27 Nov 2017

COMPARATIVA: CÓMO SE RECIBE MERCANCÍA CON SGA VS SIN SGA

comparativa sga

 

¿También en esto marca una diferencia trabajar con o sin SGA? Desde luego y una diferencia tan poco desdeñable como que supone una de sus principales ventajas.

Un SGA hace mucho menos probable el error o incidencia del tipo que sea (gestión, manipulación, envío, inventario, información…) y en el improbable caso de producirse, acorta notablemente su permanencia en el tiempo. Eso al final supone un gran ahorro en costes de manipulación, almacenaje, obsolescencia, inventario, aprovisionamientos y pérdidas.

 

Almacén sin SGA:

En un almacén tradicional, sin SGA, es habitual el “baile de referencias”. La falta de memoria o de los empleados adecuados o recién incorporados o la simple similitud física de algunas referencias, provoca en demasiadas ocasiones apariciones, desapariciones o transformaciones misteriosas de referencias. Dicho así puede parecer incluso chistoso, pero cuando tenemos que decirle a un cliente importante con el que hemos comprometido un pedido de cierta entidad, que no va a recibir mañana todo el pedido que le prometimos hace días porque varias referencias de repente se han transformado en otras o simplemente han “desaparecido”, el chiste deja de tener gracia.

Pero esto no es lo peor, lo peor es que estas referencias que hemos dicho que no podemos servir, puede que estén dentro de nuestro almacén quizá mucho más cerca de nosotros de lo que pensamos. Sencillamente, no las localizamos. No encontramos lo que hace falta, en el momento en que hace falta. Por tanto nos veremos obligados a suplicar una vez más a compras, que reponga a toda prisa las referencias que no encontramos. Si conseguimos convencerles y las compran, justo cuando éstas por fin lleguen, alguien encontrará las que efectivamente teníamos en nuestro almacén todo ese tiempo. Además el cliente descubrirá horrorizado al día siguiente, con el pedido en su casa, que varias referencias de las que tiene físicamente delante, no son las que el albarán dice que son. Esto puede ser un error de recepción de mercancía que ha permanecido “vivo” en nuestro almacén hasta más allá del momento de expedir. La peor de las situaciones, nuestro error ha perjudicado al cliente. Esta es una situación bastante típica en un almacén tradicional, ¿les suena?

 

Almacén con SGA:

Sin embargo esta misma situación en un almacén asistido por un buen SGA es impensable. La trazabilidad, esa gran desconocida para los almacenes tradicionales, es defendida y mantenida a capa y espada por un SGA. Si así lo configuramos, el SGA detendrá un proceso antes que perder la trazabilidad del producto. No importan los pasos, fracciones, uniones, etc. que hagamos, el SGA siempre mantendrá intacta la trazabilidad. De manera que uno de los procesos más importantes del almacén asistido por un SGA es la entrada.

La fase de identificación del producto se hace allí y el SGA dispone de medios y puntos de control que hacen que el proceso puede blindarse sin aumentar los recursos disponibles de forma que sea seguro y eficaz al mismo tiempo. Para aumentar la seguridad en un proceso asistido por un SGA no hace falta amentar el número de personas que intervienen en él.

En la entrada es donde le decimos al SGA qué es lo que está entrando y en qué cantidad, embalaje, estado, lote, etc. Todo este proceso se puede también agilizar con el prealbarán. La trazabilidad por tanto, empieza (o continúa ya que puede haber empezado en el proveedor) en la entrada. Por eso un SGA dispone siempre de múltiples recursos para asegurar la correcta identificación de las referencias en el menor tiempo posible.

 

Ejemplo:

Podemos verlo en un ejemplo: Un proveedor podría introducir su albarán en nuestro SGA vía web service directamente, el SGA tratará esto como un prealbarán de entrada puesto que la mercancía está en tránsito y no existe físicamente aún en el almacén. Desde ese momento, el SGA espera que lleguen los bultos, referencias, lote(s) o número(s) de serie, cantidad, unidad de embalaje, etc. Lo que agilizará todo el proceso de Recepción. En el momento la mercancía llega a nuestras instalaciones, un simple escaneo del código de barras, por ejemplo del albarán físico, hará que el SGA sepa qué se está dando de alta. Posteriormente el operario hará las comprobaciones físicas acordes al procedimiento para poder hacer la entrada. El operario leerá con su terminal cada código de barras según se lo exija el SGA, es decir, bulto a bulto, palé a palé, paquete a paquete, referencia a referencia, número de serie a número de serie… Lo que decidamos que necesitamos leer y hayamos configurado en el SGA que debe leer. El SGA comparará los datos que recibe de la lectura del terminal con los que ya dispone en su lista y dejará continuar o no el proceso en tiempo real. Un proveedor podrá enviarnos veinte palés de cien impresoras de etiquetas cada uno, que además lleven seguimiento por número de serie y nosotros podremos darle la entrada de forma completamente fiable, en menos de cinco minutos, con un simple escaneo de cada matrícula de cada palé. Impensable en un almacén tradicional.

