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En el post anterior vimos 10 frases que evidencian la necesidad de un SGA - WMS en nuestro almacén. No tendría mucho sentido que no explicara cómo contribuye al SGA a mejorar los 10 problemas que van asociados a esas frases.
En este post daré respuestas a las 4 primeras.
- Frase: En almacén siempre trabajamos al límite de la urgencia. Todo es siempre urgente.
- Frase: El primer apellido de todo el personal de almacén es estrés.
- Frase: Es imposible vencer al desorden. En almacén cada vez hacemos más horas extra sólo con el propósito de ordenar, pero en una semana, vuelve a estar como al principio.
- Frase: El personal de almacén está harto y quemado. Dicen que viven en el almacén, que no saben nunca la hora a la que saldrán ese día y que por mucho que se esfuercen su trabajo nunca se valora.
*Foto de fondo creado por nikitabuida - www.freepik.es
- FRASE: EN ALMACÉN SIEMPRE TRABAJAMOS AL LÍMITE DE LA URGENCIA. TODO ES SIEMPRE URGENTE.
No es que el SGA elimine o haga desaparecer mágicamente las urgencias, lo que en realidad ocurre es que se anticipa. Pensemos en lo que en realidad quiere decir que algo es urgente cuando no hay un software implantado en un almacén. ¿De verdad piensan que es la urgencia lo que motiva todas las acciones cuando no hay SGA? La pura verdad es que no y todo el mundo lo sabe, pero no pueden hacer nada por evitarlo.
Lo que ocurre en realidad cuando un software no asiste nuestras decisiones es que no hay planificación ni certeza posible, eso genera desconfianza y la desconfianza siempre se traduce a la hora de trabajar en una misma palabra siempre: urgencia.
Demostración. Cuando no hay SGA - WMS:
¿Qué hace comercial cuándo desconfía de que un producto vaya a salir ese mismo día hacia su destino? Llama al almacén y dice que es urgente.
¿Qué hace compras cuándo desconfía de que un producto no va a ser dado de alta (de entrada) ese mismo día a tiempo de que pueda salir con destino a un cliente? Llama al almacén y dice que es urgente.
¿Qué hace cualquier departamento cuando sólo queda una unidad de alguna referencia y esa unidad es imprescindible que se localice o se dé por perdida y desconfía de que almacén vaya a perder tiempo buscándola? Llama al almacén y dice que es urgente.
En definitiva, ¿cuál es el modus operandi habitual cuando en ausencia de un SGA alguien necesita algo de almacén, que no puede esperar? Le dice que es urgente, aunque no lo sea. Y no pasa sólo con almacén 😊
Sin embargo ¿qué aporta el SGA - WMS para marcar la diferencia? Lo que aporta es lo que elimina. El SGA elimina la variable de la “desconfianza” de la ecuación. Como he mencionado, el SGA no acaba con las urgencias “reales” ni con los imprevistos que las provocan, pero al acabar con la perpetua sensación de desconfianza lo que sí hace es eliminar todas las demás.
Uno de los primeros efectos que se notan a corto plazo es la disminución de las urgencias. No porque tengamos menos de repente, sino porque elimina las provocadas por la desconfianza.
Un SGA además nos permite, en el caso de que la urgencia surja (siempre lo hace), planificar el momento en que vamos a resolverla. Al final la urgencia se reduce a una sencilla cuestión de cambio de orden de la tarea a realizar, priorizando la considerada urgente, o de reasignación de la tarea a un operario diferente con menos carga de trabajo en ese momento.
Por si fuera poco, una herramienta muy útil que también amansa el sentimiento de urgencia es que el SGA otorga al jefe de almacén la posibilidad de estimar el tiempo en el que dará por resuelta la urgencia, dado que el software conoce los tiempos de ejecución de todas y cada una de las tareas que se vana a encadenar para resolverla y puede calcular cuándo estarán todas terminadas.
El SGA aborda las urgencias desde la fiabilidad y la planificación, son los dos términos que sustituyen a la desconfianza y a los problemas asociados con ella. Básicamente nos da las herramientas adecuadas para el problema planteado.
Trabajar sin SGA e intentar resolverlo todo a golpe de urgencia es como apagar un fuego con explosivos, sí efectivamente los apaga, pero a costa de causar males mayores. Hacerlo con un SGA es sencillamente, abrir la llave de paso de la manguera y apuntar directamente al foco del fuego. - FRASE: EL PRIMER APELLIDO DE TODO EL PERSONAL DE ALMACÉN ES ESTRÉS.
