TIPS DE GESTIÓN LOGÍSTICA A PROBLEMAS DE OBSOLESCENCIA

La razón por la que algunas empresas carecen de problemas de obsolescencia no suele ser una extraordinaria labor de cálculo de previsión de la demanda, ni tampoco en el hecho de que hayan roto el stock de todos sus productos, la razón de que algunas empresas carezcan de inventario obsoleto es, sencillamente, que lo gestionan.

“Stock obsoleto es aquél que decidimos que exista para siempre pese a su falta de demanda”

Por una parte, es un verdadero reto de gestión logística. Los problemas de obsolescencia afectan a la forma de comprar, a la forma de ubicar, al espacio disponible, y a los recursos que necesitamos. Su origen es multicausal y muy complejo, afecta a toda la gestión logística y plantea retos y escollos propios y exclusivos de este tipo de productos. Por desgracia, desde el almacén directamente, ni se provoca, ni se tiene capacidad para tomar decisiones que lo eviten. Cierto que una gestión deficiente o manual pueden provocar un aumento de los obsoletos, pero sobre esto, el almacén es como un cascarón en el mar, está a merced de otros elementos.

Por otra parte, tiene un componente fundamental de voluntad. Cuando algo se ha quedado encallado en almacén, mientras nadie lo mire, nadie tiene que dar explicaciones. Los problemas de obsolescencia, si no se gestionan, es porque no hay voluntad real de hacerlo. Tener un problema de obsolescencia es una de las realidades que, desde Dirección, más cuesta asumir. En estos casos el almacén tiene pocas opciones salvo brindar fiabilidad de sus niveles de inventario a través de su sistema SGA.

Por tanto, si asumimos que el problema de la obsolescencia tiene componentes tanto de gestión logística como de mentalidad. ¿Cómo podemos evitarlos? Trabajando en ambos sentidos.

Cómo gestionar los problemas de obsolescencia

Decidir cuándo algo se transforma en obsoleto.

Debemos decidir cuando es, o cuándo está, en riesgo de serlo. Es crucial definir claramente en base a qué KPI’s vamos a clasificar un producto como “en riesgo de obsolescencia”, es decir que nos está provocando un exceso de inventario y cuándo definitivamente lo clasificaremos de “obsoleto”. Lo que no se define no se mide y por tanto para la empresa, no existe.

Una buena forma de definirlo es teniendo en cuenta la demanda y el tiempo: obsoleto es aquel producto que lleva más de X días sin demanda.

Clasificar nuestro stock

ABC por rotación. Si clasificamos nuestro stock por rotación podremos mantener vigilados todas nuestras SKU que estén al final de la cola. Para la venta, el stock digamos saludable, es el que nos requiere mayor atención, pero con respecto a la obsolescencia, el final de la cola, aunque con menor frecuencia, también requiere que lo revisemos.

Vigilancia continua

La prevención siempre es la mejor medicina. Debemos establecer alertas que nos adviertan de los cambios que sufran las SKU en su clasificación. Sobre todo, aquellas que adviertan de un descenso del ritmo de ventas o de la rotación. En este caso de gestión logística un indicador como los días de cobertura, puede ser un aliado muy eficaz.

Las mascarillas son un buen ejemplo de esto. Cuando aumentó la demanda y pasaron a ser un súper “Top” mundial, rompimos stock, pero quizá ahora haya llegado el momento de empezar a vigilar de cerca los movimientos de esta familia de productos.

Dar salidas

Es decir, completar el ciclo. ¿Qué acciones deben desencadenarse cuando algo queda definido como obsoleto? ¿Y cuándo está en riesgo? En un almacén un producto se encalla cuando su estado carece de procedimiento. Por ejemplo: ¿qué hacer cuando un embalaje se daña? Si se define se ejecutará lo definido, si no, se almacenará de forma indefinida y acabaremos teniendo otro obsoleto en nuestro haber.

