SOFTWARE DE TRAZABILIDAD ALIMENTARIA Y SEGURIDAD DE ALIMENTOS

  • Actualizado: 31 octubre 2023
  • Publicado por primera vez: 3 mayo 2023

SOFTWARE DE TRAZABILIDAD ALIMENTARIA Y SEGURIDAD DE ALIMENTOS*

Debido al rápido y constante aumento de la población mundial se ha hecho necesario un fuerte desarrollo de la producción alimentaria para satisfacer una creciente demanda. Para ello, sólo con un fuerte aumento de productividad en el sector primario será posible satisfacer la demanda de los nueve mil millones de habitantes que tendrá el planeta en 2050.

Todo esta situación obliga a adoptar modelos de gestión ágiles y flexibles que se adapten a los nuevos retos y problemas del sector.

Pero, ¿A qué problemas se enfrenta el sector de la producción de alimentos?. Entre los más habituales vamos a destacar:

  • Altos costes
  • Bajos márgenes a medio y largo plazo.
  • Plazos de entrega muy ajustados
  • Clientes exigentes y muy informados
  • Controles de calidad exhaustivos.
  • Sistemas de seguridad
  • Cumplimiento de legislaciones
  • Trazabilidad alimentaria
  • Control de las caducidades. Alargar la vida útil de alimentos e ingredientes en una cadena de valor cada vez más larga.
  • Necesidad de incorporar nuevos avances tecnológicos para garantizar una producción sostenible.

Los consumidores, cada vez más informados y exigentes, buscan alimentos de calidad a precios bajos y que no comprometan su seguridad.

Para cumplir con todas estas exigencias, las empresas se ven obligadas a establecer procedimientos para controlar todas las actividades de su cadena de valor, desde antes de su producción hasta la venta, para alcanzar la seguridad y la calidad de esos alimentos.

En España, la Ley 17/2011, de 5 de julio, de seguridad alimentaria y nutrición se aprobó para establecer las normas que garanticen el derecho a la seguridad alimentaria de la población, basándose sobre todo en el principio de la precaución. Para ello, pone especial énfasis en el concepto de trazabilidad como herramienta para controlar todo el proceso de producción, transformación y distribución de un alimento. En definitiva, esto significa un control total de la logística y gestión empresarial de cada productor.

Así pues, se hace imprescindible disponer de toda la información referente al histórico, ubicación y trayectoria de un producto o lote de productos. Desde la recepción, producción o transformación, hasta su distribución.

Esto es lo que se llama trazabilidad alimentaria.

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¿Qué es la trazabilidad alimentaria y para qué sirve?

Según el artículo 3 del reglamento 178/2002 del Parlamento Europeo, la trazabilidad se define como “la posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución, de un alimento, un pienso, un animal destinado a la producción de alimentos o una sustancia destinados a ser incorporados en alimentos o piensos o con probabilidad de serlo”, lógicamente con el objetivo de garantizar la seguridad y la calidad de los alimentos,  ya que de este modo, si surge algún problema, se detectará dónde se ha producido y se podrán establecer medidas correctoras para evitar que se repita.

Resumiendo, se trata de conocer todo el proceso por el que pasa un alimento desde sus inicios hasta que llega al consumidor final. Esto incluye no solo los productos para el consumo humano, sino también piensos para consumo animal. Es importante tener presente que la ley es de obligado cumplimiento para todas las empresas del sector con independencia de su tamaño o actividad. El incumplimiento de esta normativa puede acarrearnos responsabilidades administrativas, civiles e incluso penales. La primera de ellas por la infracción de la ley, mientras que las otras por posibles daños al consumidor. 

Al final cualquier incidencia con la seguridad y calidad de los alimentos puede provocar un grave perjuicio a una empresa, ya que  es muy difícil y lento crear una marca y hacerse un hueco en el mercado, y muy fácil y rápido que una empresa sea expulsada del mercado por un problema relacionado por la falta de confianza de los consumidores, y para ello, muchas veces sólo es necesario fallar una vez.