Podemos decidir que los controles que establezcamos sean diferentes en cada caso, es decir, podemos personalizarlos para cada proveedor, para cada albarán, para cada referencia, en fin, podemos bajar al nivel de detalle que necesitemos sin despilfarrar recursos (sin emplear a más personas). Existen múltiples fórmulas para que nuestro SGA se asegure de que la identificación es la correcta.

Como puede observarse la cantidad de opciones de configuración y sus posibles combinaciones son muy elevadas. Cada una de ellas supone un punto de control que tratará de evitar el error en su origen.

Pero ¿qué pasa si finalmente y pese a nuestros controles el error se introduce en nuestro almacén? El error dentro de un almacén asistido por un SGA tiene una vida muy corta, normalmente se descubre en el siguiente proceso. Por ejemplo, si el error se ha producido a ubicar, se descubrirá en la reposición o en el picking, lo que ocurra inmediatamente después. Esto es así porque los controles en un SGA se configuran a la medida de nuestras necesidades en todos los procesos internos del almacén. De manera que no sólo descubriremos el error inmediatamente, sino que gracias a los datos que el SGA nos proporciona, podemos analizar sus causas y actuar para solucionarlo de forma definitiva. Por supuesto, y esto es muy importante, antes de que las consecuencias repercutan en un cliente interno o externo.

 

Caso de éxito SGA

 

J. Cisneros
Equipo Datadec

22 Nov 2017

Productividad Laboral: Reduce errores y tiempo dedicado a facturación

Productividad Laboral
 

Cada ser humano es diferente, cada uno tiene sus cualidades y defectos. No podemos controlar sus decisiones o actos, de modo que se deben usar otros medios para aumentar la productividad laboral en las empresas, reduciendo al mínimo los famosos errores humanos, provocados por las tareas repetitivas y manuales. El éxito de una empresa depende casi al 100% de su capacidad de detectar estos errores y evitarlos.

Entre los puntos claves que se deben analizar para aumentar la productividad laboral del departamento de facturación están entre otros:

  • La gestión eficiente del tiempo
  • Los desperdicios
  • Las tareas que no aportan valor a la empresa
  • La comunicación interdepartamental
  • La capacidad de resolución de incidencias
  • La transparencia y acceso a la información

La empresa debe tener la capacidad de localizar los errores, comprender las razones y definir las soluciones, teniendo claro los objetivos a los que se desea llegar.

 

ERRORES

Los errores humanos comunes que se observan en el departamento de facturación de las empresas son las siguientes:

  1. Errores a la hora de rellenar los datos : por ejemplo campos como el CIF o NIF del cliente. Este error provoca que los trabajadores dediquen su tiempo a la corrección de los errores en las facturas haciendo que el periodo medio de cobro se alargue y la productividad laboral disminuya.
  2. Enviar la factura al cliente equivocado: Enviar una factura al cliente equivocado puede suponer una violación de la ley, ya que la mayoría de los contratos entre empresas llevan una cláusula de privacidad de datos que es violada al enviar datos privados a un tercero.
  3. Facturar tarde: Los documentos necesarios para la facturación no llegan a tiempo, ya que los departamentos involucrados en el proceso de facturación no envían o reciben la información en el momento oportuno haciendo que las facturas lleguen tarde a los cliente y aumentando de esta manera el periodo medio de cobro.
  4. No guardar copias de seguridad: es una herramienta de precaución que permite seguir reclamando un impago en el caso de perder una factura.
  5. No realizar un seguimiento de las facturas no pagadas: Tramitar una factura y enviarla no garantiza su cobro. Es importante hacer un seguimiento periódico de las facturas y tener muy claro cual es la fecha de vencimiento.
  6. No establecer un método de pago del cliente: El principal objetivo es acelerar y facilitar el procedimiento de cobro.
  7. No precisar una fecha de vencimiento: Provoca un gran problema a la hora de reclamar el pago de una factura y dificulta el seguimiento de la misma.
  8. La corrección de las facturas toma mucho tiempo: Provoca una pérdida de la calidad de servicio ofrecido a nuestro cliente.

