centra en ajustes rápidos y tácticos que generan resultados visibles en poco tiempo. Estos KPIs son ideales para situaciones que requieren cambios rápidos para motivar a sus equipos y demostrar el valor de la optimización. Podemos destacar:

1. Índice de productividad laboral:
   • Definición: Mide la producción total por empleado en un periodo determinado.
   • Fórmula: Producción total / Número de empleados.
   • ¿Por qué es clave? Permite identificar rápidamente qué equipos o departamentos son más eficientes y replicar sus prácticas. Un aumento en este índice tras la implementación de una nueva herramienta (como un software de gestión documental) demuestra su efectividad de forma casi inmediata.
     
     
2. Tiempo del ciclo de producción (TCT - Total Cycle Time):
   • Definición: Es el tiempo que tarda un proceso de producción en completar una unidad de producto desde su inicio hasta su finalización. Es una métrica clave en la fabricación ajustada (Lean Manufacturing) que ayuda a medir la eficiencia y a identificar cuellos de botella.
   • Fórmula: Tiempo de producción / Unidades producidas.
   • ¿Por qué es clave? Es un indicador directo de la eficiencia operativa. Reducir el TCT significa producir más en menos tiempo, lo que se traduce en una mayor capacidad y un mejor servicio al cliente.
     
     
3. Tasa de defectos:
   • Definición: El porcentaje de productos defectuosos en relación con la producción total.
   • Fórmula: (Número de productos defectuosos / Producción total) * 100.
   • ¿Por qué es clave? La calidad está directamente ligada a la productividad. Cada producto defectuoso representa una pérdida de tiempo, material y dinero. Un post de referencia en nuestro blog sobre la importancia de la gestión de la calidad podría ser Gestión de Calidad y Gestión por Procesos.
     
     
4. Coste de producción por unidad:
   • Definición: El coste total de producir una sola unidad de un bien o servicio.
   • Fórmula: Costes totales de producción / Unidades producidas.
   • ¿Por qué es clave? Un menor coste por unidad impacta directamente en la rentabilidad, un KPI de gran interés para el CFO. El control de costes es un aspecto fundamental que cualquier ERP ayuda a gestionar de forma eficiente.
     
     
5. Tasa de uso de la capacidad:
   • Definición: Mide qué tan cerca está la producción de su capacidad máxima teórica.
   • Fórmula: (Producción real / Capacidad máxima teórica) * 100.
   • ¿Por qué es clave? Nos ayuda a identificar si estamos infrautilizando nuestros recursos (personal, maquinaria, etc.). Un KPI bajo es una señal clara de que hay oportunidades para optimizar procesos y redistribuir recursos.
     

KPIs estratégicos para una productividad a largo plazo

Las mejoras a largo plazo son transformaciones estructurales que requieren una visión estratégica y a menudo la implementación de tecnologías robustas.

1. Retorno de la inversión (ROI):
   • Definición: Mide la rentabilidad de una inversión en comparación con su coste.
     
   • Fórmula: ((Beneficio de la inversión - Coste de la inversión) / Coste de la inversión) * 100.
     
   • ¿Por qué es clave? Es un indicador clave con el que podremos medir la rentabilidad de una acción o estrategia. Su cálculo ayuda a determinar si una inversión ha generado beneficios y a comparar diferentes iniciativas de manera objetiva. A titulo de ejemplo, puedes ver ¿Cómo calcular el retorno de la inversión (ROI) del ERP?
     
     
2. Tiempo de ciclo de pedidos a efectivo:
   • Definición: El tiempo que transcurre desde que se recibe un pedido hasta que se cobra del cliente. Se trata de un proceso empresarial integral que engloba todos los pasos para cumplir con los pedidos de los clientes, desde el momento en el que un cliente realiza un pedido hasta el momento en el que la empresa recibe y registra el pago.
     
   • ¿Por qué es clave? Este KPI, fundamental para el CFO, mide la eficiencia de todo el ciclo de ventas. La automatización de la facturación y la gestión de pedidos con un ERP puede reducir drásticamente este tiempo, mejorando el flujo de caja de la empresa.
     
