La evaluación del desempeño es la herramienta que se utiliza para comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos por la organización para un cargo o función determinada, y es una de las funciones principales dentro de la gestión de los recursos humanos.
Es un proceso de evaluación de la eficacia y eficiencia con la que los distintos trabajadores de la compañía desarrollan sus actividades y contribuyen al cumplimiento de los objetivos fijados por la empresa.
Medir el desempeño ayuda a conocer los puntos débiles y fortalecerlos, a aprovechar a los mejores empleados, a saber, si los mecanismos de coordinación funcionan y a involucrar a los trabajadores en el negocio, lo que impacta de forma positiva sobre sus resultados.
Una vez evaluado el desempeño del personal, se podrá establecer un programa de medidas y acciones para orientar al empleado mediante planes de motivación personalizados, estrategias para optimizar el talento, su satisfacción y su involucración en las metas empresariales.
¿Cuáles son los objetivos de realizar una evaluación de desempeño?
La evaluación de desempeño del personal de una empresa tiene varias finalidades, entre ellas:
- Medir la productividad de los trabajadores estableciendo criterios y estándares.
- Medir el potencial humano en el desarrollo de sus tareas.
- Detectar necesidades y programar actividades de capacitación y desarrollo.
- Evaluar la productividad y la competitividad.
- Implantar políticas salariales y de compensaciones, basadas en el desempeño.
- Establecer políticas de promoción, ascensos y rotaciones de puestos adecuadas.
- Mejorar las relaciones humanas y elevar el clima organizacional.
- Validar los procesos de selección y asignación de personal.
- Mejorar las relaciones jefe-subordinado basadas en la confianza mutua.
- Actualizar las descripciones de los roles y los puestos.
El objetivo final es estimular al máximo el potencial de desarrollo que posee cada trabajador, y conseguir la máxima productividad para la empresa.
¿Qué importancia tiene evaluar el desempeño del personal?
La importancia de conocer el desempeño del personal está directamente relacionada con la necesidad en toda empresa de conocer qué está pasando en todo el proceso productivo, tanto en lo referido a materiales y procesos, como en aquellos procesos en los que la parte crítica queda soportada por los empleados. Al final el objetivo es único: optimizar procesos y reducir costes y tiempos de ejecución.
En este sentido es vital que la circulación de la información dentro de la organización, no se produzca únicamente de modo ascendente de los empleados hacia la dirección, sino en todos los sentidos y niveles posibles.
Cuando el personal no dispone de toda la información o bien ésta es errónea, los procesos se ven entorpecidos, y como es lógico, los procesos mal definidos son inoperativos e imposibles de implementar con éxito.
Por poner un ejemplo, en empresas industriales los departamentos que forman la cadena de suministro representan la columna vertebral de las mismas: Logística, Operaciones, y Almacenes, juegan un papel importante para la entrega y especificación del producto. Definir de forma correcta el flujo de los procesos de negocio es esencial para la estandarización de actividades, y con ello obtener más con menos, buscando la máxima productividad y la creación de valor.
La información ha de fluir ágilmente en toda la cadena de valor, ya que es un factor clave para el éxito en el cumplimiento de los objetivos estratégicos principales.
¿Y qué herramientas nos ayudan a conseguirlos?
Necesitamos establecer un sistema de medición de los indicadores de desempeño de manera estandarizada, según la estrategia y procesos de negocio de la organización que siempre serán diferentes según la empresa en la que nos encontremos, utilizando una única fuente de información mediante un sistema de planificación de recursos empresariales.
La tecnología nos ofrece herramientas altamente capacitadas para facilitarnos el análisis de datos. Herramientas como un sistema ERP permiten manejar un mayor número de indicadores, con cifras más específicas, de forma sistematizada y con resultados más eficientes.
La implantación y el uso de un sistema ERP (un planificador de recursos empresariales, en inglés, Enterprise Resource Planning) ayuda a establecer las bases sólidas para que, de manera estandarizada, se puedan obtener los indicadores de desempeño del personal estratégicos utilizando los datos que arroja el sistema.
