El enfoque tradicional de la cadena de suministros fue inicialmente de carácter logístico, en la actualidad este ha evolucionado a una visión de intermediación de mercado. Por este motivo, planificar la demanda es un factor esencial para gestionar este papel de intermediación y evitar situaciones no deseables.
Niveles de inventario elevados con bajos niveles de servicio, quizá sea una de las situaciones menos deseables con las que podemos encontrarnos si formamos parte de la gestión de la cadena de suministro. No es acertado asociar elevados niveles de stock con altos niveles de servicio ya que no necesariamente mantienen una relación directamente proporcional. Pese a todo, todavía hay compañías que consideran que, a mayores niveles de inventario, conseguirán alcanzar un mejor nivel de servicio o más bien que un inventario reducido asegura un nivel de servicio inadecuado. En realidad, aumentar innecesariamente los niveles de stock para estar supuestamente mejor preparados para satisfacer la demanda es una falsa impresión que tiene su origen en la mala planificación de pedidos en una compañía. Sin planificación es relativamente sencillo caer en el error de pensar que cuantas más referencias tengamos disponibles en stock, estamos mejor capacitados para ofrecer mejores niveles de servicio.
¿Por qué? Una de las razones por la que el nivel de inventario no deja de subir y sin embargo el nivel de servicio es errático o no para de descender es la imprecisión en los pronósticos de la demanda. Carecer de pronósticos o no tener pronósticos precisos genera tanta incertidumbre que podemos incurrir en comprar lo que el mercado no está demandando, no conseguimos adquirir a tiempo aquello que sí demanda el mercado o en el peor de los casos ambas situaciones simultáneamente. El resultado siempre es el mismo: excedentes de inventario muy considerables, con todo lo que ello conlleva respecto a costes de mantener inventario, consumo de recursos, etc. y por contra, una caída continua de eficacia para satisfacer las necesidades del mercado.
De forma que para mantener un nivel de inventario lo más pequeño posible manteniendo un elevado nivel de servicio necesitamos saber qué esperamos vender, es decir, necesitamos planificar pedidos, hacer pronósticos, planificar la demanda. Indudablemente, necesitaremos un buen software de previsión de la demanda, pero cabe tener en cuenta ciertos aspectos que influirán en el buen funcionamiento y en los resultados que arroje dicho software.
Gestionar la incertidumbre de una planificación
Todos los pronósticos tienen un cierto grado de incertidumbre, es decir, que siempre debemos tener en cuenta que cuando hablamos de prevenir el futuro de la demanda, aunque sea fundamentándonos en cálculos precisos, debemos considerar de antemano que los cálculos siempre van a tener que considerar un porcentaje de error. El futuro es siempre incierto y aunque mantenga durante un tiempo cierta constancia nunca podremos prevenirlo al cien por cien.
Sabiendo esto, lo que debemos conseguir es que este error sea el mínimo posible.
Unidad de agregación utilizada en la planificación
Debemos tener en cuenta que el error del pronóstico es tanto más pequeño cuanto mayor es la unidad de agregación estudiada. Es decir, que mientras que el comportamiento de un artículo en particular puede ser bastante aleatorio y por tanto su pronóstico y planificación de pedidos muy incierta, una agrupación de artículos, como puede ser su familia, mostrará un comportamiento mucho más estable y previsible.
Aunque la agregación del nivel de análisis es más fácil de gestionar a nivel predictivo, es necesario llegar a nivel de referencia para tomar decisiones operativas de la cadena de suministro. Normalmente las mismas herramientas de planificación permiten detallar la planificación de la demanda a productos físicos en función de diferentes criterios.
Horizonte temporal de la planificación
Al mismo tiempo debemos tener en cuenta que la incertidumbre es mayor cuanto mayor es el horizonte temporal sobre el que se planifica. Dicho de otra forma, la planificación de la demanda de pasado mañana tendrá una incertidumbre mucho menor que la planificación de la demanda para los próximos dos años.
Calidad de los datos de partida
Los sistemas que empleemos para la recopilación de los datos que vayan a entrar dentro del cálculo de la planificación de pedidos, deben ser completamente fiables. Es decir, de la precisión de la recopilación de datos dependerá la eficacia del resultado del pronóstico de la demanda. Por muy potente que sea el software que utilicemos para este cálculo, por muchas fuentes que seamos capaces de manejar, si estos datos no son correctos la previsión tampoco lo será.
