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    NUEVA OBLIGACIÓN DE REGISTRO DE HORARIOS DE TRABAJADORES

    01 dic 2021 | autor: Nerea Álvarez

    registro horarios de trabajadores*

    ¿A qué te obliga exactamente la nueva ley de marzo de 2019?

    La nueva ley de registro horario ya ha llegado. El capítulo III del recientemente aprobado Real Decreto-ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo incluye la obligatoriedad de registrar la jornada de los trabajadores indiferentemente del tipo de contrato laboral que tenga con la empresa. La medida genera muchas dudas, pero sobre todo una básica: ¿cómo empezar?

    A partir de ahí, surgen otras como: qué mecanismos de control de presencia existen, cuánto tiempo tienen las empresas para ponerlos en marcha o en caso de sanción: ¿de cuánto dinero estamos hablando? A continuación, respondemos a estas preguntas y otras relacionadas.

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    ¿Qué es un control de horario?

    La definición básica es: un registro horario que deje constancia de las horas que realiza cada una de las personas contratadas por una empresa. El objetivo es evitar abusos y fraudes a la Seguridad Social.

     

    ¿Cuándo entra en vigor la normativa?

    La publicación en el BOE de la nueva medida de control de presencia fue el 8 de marzo de 2019, sin embargo, no será hasta mayo de 2019 que entre en vigor. En dos meses las empresas tendrán que establecer algún mecanismo de registro horario de forma obligatoria para evitar cualquier sanción en caso de una inspección de trabajo.


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    ¿De cuánto es la sanción por incumplir el registro de horario?

    Antes de hablar de números es necesario saber, para una mayor tranquilidad, que el incumplimiento de la norma aunque afecte a varios empleados se contará solo como uno, o sea que solo se impondría una sola sanción. La cuantía de la multa va en relación al grado de la infracción: leve, grave o muy grave.

    • Las infracciones leves están ligadas a la obligaciones de información, comunicación o comparecencias, cuestiones más formales. Estas van desde 60 a 625 euros.
    • En el caso de irregularidades graves la multa puede ir de 625 a 6.250 euros. Por ejemplo, una infracción grave dentro de la gestión del tiempo laboral sería que ante una inspección de trabajo se descubra que un trabajador no ha cumplido el horario pactado, lo ha superado y no ha sido ni registrado ni pagado.
    • Las infracciones muy graves pueden alcanzar hasta los 187.515 euros. Una infracción de este tipo sería que en una inspección encontraran en el registro horario que uno los empleados supera el máximo de horas extras anuales y, además, se han enmascarado bajo otros conceptos, por ejemplo.

    Para obtener más detalles sobre el tipo de sanciones y cuantías habría que consultar en el BOE de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Asimismo, el objetivo es evitar la sanción, por tanto veamos cuáles son las obligaciones para las empresas respecto al registro de horario laboral.

    ¿A qué me obliga la nueva ley de control de horario?

     

    • La normativa obliga a utilizar un solo tipo de registro de horario. (Hay varios métodos que desarrollamos más adelante).
    • El registro horario tiene que ser de forma periódica e incluir las horas de entrada y salida de la persona trabajadora.
    • Se deben registrar la jornada laboral de todas las personas empleadas, sea cual sea su contrato. (Antes de las modificaciones del 8 de marzo la empresa solo estaba obligada a llevar un control de las horas extraordinarias).
    • La empresa debe conservar todos los documentos en relación al control de presencia durante cuatro años. Además, estos tienen que estar a disposición de todas las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. 

    Métodos para controlar el horario de los empleados

    Como adelantamos se contemplan varios mecanismos para llevar a cabo la gestión del tiempo laboral:

    • Se puede llevar un registro de horario mediante un libro de Excel de control o Word de firmas. Un sistema sencillo y básico que no requiere ninguna inversión extra para la compañía. En este caso, es conveniente nombrar a un responsable de gestionar estos listados y su archivo sea correcto.
    • Otra opción es la implementación de métodos de control de presencia a través del pc, es decir, el trabajador registra su entrada y salida en su equipo en cada jornada: un fichaje web. Se puede usar una aplicación o software libre o de pago que nos permita automatizar informes o calendarios. Con este mecanismo si queremos disponer de varias funcionalidades lo mejor es buscar un sistema de pago y desconfiar de enlaces de descarga directa que puedan contener virus, además es conveniente comprobar que cumple con los requisitos legales en materia de Ley de Protección de Datos.
    • Por último, el mecanismo quizá con mayor inversión, pero más completo y que nos aportará paralelamente muchas otras ventajas es la gestión del tiempo de las personas empleadas mediante las terminales de control de presencia con un software propio. Se trata de un registro horario electrónico mediante una tarjeta con banda magnética o identificación mediante la huella dactilar. (El software tiene que permitirnos la exportación de los datos de cara a que haya una inspección y nos pidan el registro de horario). 