Para cumplir las obligaciones marcadas por la ley es necesario contar con un registro minucioso de cada paso que damos con el producto y realizar un etiquetado final antes de la salida de la empresa. Ambos procesos deben estar a disposición de las autoridades competentes como, por ejemplo, Sanidad. A modo de ejemplo, la etiqueta debe contener datos visibles como pueden ser el origen, o incluso dónde se ha engordado y sacrificado el animal, en el caso de que sea una empresa cárnica.

Un seguimiento exhaustivo de este tipo como lo requiere el sector alimentario hace que sea imprescindible contar con un software de gestión empresarial que esté diseñado para satisfacer estas necesidades. Para ello, una solución ERP es una herramienta eficaz para garantizar la gestión de la trazabilidad de los alimentos y además, debe de ser capaz de garantizar que contempla los demás requerimientos de las normativas vigentes.

 

¿Cómo nos protege la trazabilidad alimentaria?

Vamos a destacar los aspectos más significativos:

  • Aporta información valiosa para el consumidor. Un consumidor bien informado, dispone de un mejor criterio a la hora de elegir sus alimentos, se preocupa por su origen y sus componentes y procesos.
  • Prepara la cadena. Haciéndola en todo momento visible lo que la mantiene permanentemente preparada para reaccionar rápido ante una posible situación de emergencia alimentaria.
  • Capacidad de respuesta. La visibilidad de la cadena que proporciona la trazabilidad, ayuda a una reacción rápida y coordinada de todos los agentes y autoridades, que evite la llegada de alimentos con problemas al consumidor.
  • Confianza del consumidor. La visibilidad y la capacidad de reacción que proporciona la trazabilidad, son valores que aportan seguridad al consumidor que ve cómo la reacción de los distintos integrantes permite recuperar y retirar de la cadena cualquier anomalía.
  • Causa raíz. Una vez ha surgido un problema la trazabilidad permite determinar con precisión quirúrgica su causa raíz, cuyo análisis ayuda a prevenir futuros problemas de seguridad alimentaria. Este es un plus de capacidad de prevención que otorga la trazabilidad a cualquier cadena alimentaria o de suministro.

 

El ERP, como software de trazabilidad alimentaria

El sector de la alimentación es un sector competitivo y exigente por lo que una  adecuada gestión y organización de todos sus procesos de negocio, le ayudarán a mantener la rentabilidad sostenible.

Cuando hablamos de un ERP para el sector de la alimentación, nos referimos a una solución que nos ayude a solventar las problemáticas y características propias del sector de la alimentación.

Un sistema que nos ofrezca una visión de 360º de la cadena de suministro y la capacidad de producción, permitiendo así tomar decisiones con información de todas las áreas y cumplir con las demandas de los clientes.

El software ERP para el sector de alimentación deben controlar la trazabilidad de todos los lotes de una producción en cada uno de los estados del proceso, teniendo en cuenta los productos que están en las partidas de entrada y salida. Están diseñadas para cumplir con el reglamento 178/2002 de la Comisión Europea, que pretende controlar todas las etapas de producción, transformación y distribución de cualquier alimento que se comercialice.

Cabe resaltar que la trazabilidad alimentaria basa su eficacia, básicamente en la gestión adecuada y precisa de la información que acompaña a cada alimento a lo largo de toda la cadena de suministro

Las ventajas de usar las soluciones ERP a la hora de establecer la trazabilidad alimentaria se centran en la gran cantidad de información que pueden aportar, y que garantizan un control total de cada alimento. Así, permiten identificar cada unidad de venta a qué cliente se ha enviado y su proveedor.

 

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Cuando una empresa del sector de la alimentación decide implantar una solución ERP, espera encontrar los módulos necesarios e imprescindibles que debe llevar un buen ERP, además de los específicos del sector.