De hecho, y muy relacionado con el anterior, el SGA trabaja de forma tan eficaz que, en ocasiones, el operario no tiene ni por qué enterarse de que lo que está haciendo es resolver una urgencia o un imprevisto. Desde el punto de vista del operario lo único que ocurre en su interfaz es un cambio de tarea. Puede que le extrañe, que le provoque desplazamientos innecesarios a su entender, pero no le estresa. Aunque a simple vista no lo parezca, ésta es una gran contribución al aumento de la eficacia en las operaciones de almacén.
No es el objetivo de este post, pero todo el mundo hoy día conoce los beneficios de eliminar el estrés del ambiente de trabajo, lo que me lleva a comentar las siguientes dos situaciones. - FRASE: ES IMPOSIBLE VENCER AL DESORDEN. EN ALMACÉN CADA VEZ HACEMOS MÁS HORAS EXTRAS SÓLO CON EL PROPÓSITO DE ORDENAR, PERO EN UNA SEMANA VUELVE A ESTAR COMO AL PRINCIPIO.
- FRASE: EL PERSONAL DE ALMACÉN ESTÁ HARTO Y QUEMADO. DICEN QUE VIVEN EN EL ALMACÉN, QUE NO SABEN NUNCA LA HORA A LA QUE SALDRÁN ESE DÍA Y QUE POR MUCHO QUE SE ESFUERCEN SU TRABAJO NUNCA SE VALORA.
Que un SGA va a resolver estas dos situaciones desgraciadamente frecuentes en nuestros almacenes desprovistos de él, no es una cuestión de Fe sino de lógica.
La principal función de un software de almacén es saber dónde está cada referencia y asignar un lugar para cada una de ellas. Para ello invertiremos un buen tiempo en dar nomenclatura a cada estantería, módulo y ubicación de nuestro almacén o almacenes. A partir de ahí y según los criterios que configuremos en nuestro software, el SGA nos dirá dónde colocar y de dónde extraer las referencias necesarias para la operación programada en curso.
Esto puede llevar unos días, pero una vez superados, el desorden desaparece con el progresivo funcionamiento del SGA por lógica, ya que el SGA nunca va a decirle a nadie que deje algo “por ahí”.
Poco a poco y con el simple paso del tiempo el almacén irá tomando forma acorde a los criterios establecidos y a medio plazo, según la rotación de cada producto, habrá un lugar para cada cosa y cada cosa tendrá su lugar.
Si las urgencias son una cuestión de planificación y orden de tareas o de cargas de trabajo, quiere decir que están controladas. Si las referencias no se dejan en medio de los pasillos o por los rincones, no se pierden y no perdemos tiempo en localizarlas ya que el SGA lo hace de forma inmediata y gracias a todo ello la eficacia aumenta y con ella el nivel de servicio al cliente, el personal de almacén que antes del SGA se quemaba y al que no se valoraba, empezará verse con otros ojos.
Trabajar en un entorno con SGA, organizado y de forma eficaz, convierte a los que trabajan en dicho entorno en trabajadores eficaces. Todo el departamento mejora su estatus en general, el entorno laboral mejora, las incidencias se reducen y, sobre todo, todo el mundo tiene una hora de salida estipulada que es siempre la misma.
Todos esos beneficios tienen un reflejo directo en el resto de los departamentos de la compañía y por supuesto, en su cuenta de resultados.
En el siguiente post explicaré cómo contribuye al SGA a mejorar los 6 problemas que van asociados a las 6 frases restantes:
- Frase: Aquí no planificamos, improvisamos. Hay tanto por hacer que no sabemos ni por dónde empezar y en vez de arreglar algo, vamos parcheando las incidencias que van saliendo.
- Frase: El único que conoce al dedillo todas las ubicaciones de la mayoría de las referencias, es el más veterano. Cuando se va de vacaciones o se pone enfermo, el almacén es un infierno.
- Frase: Algunos artículos tienen patas. Todo el mundo recuerda ver alguna referencia en alguna parte del almacén en la que luego, no está y encima acaba apareciendo en otro lugar.
- Frase: El departamento comercial se queja de que almacén siempre falla. En consecuencia, nos obligan a repetir los mismos recuentos, nos obligan a buscar artículos que luego no piden y hacen pedidos falsos para asegurarse referencias, en definitiva, no se fían de nosotros y a cambio nos saturan de trabajo inútil, lo que nos hace menos eficaces aún.
- Frase: Compras se entera antes por el proveedor que por almacén de que alguna referencia ha llegado. Se queja de que no avisamos a tiempo de las entradas y de que las llevamos con mucho retraso.
- Frase: Por mucho que supervisemos al personal, por más filtros que pongamos, al final siempre acaba fallando algo.
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- CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA
Y si quieres conocer mejor como es un software de SGA:
J. Cisneros
Equipo DATADEC