 
Guia los 6 habitos para periodos de cobros altamente eficientes.
 

RAZONES

Si te identificas con estos errores y sabes que son constantes en tu empresa, es importante detectar las razones por las cuales estos errores humanos ocurren para luego poder encontrar la solución perfecta que aumente la productividad laboral en tu empresa. Las razones pueden ser las siguientes:

  • Desperdicios: en muchos casos los procesos de facturación y en la mayoría de los procesos de trabajo en una empresa incluyen actividades que consumen recursos pero no aportan valor a la empresa. Se debe a una baja eficiencia de los trabajadores, en otras palabras, lo que los trabajadores pueden hacer en un paso lo hacen en tres. Incluye a personas en la empresa subiendo y bajando por documentos, buscando, almacenando, ensobrando, imprimiendo, etc. Incluso caminar innecesariamente es un desperdicio. Esto provoca que los trabajadores se cansen más, que los tiempos se alarguen y que los costes de la empresa aumenten.
  • Falta de comunicación interdepartamental: la falta de comunicación entre los departamentos es una realidad en todas las empresas,y es de algún modo, inevitable. El hecho de que los trabajadores no conozcan las labores de los demás departamentos provoca conflictos interdepartamentales, ya que no entienden la urgencia de ciertas tareas de facturación, ni las consecuencias de no recibir los documentos necesarios para la facturación a tiempo. La dispersión de la información provoca que el proceso de facturación se alargue, no saben qué es lo que se necesita ni en qué momento se necesita.
  • Confiar en la memoria: aunque una persona tenga una buena memoria muchas veces la memoria puede traicionar. El no mantener un registro o historial de todas las modificaciones realizadas en las facturas, o un sistema de seguimiento de envíos que funcione como herramienta de presión de los cobros, hace que los errores sean más constantes, que la información no fluya entre los departamentos y que los tiempos se alarguen. Es un error común en los trabajadores, tienden a pensar que las labores, una vez finalizadas, ya están terminadas.
  • Reacios a los cambios: La mayoría de los empleados se resisten a los cambios y se quedan estancados, lo cual produce que la empresa no avance y sea innovadora. Éste es uno de los grandes errores, porque si lo desconocido produce temor, es ideal realizar una renovación en la empresa y  en la labor de los trabajadores, así se actualizan y aprenden nuevas técnicas para incrementar su crecimiento.
  • Falta de orden y organización:  por lo general las empresas mantienen sus facturas y sus documentos asociados en papel custodiados en un almacén y permiten el acceso a estos almacenes a los diferentes departamentos de la empresa involucrados en el proceso de facturación. Es prácticamente imposible hacer un seguimientos del estado de las facturas ni saber si han sido modificadas, enviadas o tratadas y menos aún saber quien ha hecho esas modificaciones. Esto provoca en la mayoría de los casos una pérdida de las facturas, una pérdida de información y que los periodos de búsqueda de las facturas y sus documentos asociados sean eternos.

 

SOLUCIONES

Soluciones para aumentar la productividad laboral en una empresa.

Teniendo claras las variables que provocan errores constantes dentro de los procesos de facturación y que afectan directamente la productividad laboral de la empresa, es el momento de analizar cuáles son las soluciones a dichos problemas:

