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Tendemos a prestar mayor atención a aquellos procesos de almacén que más cerca del cliente están. Con esta premisa común en nuestros almacenes, la recepción de materiales sale perdiendo. Este debería ser el primer error a evitar.
En almacenes de tamaño medio es frecuente la lucha contra las ineficiencias en el proceso de recepción de materiales. La falta de estandarización, especialización y/o tecnología suele ser la causa más frecuente.
El proceso de recepción de almacén debería ser el más importante porque tiene un gran impacto en la operativa de todos los procesos posteriores realizados en el almacén. Debería ser la zona mejor equipada, con más recursos y medios, herramientas como un sistema SGA, mejor comunicada y dirigida por personal capacitado. Un error en la recepción crea un efecto cascada que podemos pagar demasiado caro aguas abajo, tan abajo que puede llegar incluso a nuestros clientes.
La ausencia de estandarización y un flujo de información deficiente causan casi en exclusividad gran cantidad de los errores en la recepción de materiales, que día a día luchamos para tratar de evitar.
Tabla de contenidos:
Consideraciones para evitar cometer errores en la recepción de materiales en nuestro almacén.
1.- La recepción no comienza en nuestros almacenes.
La recepción de materiales comienza mucho antes, pero sus repercusiones impactan directamente en nuestro almacén. Debe existir un trabajo previo y constante que se cerciore un día tras otro de que el producto llegue en las condiciones adecuadas, en las cantidades correctas, el formato exigido, con las medidas y pesos permitidos, en el momento preciso, etiquetado en la forma adecuada.
Y no olvidemos a los transportistas. La forma de estiba de la mercancía es la causa de innumerables retrasos, incidencias o accidentes en el proceso de descarga, que nos vemos obligados a solventar.
2.- Proveedor interno y externo.
Hacer o no hacer distingos, he ahí el dilema. Debemos definir unos procedimientos para cada casuística. No todas las recepciones de materiales vienen de proveedores externos. Debemos decidir si los niveles de exigencia deben ser equiparables. No hay una respuesta válida para todas las empresas. A priori parece que, si exigimos a un externo un nivel de calidad y unidad de carga estandarizada, deberíamos exigir lo mismo a los internos, pero esto no siempre es tan categóricamente cierto o posible.
El secreto, sobre todo de cara a los proveedores internos, está en definir muy bien los límites de las funciones y los límites espaciales. Dónde empieza una zona y termina otra, qué espacios pertenecen a la interconexión entre departamentos y qué condiciones deben cumplirse siempre para que el siguiente paso fluya. Ser estrictos y rigurosos a este respecto repercute en procesos eficientes y de calidad sostenida en el tiempo.
3.- No gestionar proveedores.
Aunque la incidencia más frecuente en realidad sería la falta de conciencia de tener que hacerlo.
Todo proceso de recepción conlleva incidencias que debemos medir: recepción de bienes no solicitados, dañados o no aptos para la venta; recepción de información incompleta o repleta de inexactitudes; etiquetados equivocados o ilegibles para nuestros lectores de código de barras; unidades que vienen de más o de menos; unidades de carga no aptas que debemos reconfigurar, etc.
Es necesario que en la operativa de recepción todas estas incidencias, pasen a formar parte de los indicadores utilizados para el proceso de “evaluación de proveedores”. De esta forma podremos prevenir riesgos, evitar sobrecostes y valorar a nuestros proveedores con más información que únicamente el precio del producto.
4.- La incomunicación.
Esto hace referencia a la ausencia de comunicación en tiempo real entre departamentos. La comunicación fluida en el proceso de recepción de materiales evita o resuelve innumerables incidencias antes de que se conviertan en un problema.
“La incomunicación es el caldo de cultivo perfecto para el desarrollo de una cultura improductiva basada en: “la culpa siempre es de los demás”
5.- Cuenta, recuenta y vuelve a contar.
Y así hasta que el proceso deje de ser rentable. No es una exageración. La falta de medios tecnológicos resta agilidad al proceso de recepción de materiales y si restamos tecnología y agilidad, sumamos mano de obra. Cuando esto ocurre en un almacén, ocurre igualmente cuando recibimos materiales estratégicos de gran valor, que cuando se trata de productos donde el error, en cajas o unidades apenas llega a céntimos de euro.
