4 AUTOMATIZACIONES EN LA RECEPCIÓN DE MERCANCIAS DEL ALMACÉN

La primera de las operaciones físicas y documentales de un almacén es la recepción de mercancías. De hecho, es una de las más importantes ya que es donde le decimos a nuestro sistema ERP o WMS entre otras cosas, de dónde, cuándo y cómo ha llegado la mercancía solicitada, pero sobre todo le decimos qué y en qué cantidad ha llegado. Por tanto, un error en este proceso de recepción, por ejemplo, en la identificación, podría arrastrarse a lo largo de toda la cadena logística y llegar a repercutir en el cliente. Por eso ejecutarlo con garantías y seguridad es tan importante. Un error en la recepción repercute directamente en la calidad del servicio.

La recepción de mercancías hace efectivo el compromiso del proveedor de servir a su cliente todo aquello que ha solicitado en un pedido, en la calidad, lugar, tiempo y forma acordadas. Requiere planificación e implica movimiento de mercancías y flujo de información, así como innumerables tareas administrativas y operativas.

Podemos dividir el proceso de recepción en una serie de actividades que se ejecutan antes de la llegada de la mercancía, en la descarga en sí y finalmente las actividades que se ejecutan tras la descarga. Hemos destacado aquellas tareas que consumen gran cantidad de tiempo y recursos o que resultan críticas en el proceso.

Tareas o actividades antes de la llegada de la mercancía
Principalmente son tareas administrativas, normalmente consistentes en la recepción de los albaranes del proveedor y su gestión que incluye abrir correos electrónicos, consultar la documentación adjunta, comprobación de dicha documentación y su contenido para que esté en regla, aviso a los departamentos implicados y normalmente la conformación de los trámites informáticos que exija al respecto el sistema ERP, como dar de alta o validar el pre-albarán para que la entrada pueda ejecutarse después sin problemas.
Tareas o actividades de la descarga en sí que principalmente incluye:
1. Llegada del vehículo
2. Control de acceso (y pesaje si fuese necesario)
3. Asignación muelle
4. Posicionamiento
5. Cotejar documentación
6. Descarga (traslado de las unidades de carga a la playa de entradas)
7. Control visual básico del estado de la mercancía
8. Conformación documentos
9. Salida de vehículo

Y finalmente las acciones necesarias tras la descarga
1. Control exhaustivo de la mercancía: integridad, etc.
2. Cotejo de la realidad física con lo que reseña el albarán
3. Desenfardado y enfardado, acondicionamiento de la carga (no siempre se produce).
4. Entrada de la documentación en el sistema ERP/WMS
5. Gestión documental: normalmente envío a compras (ADMON).

En el marco de una estrategia general de automatización de los procesos de la empresa, podemos considerar la automatización de estas tareas críticas, o de alto consumo de recursos, como sigue:

1. Automatización de la gestión documental
2. Automatización de control de acceso y pesaje.
3. Automatización de la descarga
4. Automatización de la revisión de mercancías

Veámoslo en detalle.

Propuestas de automatización en la descarga del almacén

1.- Automatización de la gestión documental

En la fase anterior a la llegada del vehículo, prácticamente todas las tareas administrativas referentes a los trámites documentales son susceptibles de ser automatizadas por un sistema RPA.

Un RPA (Robotic Process Automation) es un software que actúa, para entendernos, como un robot, pero para tareas repetitivas y frecuentes aprovechando la infraestructura ya existente en la empresa. Este software “imita” acciones humanas siguiendo unas reglas de manera que puede interactuar con otras aplicaciones del escritorio, gestionar archivos y carpetas, abrir correos, leer información, rellenar formularios, etc.

De esta manera, en el caso de que llegara gran cantidad de volumen de albaranes escaneados por correo electrónico, el sistema RPA podría abrir cada correo, leer y extraer la información necesaria de cada uno de ellos, rellenarla en el sistema ERP donde correspondiera y ejecutar el proceso de comparativa pertinente para informar al SGA. Su gran ventaja es que, a menos que ocurra una incidencia como que el número de proveedor no coincida con los registrados en nuestras bases de datos, la tarea administrativa la ejecutaría el robot casi en su totalidad.

Pero con sistema ERP extendido que permitiera el intercambio electrónico de datos y con una gestión adecuada de los proveedores, sería el propio proveedor el que, gestionando una agenda de disponibilidad horaria compartida, rellenaría toda la información requerida para el pre-albarán y elegiría la fecha y hora de descarga dependiendo de la disponibilidad y ventana horaria de nuestras instalaciones.

2.- Automatización de control de acceso y pesaje.

Los sistemas de control de acceso automático agilizan enormemente el proceso ya que eliminan la intervención humana a menos que ocurra una incidencia que haya que auditar. Automatizar el proceso de control de acceso incluso si se requiere pesaje a la entrada y salida es muy sencillo ya que las aplicaciones diseñadas para este fin son totalmente compatibles con los softwares existentes como un sistema ERP.

- En transportes habituales, existe la posibilidad de utilizar la tecnología RFID con tags instalados en los transportes autorizados que los identifican y les abren la puerta de acceso, o utilizan un sistema de semáforos para indicarles el muelle donde deben atracar. Algunas aplicaciones envían toda la información necesaria de atraque directamente al teléfono móvil del transportista.
- En transportes autorizados no habituales, también se pueden utilizar sistemas de reconocimiento de matrícula delantera y trasera (efectivas incluso con deterioros o algunos dígitos no visibles) que cumplen la misma función que el sistema RFID, pero en este caso permite la identificación de cualquier vehículo cuya placa haya sido previamente introducida en el sistema como autorizada para entrar.
- En el caso del pesaje, los sistemas automáticos de identificación y pesaje de vehículos añaden a las funciones anteriores la de pesaje. La báscula, sin intervención de un pesador, sin errores ni demoras, envía toda la información de peso, identificación, fecha, hora al sistema ERP o al requerido por la empresa usuaria.