  • Crear flujos de trabajo: definir las tareas, construir procesos (etapas por las que tiene que pasar una factura) y aplicar un sistema (por lo general informático) que permita el seguimiento de la factura, para que todos los departamentos conozcan en qué etapa del proceso de facturación se encuentra una factura. El objetivo es potenciar las tareas que aportan valor a la empresa y eliminar los desperdicios encontrados.
  • Centralizar y organizar la información: La empresa necesita una herramienta que organice y clasifique las facturas. Esta organización repercute en la eficiencia, permite mayor transparencia y todos saben donde se encuentra la información, ahorrando, de esta manera, en el tiempo de búsqueda y localización de los documentos.
  • Tareas eficientes: La empresa debe reducir el tiempo que invierten los empleados en realizar tareas repetitivas y manuales. El hecho de automatizar este tipo de procesos hace que los empleados puedan concentrarse en tareas más importantes, mejorando de esta forma la productividad laboral.
  • Mejorar capacidad de reacción: los trabajadores deben ser capaces de detectar los problemas de forma más rápida, para corregir en menor tiempo posible los errores. Para lograrlo, la información y las facturas deben estar digitalizadas y almacenadas en un puesto centralizado. Esto permite por un lado, un acceso rápido y fácil a las facturas y documentos asociados, por otro lado, permite una corrección más ágil, puesto que están en formato digital.
  • Envíos automatizados: La empresa necesita procesos que favorezcan la inmediatez y la seguridad de los envíos. La única forma de reducir los errores humanos en los envios, es a través de herramientas que realizan el envío automáticamente y de manera desatendida. El objetivo es que la productividad laboral de cada trabajador aumente, haciendo que un solo empleado pueda gestionar tareas al máximo de su capacidad.
  • Trazabilidad y copia de seguridad: La empresa necesita un conjunto de procedimientos que permitan conocer la ubicación y condición pasada o actual de una factura y sus anexos. Esto es posible a través de un historial. Por otra parte el mantener copias de las facturas en papel es un infierno, ya que ocupa más espacio en el almacén. La mejor opción es mantener una copia digital de la factura original.

 

LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ES LA SOLUCIÓN


La automatización de los procesos mejora los costes, el servicio y la calidad del trabajo. El proceso de facturación se vuelve más rápido, reduciendo los desperdicios aportados por las tareas manuales. La automatización permite un aumento en la productividad laboral, ya que los empleados podrán dedicar más tiempo a tareas que ofrezcan valor a la empresa. Los errores son menores y los trabajadores se benefician de menor gasto energético y mayor seguridad.

Los sistemas informáticos, ofrecen los siguientes servicios por lo general:

  • Digitalizan las factura y documentos asociados.
  • Centralizan dichos documento y facturas en un puesto común o en la nube, permitiendo un acceso simultáneo a los mismos.
  • Ofrecen filtros potentes para encontrar con facilidad los documentos deseados.
  • Crean un historial de modificaciones y versiones de las facturas o documentos asociados.
  • Envían las facturas a los clientes por medios telemáticos, permitiendo saber si el cliente ha recibido la factura y facilitando su seguimiento.
  • Permiten crear Workflows.Estos flujos de trabajo agilizan las entregas de documentos de la parte de los demás departamentos, ya que todos conocen los plazos y conocen el estado en el que se encuentra una factura.
  • Sistema de notas. Las notas facilitan la comunicación entre departamentos y como están adjuntadas a cada factura, cuando otro trabajador acceda tendrá toda la información necesaria del cliente y de la factura.

Ahora que conoces la solución a tus problemas de facturación, solo necesitas seguir informándote sobre los beneficios de la automatización y digitalización y cuales son las opciones que te ofrece el mercado. Sigue nuestro blog y descárgate nuestro Ebook “Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes”.

 
Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes
 

Equipo DATADEC

20 Nov 2017

CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA. COMPARATIVA PARTE 3

sga_vs_sin_sga

Si trabajamos en un almacén tradicional, es decir, sin asistencia de un SGA una de las primeras consideraciones que debemos tener en cuenta a la hora de abordar la implantación de un SGA es la siguiente: es el SGA el que debe adaptarse a nuestra forma de trabajar y no al revés.

Cierto que en el proceso de estudio previo el almacén tradicional deberá hacer ciertas “concesiones”, es decir, el SGA no está ni debe estar capacitado para tolerar ciertas acciones relacionadas con la mala praxis, que sí se toleran por pura necesidad en un almacén sin SGA. Por ejemplo, un SGA nunca nos va a dejar ubicar o servir una mercancía a una cadena de producción antes de terminar su recepción. Tampoco nos dejará hacer picking sobre un palé bloqueado por el motivo que sea, hasta que éste sea desbloqueado previamente.

Sin embargo, debemos tener siempre en cuenta que un SGA es un software. ¿A qué nos referimos? Al hecho de que el SGA está diseñado para aportar soluciones a   los problemas de nuestro almacén y que lo haga más productivo y rentable.