Un sistema ERP te asegurará la mejor gestión del talento y el capital humano de tu empresa ya que con esta herramienta podrás controlar mejor todos los procesos de tus empleados e identificarás las aptitudes y carencias de tus empleados, optimizando los esfuerzos en la formación y el desarrollo profesional de los mismos.
El objetivo es que el trabajo se automatice, evitando que se cometan errores y otorgando a los usuarios un rol más analítico y de control, que operativo.
Las ventajas que ofrece un sistema ERP para evaluar el desempeño del personal son:
- Acceso a la información de forma segura, precisas y adecuada.
- Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
- Control de las tareas que se realizan y optimización de los procesos empresariales.
- Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
- Reducción de tiempos y coste de los procesos.
- Indicadores que ayudan a medir el desempeño del personal de toda la empresa.
Aunque no es la su función directa, la implantación de un sistema de gestión ERP es una oportunidad para revisar todos los procesos que se estén llevando a cabo, mejorarlos y optimizarlos. Un buen sistema de gestión es aquel que evoluciona acompañando al crecimiento de la empresa, por eso debe ser flexible y escalable.
¿Cómo me ayuda la tecnología a evaluar el desempeño de mi personal?
Un proceso se compone de actividades que cumplen un fin determinado, y que deben de crear valor para el cliente, comenzando y terminando el flujo de actividades con él mismo. Es decir, un proceso de negocio es detonado por el cliente y los resultados de la ejecución del proceso tienen que volver al cliente.
Los procesos de negocio son transversales, atraviesan toda la cadena de valor, de principio a fin.
Si pensamos en una empresa, entre sus procesos de negocio están, por ejemplo:
- los procesos de reclamaciones,
- el seguimiento a resolución de problemas de los clientes, y
- la recepción y confirmación de órdenes de compra.
Todos los procesos que se implantan en una empresa deben ser capaces de prever, programar y planificar las actividades que se van a emprender. Una vez implantados y ejecutados se debe comprobar y verificar si esas actividades se han resuelto bien y si los resultados obtenidos se corresponden con los objetivos inicialmente marcados. Por supuesto, deben ayudar a la organización a reajustar los objetivos si fuese necesario y a estudiar nuevas mejoras.
A la hora de modelizar estos procesos de trabajo, es de gran utilidad contar con una herramienta de workflow, o BPM que nos dará el soporte necesario para poder modelar estos flujos de trabajo y tener el control sobre en qué fase se encuentra cada uno y quien es el responsable de su ejecución.
Los KPIs de evaluación de rendimiento se definen como los objetivos a conseguir, y necesitamos de herramientas que nos ayuden a evaluar si se han logrado.
La tecnología nos ofrece herramientas que nos permiten realizar análisis constantes y detallados sobre las capacidades de nuestra plantilla, determinando si los rendimientos personales son los que realmente necesita para alcanzar las metas corporativas. Si se detecta una brecha entre el desempeño y los objetivos estratégicos, el software le ofrecerá la información necesaria para diseñar una solución o entrenamiento especial para impulsar el desempeño de esos empleados.
Gracias a las herramientas de BI (en inglés, Business Intelligence) que se apoyan en los datos recogidos en el ERP y nos permiten analizar los KPIs que se establecieron para evaluar el desempeño del personal.
Los procesos de negocio han de ser medidos y analizados, y aquí las herramientas de BI nos ofrecen la información concreta, filtrada y oportuna a los mandos intermedios, gerentes y directores para la toma de decisiones.
Conclusión
Si deseas que la evaluación del desempeño del personal sea una tarea que añada valor real a la empresa, debes apoyarte en las herramientas tecnológicas.
Es importante contar con las herramientas tecnológicas de software más avanzadas, funcionales e intuitivas que te permitan alcanzar tus propósitos empresariales en un periodo de tiempo mucho más rápido.
Y, además, para los empleados, la evaluación de desempeño deja de ser un reporte sobre "lo que hizo bien y lo que hizo mal", y se transforma en una estrategia de crecimiento personal.
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