3.- Automatización de la descarga

Una de las tareas que más tiempo y recursos consume es la descarga del material. Aparte de tiempo, consume recursos humanos, elementos de manutención y maquinaria. Además, suele ser un foco recurrente de incidencias: golpes en la mercancía, vuelcos, palés rotos o en mal estado, choques y accidentes.

Los sistemas automáticos de descarga de camiones centran sus ventajas en la disminución e incluso desaparición de algunos de los recursos empleados en las descargas tradicionales. Emplean menos tiempo, trabajan sin descanso 24/7, no cometen errores, ni sufren accidentes ni incidencias graves y no requieren apenas intervención humana salvo en casos muy puntuales en que el sistema se detenga por algún obstáculo o discrepancia insalvable.

4.- Automatización de la revisión de mercancías

Después de la descarga ,los transportadores automáticos (camino de rodillos, por ejemplo) puede desplazar cada unidad de carga hasta una mesa de control donde, guiado por un software, el sistema controlará el estado de soporte (palé) y la carga. Medirá sus dimensiones, su peso, si disponemos del software adecuado incluso podría realizar un conteo de piezas al peso, comprobará la integridad de la carga, leerá su etiquetado o bien lo re-etiquetará. Este tipo de instalaciones pueden llegar a realizar controles a un ritmo de trescientos palés por hora e incluso más.

En los casos de cargas paletizadas que lleguen en diversos formatos puede suministrar un palé esclavo que sirva de soporte estándar a otras unidades de medida de palé.

Dado que la documentación se tramita digitalmente no se requiere una introducción manual en el sistema, tras la lectura de etiquetas el sistema valida y cierra la entrada.

Ventajas que nos aporta la automatización de estas tareas

Las principales ventajas que podemos destacar son:

Procesos constantes sin alteraciones o fallos

Debido a la repetición permanente y constante. Nuestro rendimiento en la recepción (palés/hora, por ejemplo) resulta constante, medible y por ende, mejorable.

Aumento del rendimiento

Sólo al reducir los tiempos en el proceso de descarga aumenta la capacidad de cada muelle en que se implante el sistema. Si pasamos de un tiempo variable de 45 minutos de media a uno constante de 3 minutos, multiplicamos de forma notable el rendimiento de nuestras instalaciones.

El mismo razonamiento puede extenderse a cada tarea del proceso de recepción. Si contamos con gran afluencia y tráfico de albaranes, estaremos empleando horas laborales administrativas en una tarea meramente comparativa, que para un software de gestión, es una cuestión de décimas de segundo independientemente de lo larga que sea la lista por comparar.

Rotación

Un mayor rendimiento y una ventana horaria programada permite un mayor número de recepciones en el mismo período. Esto a su vez nos facilita el acceso a una política de gestión de recepción de lotes más pequeños, lo que su vez aumenta la rotación y mejora el flujo continuo de productos. Procesos más ágiles permiten ventas más rápidas (el artículo está disponible en menos tiempo) lo que aumenta la rentabilidad, especialmente interesante si trabajamos con márgenes ajustados, es decir, como el común de los mortales. Además, lotes pequeños necesitan menos espacio por lo que optimizamos todo lo relacionado con los gastos de mantenimiento de inventario, optimización del espacio, etc.

Mejora del flujo de información

En el caso de procesos automáticos su integración con nuestro sistema ERP es total. Esto nos da una visión mucho más precisa y completa del proceso que cuando se realiza de forma tradicional, ya que la información fluye de forma inmediata y online.

Gestión de recursos humanos

Al eliminar el factor humano de las tareas repetitivas podemos centrar dichos recursos en tareas que requieran mayor creatividad o que aporten mayor valor a nuestros procesos. Además, mejoramos la seguridad del proceso debido a la reducción drástica de accidentes.

Calidad

Derivada de la mejora del servicio, la mejora de la integridad de las mercancías y de la precisión en las operaciones.

Conclusiones

Competir y cómo competir con la cadena de suministros, es la cuestión.

La automatización de procesos mejora el rendimiento y la productividad aumentando la capacidad de cada proceso y la recepción de mercancías no es una excepción. Todo automatismo necesita estandarización. Bien acondicionando la carga en nuestras instalaciones, bien colaborando con quienes las suministran para que llegue en las condiciones adecuadas, un automatismo tiene su razón de ser cuando se encarga de las tareas repetitivas que requieren un acondicionamiento estandarizado.

Para poder competir con la cadena de suministro necesitamos contar con procesos fiables, continuos y constantes, muy ágiles y con una gran fluidez en el tratamiento de la información, características que son inherentes a los automatismos.

En el proceso de recepción de mercancías se acumulan gran cantidad de tareas repetitivas, que requieren eficiencia y precisión, pero rapidez al mismo tiempo y que tienen un gran impacto en el buen funcionamiento de los procesos aguas abajo de la cadena logística. Por tanto, es uno de los focos ideales para que una empresa se plantee su automatización.

En realidad, competir y cómo competir con la cadena de suministro no es la cuestión. La cuestión es que, en el mercado actual, si no es con la cadena de suministro, no es fácil competir.