Un ERP adaptado al sector alimentario produce una serie de ventajas o beneficios que se verán reflejados en la organización y que básicamente pueden resumirse en los siguientes:


Beneficio 1: Agilidad y eficiencia en su red comercial

Un buen ERP debe permitir al equipo comercial  trabajar con múltiples canales de venta, reduciendo así las tareas y recursos administrativos que gestionan los pedidos.

El ERP debe permitir la generación de ofertas, presupuestos y pedidos con la planificación de las fechas y las cantidades a entregar al cliente, así como la generación de documentación que se enviará al cliente, transitario o administración aduanera.

Esta introducción de información debe poder realizarse por diversos sistemas de entrada, incluyendo aplicaciones móviles y portales web que permitan a los clientes poder dar de alta sus pedidos y llevar un control de los mismos. Hoy en día, las soluciones de movilidad son una de las herramientas imprescindibles para aumentar la capacidad estratégica y competitiva de cualquier empresa.

Por supuesto, los sistemas de Intercambio Electrónico de Datos (EDI) agilizan la recepción de los pedidos, así como la generación de los albaranes y facturas. Muchas veces, el sistema de intercambio de datos EDI es un requerimiento para trabajar con algún proveedor o cliente del sistema de valor de la empresa.


Beneficio 2: Cumplimiento de la normativa de seguridad alimentaria

Como ya hemos venido comentando durante todo este artículo, la trazabilidad es imprescindible para las empresas del sector alimentario. Para disponer de toda la información referente al histórico, ubicación y trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de las distintos procesos de recepción, producción y distribución de los alimentos.

Para una buena gestión, se a de considerar que la trazabilidad alimentaria se produce en tres niveles:

  1. Trazabilidad hacia atrás, que nos ofrece información sobre la procedencia de los productos acopiados, qué se ha recibido, cuándo se ha recibido y qué se ha hecho con ellos.
  2. Trazabilidad de proceso, información referente al momento en el que los productos se dividen, se cambian o se mezclan, el producto que se elabora a partir de ellos y por último, la identificación del producto final.
  3. Trazabilidad hacia adelante, que nos da información referente a quién se le ha entregado el producto, qué producto y cuándo se ha entregado.

La gestión de la calidad y la trazabilidad van siempre de la mano. Gracias a la trazabilidad, ante un problema, se pueden conocer lo que ha pasado para ejercer las acciones correctoras correspondientes, como realizar inspecciones de consumo, retirar los lotes ya vendidos en producciones defectuosas, y realizar las devoluciones a los proveedores y los abonos a los clientes.

Los controles de calidad deben realizarse in situ a partir de muestras durante todo el proceso: recepciones, fabricación, expediciones, etc. Las aplicaciones que se instalan en terminales móviles ofrecen a los operarios la capacidad de realizarlas en el momento oportuno con accesibilidad a todos los datos necesarios.


Beneficio 3: Flexibilidad en la fabricación

Las órdenes de fabricación así como las necesidades de compra se automatizan a partir de la información disponible valiéndose de procesos de planificación. Partiendo de los planes maestros o previsiones comerciales y considerando los requerimientos logísticos y productivos, se realiza un cálculo de necesidades de producción y se generan las órdenes de compra y fabricación oportunas (MRP).

Además, permite realizar un control y seguimiento del avance de los procesos productivos y, no menos importante, se conocen y analizan en todo momento los costes de las fases productivas, eliminando ineficiencias y aumentando la rentabilidad de su negocio.

Todo este proceso productivo ha de ser flexible frente a los cambios que se produzcan por modificación, cancelación o introducción de nuevas órdenes de fabricación.


Beneficio 4: Excelencia total en la Logística

El objetivo ha de ser siempre cumplir con el nivel de servicio acordado con los clientes.

Se debe realizar una gestión eficiente de los almacenes para disponer del stock óptimo en cada momento y ocupando el menor espacio posible. Se debe llevar a cabo una gestión del aprovisionamiento adecuado a las necesidades de la organización, automatizando al máximo los procesos de planificación, preparación y entrega de pedidos.

