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    18 Mar 2020

    OPTIMIZAR LA GESTIÓN DE RRHH CON UN ERP

    optimizar rrhh con un erp*

    La gestión de recursos humanos con ERP constituye una potente herramienta que permite a las organizaciones automatizar un gran número de procesos asociados a este departamento. Así, por ende, puede invertirse menos tiempo, esfuerzo y recursos en el desarrollo de sus tareas habituales.

    *Photo by Amy Hirschi on Unsplash

    El módulo HR ERP forma parte de los elementos de software para empresas más demandados desde hace algunos años, precisamente por su funcionalidad desde el punto de vista administrativo. Además de contribuir a la optimización de los flujos de trabajo, nos permite realizar un análisis certero de los candidatos seleccionados para ocupar las plazas libres en nuestra institución. Asimismo, esta clase de subsistemas facilitan la medición y el control del desempeño de nuestros trabajadores.

     

    5 puntos de mejora que introduce un ERP en la gestión de RRHH

    Confiar en una solución especializada para asumir la gestión de recursos humanos puede mejorar la viabilidad económica de este departamento, aunque no es el único beneficio notable. Veamos algunos de los más importantes.

     

    1.  Consolidación de datos maestros

    Un sistema ERP nos da la posibilidad de manipular los datos maestros asociados a nuestros trabajadores con integridad y coherencia. Así se garantiza que la información disponible de los trabajadores sea única y se maneje de forma clara.

    El usuario tendrá acceso a una base de datos sin información redundante, ya normalizada y lista para soportar procesos masivos de extracción.

    Se habilitará un repositorio único de información centralizado. Este contendrá las fichas de cada uno de los trabajadores y de las personas que se han postulado. Cada ficha contiene, además de la información básica de contacto, otra de carácter profesional, como su currículum vitae en archivo, formación académica y complementaria, planes de carrera, capacidades, conocimiento de informática o datos familiares.

     

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    2.  Representación de la jerarquía organizativa

    Un módulo de RRHH nos permite representar el organigrama de la empresa, ya sea teniendo en cuenta los departamentos a los que pertenecen o según la posición que ocupan. Asimismo, permite mostrar el conjunto de funciones de los empleados.

    Es posible identificar y ubicar fácilmente a cada trabajador de la empresa, puesto que tenemos la facultad de definir los diversos puestos de trabajo de cada área de responsabilidad y asignarlos a una persona. Cada empleado tiene un cargo específico y este, a su vez, tiene asociadas tareas o funciones generales a cumplir.

    Asimismo, es posible conocer en todo momento las actividades que tiene asignadas cada empleado, su grado de cumplimiento y el desempeño que ha tenido en la organización. Por otra parte, el nivel de acceso a la información disponible en el sistema, los roles y los permisos dentro del entorno informático se relacionan con la plaza que ocupa o su posición en el organigrama. A lo largo de la trayectoria profesional de una persona, su nivel de acceso irá variando, así como su grado de interdependencia con otros empleados.

     

    3.  Procesos de selección optimizados

    Entre los aspectos que se potencian con la implantación de un software ERP que tenga integrado un componente de RRHH, se encuentra la selección optimizada de trabajadores. Al contar con información centralizada, es posible estudiar y analizar, de una mejor forma, a los candidatos que optaron por una posición dada. Gracias a ello es posible comparar su historial académico y profesional con los perfiles activos.

    Tener la información de los candidatos almacenada en un repositorio único nos permite realizar un proceso de selección continúa que valore las verdaderas necesidades de personal detectadas a partir del escrutinio del rendimiento de cada línea de producción, por ejemplo.

    De esta manera queda reducida la probabilidad de hacer contrataciones de empleados cuya formación y capacidades no coincidan con el perfil más adecuado para la iniciativa, lo que contribuye al ahorro de tiempo, dinero y recursos a medio y largo plazo.

     

    4.  Integración con otros recursos de gestión

    Un sistema ERP, en general, mejora la comunicación y el intercambio necesarios para el correcto funcionamiento de los equipos de trabajo. Gracias a los subsistemas HR es posible identificar alianzas y colaboraciones entre los profesionales que pertenecen a diferentes secciones de la organización.

    Podemos conectar a personas cuyas funciones se complementen y que puedan colaborar entre sí, con el fin de mejorar la rentabilidad de nuestra empresa o su capacidad para hacer frente a nuevos proyectos de carácter innovador. Si nuestra organización ya trabaja con otra clase de aplicaciones descentralizadas o que constan de un punto de acceso remoto para el empleado, es posible plantear integraciones que aseguren la consolidación de la información anterior y el aprovechamiento de tales sistemas en la operativa final.

     

    5.  Implementación de planes de formación

    Como resultado del seguimiento del cumplimiento de las tareas que realiza cada trabajador, se puede obtener información más precisa de las necesidades de formación y capacitación que tiene el personal de una empresa. Del mismo modo, a través de la propia herramienta podemos entrenar a los trabajadores de la organización. 

    En cada caso es posible establecer las prioridades y realizar un seguimiento de los cursos a completar. Para ello, el sistema permite asignar cada paquete formativo y establecer una fecha de comienzo y fin adecuada al calendario laboral (central o del empleado). En su ficha se recogerá toda la información relativa al curso, los objetivos a cumplir, la planificación de las actividades, los contenidos y las evaluaciones que se realizarán. Adicionalmente se dispondrá de la información del personal lectivo.

    Este tipo de actuaciones, si se aplican de manera organizada, motivan un mejor clima de trabajo en la organización y el desempeño de los empleados, propiciando un aumento de su productividad y su competitividad. Igualmente, las personas sentirán que son tenidas en cuenta y que, desde la dirección de la empresa, se trazan acciones que contribuyen al aumento de sus capacidades profesionales. Esto repercute en la motivación de los trabajadores y supone, en ocasiones, un incremento del compromiso con la empresa y del sentido de pertenencia a la misma.

    Finalmente, la estimación de costes en concepto de formación resulta más sencilla y eficaz si se gestiona de modo centralizado los recursos humanos con un ERP.

     

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