Flujo de información

La gestión logística de los problemas de obsolescencia debe incluir un flujo constante y fluido de información hacia otros departamentos como compras. También es crucial reconocer las causas que nos provocan excesos de inventario, quizá nuestra previsión de la demanda fue inexacta, quizá nuestros niveles de inventario no son fiables, quizá tenemos un afán excesivo por mantener demasiada gama de producto disponible, quizá el lote de compra no se ajusta a nuestro ritmo de salidas. Información, información y más información. Pero siempre fiable, en tiempo real y de calidad para lo que resulta imprescindible un sistema SGA.

Tecnología

Siempre que hablamos de fiabilidad de inventario, rapidez en la información, fiabilidad en el intercambio de datos y las comunicaciones, hablamos del apoyo incondicional de la tecnología que, en el caso de los almacenes, empieza por un sistema SGA.

Toda la gestión logística se mejora gracias a este software y la prevención de los problemas de obsolescencia no es una excepción. Quizá lo mejor que podemos hacer desde almacén para contribuir a evitar la obsolescencia es brindar toda la información fiable necesaria para su prevención.

Un ejemplo: para poder valorar lo suculento de un descuento, compras no puede desconocer si el producto en cuestión está acumulándose en nuestro stock. Por ese desconocimiento podemos adquirir productos que no eran necesarios. Por falta de fiabilidad en los niveles de stock, podemos adquirir un producto del que creíamos haber roto stock, que luego aparecerá súbitamente poniéndose en riesgo de obsolescencia. Esto suele ocurrir con aquellos productos de escasa rotación sobre los que se presta una atención menor.

“Este tipo de problemas de desinformación son los primeros que resuelve un sistema SGA a corto plazo desde su implantación”

Mentalidad

La basura siempre lo es y siempre lo será no importa que esté paletizada y sobre un larguero de color naranja. Una buena parte de los stocks obsoletos acumulados en nuestros almacenes encuentran su razón en la mentalidad de sus propietarios. Guardarlo todo a cualquier precio parece ser una máxima no escrita, pero muy asumida por los dueños y gestores de innumerables almacenes.

¿Cuánto espacio de nuestro almacén no podemos dedicar a productos activos, productos rentables, productos con rotación, porque está ocupado por productos obsoletos? ¿De verdad esperamos que algo que no tiene valor para el mercado, lo vaya a tener por el hecho de almacenarlo para siempre?

Como máxima deberíamos tener claro en qué momento el coste de seguir almacenando supera el de reciclar, reacondicionar o destruir cualquier referencia.

Conclusiones

Productos tan dispares como piezas sueltas de mobiliario que nada tienen que ver entre sí, productos tecnológicos que una vez obsoletos jamás vuelven al mercado, restos de producción metálicas que contienen algún metal no precioso que en su día estaba bien valorado al peso, pero hoy no, todo se almacena sine die y sin ningún fin, con la mente fija en el “valor que tuvo en origen” cuando se adquirió, omitiendo el hecho de que su valor actual es cero en el mejor de los casos, o nos cuesta dinero diariamente por mantenerlo almacenado.

Es curioso, pero antes de transformarse en un obsoleto, cualquier producto pasa por distintas fases: presenta un movimiento de inventario que avanza a buen ritmo, pasa el tiempo y se estabiliza, va descendiendo poco a poco, se ralentiza hasta provocar un exceso de inventario y finalmente se detiene y se vuelve obsoleto. Es en esas etapas tempranas cuando todavía podemos tomar decisiones que eviten que el producto se quede en nuestras instalaciones definitivamente. Una vez se declara obsoleto, será muy difícil que el producto vuelva a comenzar a moverse de nuevo. Ha terminado su ciclo de vida y queda encallado en nuestros almacenes como un peso muerto.

Recordemos siempre que almacenar tiene un coste independientemente de que lo almacenado tenga valor en el mercado o no. Ese coste se recupera con la venta del producto, si el producto no se vende, sólo supone un coste sin retorno.

Desde el punto de vista de la gestión logística, almacenar obsoletos es un esfuerzo costoso e inútil, como almacenar vinagre esperando que se transforme en un reserva.