Deberemos ser capaces de detectar la estacionalidad de un producto o grupo de productos, la relación de sustitución entre productos, etc… No se realizan los mismos cálculos de planificación para un artículo que mantiene una demanda constante, con poca variación, que para un artículo con estacionalidad.
Ciclo de vida del producto
De igual forma el ciclo de vida del producto afecta al cálculo de la planificación de los pedidos. No es lo mismo planificar la demanda de un producto que está introduciéndose en el mercado, que otro que está en declive o en su etapa de crecimiento o maduración. Cada etapa del ciclo de vida de cada producto tiene diferentes modelos o técnicas de pronóstico aplicables si queremos obtener un pronóstico con el menor porcentaje de error posible. No todas las técnicas de pronóstico son aplicables con igual efectividad a todos los ciclos de vida de un producto. Por ejemplo, un producto que se encuentre en su etapa de madurez ya tiene un histórico de ventas en el que podemos basar los cálculos de previsión de la demanda para planificar pedidos, podemos calcular tendencias, estacionalidades, etc. Pero un producto en fase de introducción carece de histórico suficiente y, por tanto, las técnicas a utilizar deben ser otras.
Otras consideraciones de interés
No olvidemos que el objetivo a lograr planificando los pedidos es hacer subir el nivel de servicio, bajar el nivel de inventario sin afectar el ritmo de las ventas. Por tanto, será imprescindible una excelente planificación de las compras, es decir, determinar tamaños de cada lote y sus respectivos puntos de pedido. El nivel de inventario puede mantenerse bajo manteniendo un óptimo flujo de mercancías simplemente sabiendo qué comprar, cuánto comprar, cuándo comprar. Aquí entrarían la negociación con proveedores y el papel fundamental de un software adecuado para nuestro almacén inteligente.
Dentro de la planificación de la demanda debemos tener en cuenta cómo vamos a definir los niveles de stock que la harán posible. Debemos calcular para cada artículo su stock máximo y de seguridad. Cada familia, cada grupo de familias o cada referencia tiene su propio nivel de stock máximo y de seguridad que también puede variar en función del ciclo de vida del producto o sus estacionalidades.
Conclusiones
La planificación de la demanda y los pedidos es una de las ventajas que nos ofrece gestionar un almacén inteligente. Cuando hablamos de planificación debemos tener en cuenta que hablamos en realidad de pronósticos, es decir, que siempre vamos a manejar un cierto nivel de error. Esto es normal pero nuestro objetivo debe ser, además de tener ese error definido y controlado, que tienda a cero.
Para lograrlo es importante tener en cuenta que el error del pronóstico será tanto más pequeño cuanto mayor sea el grupo de agregación de productos estudiado. El comportamiento de una familia de artículos será mucho más fácil de prever que el de un único artículo. Esto debemos tomarlo siempre, como toda norma general, entre comillas, ya que, en muchos casos, mirando referencia por referencia, los comportamientos de la demanda suelen ser lo suficientemente constantes como para afinar el pronóstico con precisión.
Un almacén inteligente facilita la recopilación de los datos y garantiza su precisión. Ningún software de pronóstico por potente que sea realizará bien los cálculos y sus previsiones si nosotros no garantizamos la calidad óptima de los datos con los que trabaje.
Debemos tener en cuenta distintos factores a la hora de planificar la demanda, como la estacionalidad de los productos, su ciclo de vida, y el horizonte temporal con el que trabajemos ya que influirán decisivamente tanto en la elección de las técnicas de previsión como en el resultado de la misma.
La planificación de la demanda tiene efectos directos en el nivel de stock. Una correcta planificación de la demanda facilita enormemente trabajar con niveles de stock reducidos gracias a una mejora por ejemplo en la planificación de compras. Ser capaces de determinar qué comprar, cuándo comprar y cuánto comprar de forma óptima, además de reducir nuestros niveles de stock, aumenta el nivel de servicio sin afectar negativamente al ritmo de las ventas. Es más, tener en stock lo que el mercado demanda justo en el momento que lo demanda y no, lo que no necesita, aumenta la confiabilidad y esto facilita la labor de planificar los pedidos.
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