     
3. Tasa de retención de clientes:
   • Definición: El porcentaje de clientes que la empresa retiene durante un periodo de tiempo específico.
   • Fórmula: ((Número de clientes al final del periodo - Número de nuevos clientes) / Número de clientes al inicio del periodo) * 100.
   • ¿Por qué es clave? Los clientes satisfechos son la base de un crecimiento sostenible. Un aumento en la productividad (por ejemplo, con entregas más rápidas o un mejor servicio post-venta) impacta directamente en este KPI.
     
     
4. Tasa de satisfacción del empleado (eNPS):
   • Definición: Mide la probabilidad de que los empleados recomienden su lugar de trabajo.
   • Fórmula: Basado en encuestas de empleados.
   • ¿Por qué es clave? Los empleados felices son más productivos. Un ambiente de trabajo eficiente y la reducción del trabajo manual y repetitivo gracias a un ERP mejoran la satisfacción y, por ende, la productividad.
     
     
5. Costo de adquisición de clientes (CAC):
   • Definición: Mide el coste total de marketing y ventas para adquirir un nuevo cliente.
   • Fórmula: Costes totales de ventas y marketing / Número de nuevos clientes.
   • ¿Por qué es clave? Una mayor productividad en los equipos de ventas y marketing, impulsada por un CRM integrado en un ERP, puede reducir significativamente el CAC, mejorando la rentabilidad a largo plazo. Un artículo relacionado sería ¿Qué es un ERP y para qué sirve?.
     

Cómo un ERP se convierte en la herramienta clave para gestionar los KPIs

Para gestionar todos estos KPIs para mejorar la productividad de manera efectiva, las hojas de cálculo no son suficientes. Un software de gestión integral como un ERP (Enterprise Resource Planning) centraliza toda la información de la empresa, desde la producción hasta las finanzas y las ventas.

Un ERP no solo te permite calcular los KPIs, sino que también ofrece un cuadro de mando en tiempo real para visualizar los datos, detectar desviaciones y actuar de forma proactiva, ayudando a la toma de decisiones ágiles. Entre otra cosas nos permite:

• Automatizar la recopilación de datos: Elimina errores humanos y ahorra tiempo.
• Integrar toda la información: Permite una visión 360 grados de la empresa.
• Generar informes personalizados: Adapta los cuadros de mando a las necesidades de cada directivo (CEO, CFO, CTO, CPO).
• Simular escenarios: Ayuda a predecir el impacto de las decisiones.
  

Según un estudio de Panorama Consulting Solutions, "el 95% de las empresas que implementan un ERP reportan mejoras significativas en sus procesos de negocio". Esto valida la tesis de que la tecnología es un motor indispensable para la mejora de la productividad.

Conclusión: El camino a la productividad está en la medición

En resumen, los KPI son cruciales para las empresas porque ofrecen una visión objetiva del rendimiento, ayudan a tomar decisiones informadas, fomentan la alineación con los objetivos y promueven la mejora continua .

En particular los KPIs permiten:

• Medir el rendimiento: Los KPI permiten evaluar el progreso hacia los objetivos y metas establecidas, tanto a nivel general como en áreas específicas de la empresa. 
• La identificación de áreas de mejora: Al analizar los KPI, las empresas pueden identificar áreas donde el rendimiento es deficiente o donde se están presentando problemas, permitiendo tomar medidas correctivas. 
• Tomar de decisiones: Los KPI proporcionan datos objetivos y basados en evidencia, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas y operativas, permitiendo optimizar recursos y esfuerzos. 
• La alineación con objetivos: Los KPI ayudan a alinear los esfuerzos de todos los miembros de la organización con los objetivos generales de la empresa, promoviendo un enfoque común y la colaboración entre equipos. 
• La mejora continua: Al medir y analizar el rendimiento a través de los KPI, las empresas pueden implementar estrategias para optimizar procesos, mejorar la eficiencia y alcanzar mejores resultados de forma continua. 
• La transparencia y motivación: Los KPI pueden mejorar la transparencia dentro de la empresa, al hacer visible el progreso hacia los objetivos y fomentar la motivación de los empleados al ver los resultados de su trabajo
• La gestión de riesgos: Al monitorear los KPI, las empresas pueden identificar riesgos potenciales y tomar medidas preventivas para evitar problemas mayores.
  
  

*Imagen de storyset en Freepik

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