Si quieres saber más acerca de una gestión eficaz de tus almacenes, lee nuestro artículo sobre “Cómo se trabaja en un almacén sin SGA frente a otro con SGA”.


Beneficio 5: Automatización de los procesos y la documentación

La optimización se consigue a través de la automatización de los procesos.

Los procesos de gestión se modelan a partir de herramientas de workflow que se integran con los programas de gestión ERP para conseguir cumplir con todos los requerimientos que se hayan establecido. Así, se consigue que algunas actividades se activen de forma automática, provocando así procesos más rápidos y eficientes.

Todos los procesos relacionados con la trazabilidad, calidad y seguridad e higiene suelen ser objeto de automatización, ya supone una gran ayuda para garantizar su cumplimiento, facilitar su gestión y evitar errores no deseados.

Además, para poder realizar una gestión de control eficaz,  la documentación de los procesos es fundamental para poder conocer su cumplimiento a lo largo del tiempo. En este sentido, algunas herramientas de workflow (BPM), permiten la creación de los documentos y sus modificaciones, elaborando un verdadero archivo de las distintas versiones. Esta funcionalidad suele ser muy apreciable cuando la empresa trata de cumplir cualquier tipo de certificación, lo que en este sector es una necesidad muy extendida dadas las implicaciones que se producen con las medidas de seguridad alimentaria.

En conclusión, a la hora de seleccionar un software ERP para gestión alimentaria, seleccionaremos aquel que gestiones de forma integral todo el sistema de trazabilidad alimentaria de acuerdo a la norma ISO 9002 y las normativas de control de calidad UNE-66020 y UNE6630.

Además será importante las posibilidades de integración con algún sistema de Workflow o BPM para facilitar la gestión eficaz de los procesos y facilitar el cumplimiento de las distintas certificaciones que son una garantía en este sector.

Beneficio 6: Refuerza la calidad de los procesos y productos.

El papel que juega la trazabilidad en todo este proceso, es permitir la localización en cualquier momento de dónde se encuentra un alimento y cuál ha sido su recorrido, es pues, un instrumento de gestión de calidad que permite controlar cada proceso para que éste se realice acorde a las especificaciones exigidas por normativa o establecidas voluntariamente por cada empresa.

El software de gestion nos va a permitir llevar un control de calidad de forma exhaustiva en cada fase por la que pase el producto, en tiempo real y con toda la información generada tanto por las fases previas como por la actividad del proceso que nos ocupe.

 

A tener en cuenta en la trazabilidad alimentaria.

La industria alimentaria debe garantizar la trazabilidad de todo aquello que gestiona. Cada empresa debe ser capaz de documentar sus procesos productivos de forma que se adapten a la normativa vigente que exige mantener un rastreo continuo y preciso de cada producto desde su origen hasta el siguiente punto en la cadena, pasando por nuestros procesos internos manteniendo el mismo nivel de exigencia informativa y documental.

Un sistema SGA es capaz de conectarse en tiempo real a cada proceso interno desde la recepción de productos, pasando por sus fases de producción o transformación y terminando con su expedición. Además, es capaz de integrar en nuestra gestión a los proveedores y clientes sin pérdida de trazabilidad. Un buen software ERP nos proporciona resiliencia debido a su capacidad de ajustarse al más alto nivel de exigencia normativa, y a su adaptación a los posibles cambios de la misma.

Tanto horizontal como verticalmente, la gestión de la información de la traza de los alimentos protege al sistema y al consumidor de posibles fallos que puedan originarse. Pero al mismo tiempo, cuando éstos surgen, otorga al sistema la capacidad de investigación, paralización, retirada de producto y detección de causas raíz, que se utilizan para evitar repetición de problemas futuros.

Cuando hablamos de trazabilidad, no solo hablamos de cumplimiento de normativa sino de algo más importante, la seguridad alimentaria. La trazabilidad garantiza la calidad del producto en cada punto de la cadena y da visibilidad y transparencia, lo cual aumenta la confianza de cara al consumidor. Un consumidor que necesita estar cada vez más informado.

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