6.- Escaparate horario en lugar de ventana horaria.
El caos horario de descargas prospera en demasiadas ocasiones por falta de dedicación. Es un asunto que requiere constancia, mucho esfuerzo y de resultados a largo plazo. Resultados muy positivos, pero para un departamento (almacén) que no es el que debe pelearlo (compras). Por eso se suele aparcar: se ha intentado alguna vez, pero con nuestros proveedores es imposible.
Una buena forma de enfocarlo es prometer (y cumplir) prioridad en la descarga a aquellos transportes que cumplan su horario. Esta deferencia suele ser bien recibida y estimula a las partes para invertir el esfuerzo necesario para conseguirlo.
7.- Falta de muelles o espacio de playa.
Muelles demasiado antiguos, a distinto nivel, de difícil maniobrabilidad, con playas excesivamente reducidas o directamente inexistentes, o al aire libre expuestos a los elementos comprometiendo la calidad de la mercancía o su embalaje.
Un rediseño del layout, cambiar los muelles de entrada por los de salida o compartir funciones en determinados horarios pueden resolver cuellos de botella o carencias de espacio, aunque sea de forma temporal.
8.- Permitir el picking antes que la propia recepción.
Ocurre casi exclusivamente con aquellos materiales clasificados como urgentes. Denota falta de procedimientos robustos y respaldados por Dirección. Si algo urge, almacén permite resignado, que se haga picking sobre la mercancía que aún está cotejando o por cotejar. Esto provocará problemas para compras ya que el origen de un descuadre es multicausal: o era un faltante real, o el material se ha retirado antes de que pueda ser cotejado con la documentación.
9.- Calidad desconcertante.
Frente a calidad concertada. La diferencia es quién asume los costes de su comprobación, si el que nos suministra o nosotros. Muchos almacenes asumen que la tarea de supervisión de la calidad de aquello que reciben les corresponde por el mero hecho de que “siempre se ha hecho así”. Pero la realidad es que la calidad debe “proporcionarse” junto al producto de forma continua y constante. Y debe ser extensiva a la unidad de carga que debe responder a nuestras exigencias de almacenamiento. Objetivo: descargar, etiquetar y listo, evitando así operaciones adicionales de desconsolidación, comprobación y recomposición que podrían evitarse y costearse.
Cuando salimos a cenar a un restaurante este concepto de calidad concertada lo asumimos de forma natural, no aceptaríamos tener que supervisar el producto de la cocina antes de ingerirlo, pero cuando se trata de un almacén nuestro criterio cambia. No debería ser así.
10.- Proceso de devolución interminable.
A veces tardan más nuestros propios procedimientos de devolución de mercancía equivocada o defectuosa que los del propio proveedor que las suministra. Una devolución no tiene beneficio para la empresa, no aporta ningún valor, luego cuanto menos tiempo lleve ejecutarla, mejor. Todo el tiempo que lo que nunca debió llegar permanezca en nuestras instalaciones es a nuestra costa. Facilitemos su salida exprés como si de lava ardiendo se tratara.
Conclusiones
La recepción de un almacén que aspire a ser eficiente debe contar con un proceso organizado y guiado por un sistema SGA que identifique, verifique y coteje sin género de dudas el material recibido con la referencia adecuada en la documentación.
Para poder hacer verificaciones eficientes en la recepción de materiales, debemos tener definidos unos estándares con los que poder comparar. Descripción, código, características del envase primario (tipo, medidas y peso), cómo debe ser el envase secundario (tipología por ejemplo si es caja, unidades por caja, medidas, peso) y finalmente cómo debe venir paletizado (número de capas, cajas por capa, su altura incluido el palé y su peso bruto).
Además, si tenemos o estamos pensando implantar un sistema SGA debemos saber que en ciertos casos la falta de algunos de estos datos es limitante, es decir, el sistema SGA detiene la operativa hasta que se informe. Lógico dado que se basa en estos datos para realizar los cálculos de las operaciones posteriores.
Orientando nuestros esfuerzos hacia el proceso de recepción obtendremos beneficios operativos muy visibles y a corto plazo en el resto de la instalación.
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