    Más allá del registro: Problemas vs soluciones y ventajas del registro horario

     

    1. Flexibilidad y registro horario. La aprobación de la normativa obliga a las empresas a establecer un control de presencia. Sin embargo, la gestión del tiempo laboral y el formato en el que un trabajador cumple sus horas ha cambiado en los últimos años, muchas empresas permiten la flexibilidad de horarios o trabajo en remoto que complican el registro horario de manera tradicional, es decir, mediante un excel o word. De este modo,, la solución pasa por establecer un mecanismo digital, usar una aplicación que se pueda usar a remoto e instalar en cualquier equipo, por ejemplo.
    2. Mayor control = ambiente de tensión. Las reticencias de algunos empleados a esta medida se pasa dialogando con ellos y explicándoles la obligatoriedad de implantar un nuevo sistema de registro e incluso plantearles algunas de las ventajas que también conlleva esta medida asociadas a un mayor nivel de confianza y transparencia que permite cambios como una mayor flexibilidad o calidad horaria.
    3. Las sanciones. La ley se ha modificado con el evitar de evitar las trampas por ambas partes, tanto de los asalariados como del empresario, se evitarán excesos de horas, pero también, el que no se cumplan los horarios establecidos en el convenio o contrato pactado. Hay que ver la medida como una ventaja y aprovecharnos de ella.
    4. Ventajas de llevar un registro horario. En general es lograr una mayor transparencia y además, tener más control de lo que pasa en nuestra empresa. Enumeramos algunas:
    • Mayor transparencia.
    • Compromiso equilibrado entre las partes
    • Facilitar la conciliación laboral y familiar
    • Horarios flexibles con mayor confianza en el otro.
    • Medición de la productividad. Al obtener estadísticas de las horas que emplean los trabajadores podemos añadir otros datos y redistribuir o gestionar mejor las tareas que llevan a cabo, controlar en qué emplean su tiempo, entre otras acciones.
    • El Control de las horas además ayuda a evitar el abuso del tiempo extra, el cumplimiento de descansos y cuidado de la salud y estrés del equipo humano.
    • Evitar abuso o fraude por parte de los empleados.

    Tras toda esta información, volvamos a la primera pregunta: ¿Por dónde empezar? En algunas compañías el registro horario es algo natural, pues ya tienen instalado un sistema de fichaje que controla el horario del personal, el próximo paso sería invertir en mejorarlo y aprovechar todas las novedades tecnológicas. Muchas compañías empiezan a ofrecer la renovación de sus aplicaciones y/o software aportando una automatización del control de presencia mucho más efectiva, además de otras funciones como la gestión de tareas, calendarios de vacaciones, chat interno, medición de niveles de productividad, etcétera.

    Para los que empiezan de cero, si es verdad que la antigua norma obligaba a registrar la jornada laboral de los trabajadores con contrato a tiempo parcial o las horas extraordinarias, la nueva ley de registro horario obliga a llevar a cabo una correcta gestión del tiempo laboral de todos los empleados, sea cual sea su contrato, así que tienen dos meses para empezar. El primer paso es hacer cuentas y ver con cuánto presupuesto contamos y a partir de ahí elegir qué mecanismos de registro de horario vamos a emplear. Igualmente, reiteramos que es primordial hablar con nuestros equipos y hacerles partícipes del proceso para que todo parta de la conformidad y la colaboración.

     

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    Nerea Álvarez

    Escrito por: Nerea Álvarez

    Curiosa, crítica y con un gran compromiso social. Dedicada a la comunicación, cuya especialidad es la estrategia, gestión y redacción de contenidos.

    Contenido publicado el 04 Apr 2019, actualizado por última vez el 01 dic 2021

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