Un SGA debe ir apoyado por unos procesos sólidos e instrucciones de trabajo, robustas y racionales. Es decir,  un SGA trabaja con personas y que lo único que garantizará de veras el buen funcionamiento de un SGA será el conocimiento, el  buen uso y manejo que de él hagan las personas que trabajan en el almacén. Esa es la base que cimentará la correcta ejecución de todas las acciones que se realizan en el almacén asistidos por el SGA. Por ejemplo, la inspección visual del estado de la mercancía en la recepción, etiquetados, embalajes, recuentos, etc.

En los almacenes tradicionales sin SGA, la correcta ejecución de los procesos de trabajo no garantiza su buen funcionamiento, no garantiza la no aparición de errores, no evita el despilfarro y no sirve para controlar cada proceso. Sin embargo en un almacén con SGA tener y ejecutar unos buenos procedimientos redunda directamente en mayor eficacia y control de cada proceso. A su vez el SGA ayuda a marcar el camino a seguir, es decir ayuda a mejorar estos procedimientos en los casos en que ya se tengan o estén incompletos.

Por ejemplo: gracias a los datos recogidos por el SGA podemos descubrir que uno de nuestros mejores proveedores, es además, el más fiable. Los datos de falta de incidencias producidas en sus entradas así lo indican. De esta manera el SGA ayuda a elaborar el procedimiento de entrada para este proveedor. Es su caso concluimos que la inspección visual a partir de ese momento se debe realizar por muestreo, dada su alta fiabilidad.

ALMACENES CON SGA: EJEMPLO DE PICKING EN OLEADA

Trabajar en un almacén dirigido por un SGA es trabajar en un entorno controlado y organizado debido a que el flujo de información es abundante, continuo y se recoge y se muestra en tiempo real según nuestras especificaciones. Las diferencias respecto a la gestión tradicional son a mejor y muy notables desde el primer día de funcionamiento.

Para empezar el SGA nombra a cada ubicación de nuestro almacén con un código que es único para cada ubicación. Además, sabe qué referencia o referencias se ubican en cada una de ellas y en qué cantidad exacta. A partir de ahí (vamos a fijarnos sólo en el picking):

Supongamos que tenemos que servir multitud de pedidos de muy pocos líneas y cantidades pequeñas, por ejemplo, porque nuestro almacén tiene una parte de venta on-line a cliente final. En este caso, para esa parte de nuestro almacén configuraríamos nuestro SGA para hacer picking por oleadas. De forma que en base a la demanda (pedidos), el SGA irá elaborando una lista de líneas de pedidos que deberán ejecutarse en el picking. En estas líneas agrupará referencias y cantidades, de forma que en cada recorrido, se sirven varios pedidos a la vez. Por ejemplo: si hay 10 pedidos de la referencia “A” y cada uno pide dos unidades, el SGA creará una única lía de 20 unidades de la referencia “A”. Hecho esto con todos los pedidos, calculará una ruta óptima y asignará las líneas de picking resultantes, a cada operario, en base a diversos criterios de ocupación, rendimiento, zona asignada, etc. El operario recibe la orden a través de su terminal en tiempo real. En la orden figura la ubicación a la que debe acudir y la cantidad total que debe extraer, no importa si son unidades sueltas o conjuntos. El operario no pierde tiempo y acude justo al lugar indicado. El control de la codificación de cada artículo y ubicación, impide que pueda cometer errores de picking.

El picker ejecutará una línea tras otra, hasta finalizar la lista para acudir después a la zona de consolidación. A través del SGA podemos ver en todo momento quién está realizando las líneas de picking, qué líneas están terminadas y qué líneas por ejecutar,  qué ruta y en qué punto está, podremos enviarle mensajes si fuera necesario a través de su terminal y multitud de datos más dependiendo de nuestras necesidades. Con todos los datos sacaremos conclusiones y propondremos mejoras.

El SGA vigilará en tiempo real el nivel de existencias y se encargará de asignar tareas de reposición, con tiempo de antelación suficiente, al operario que de ellas se encargue para evitar rupturas en el flujo de picking. Incluso será capaz de avisar a compras si el nivel de existencias está por debajo de un nivel crítico.

El SGA guiará en la zona de consolidación al operario de la misma forma que en picking, para que asigne cada referencia o referencias solicitadas a cada cliente, e incluso le indicará a qué playa de expedición llevar cada pedido o grupo de pedidos.

El SGA controlará qué lote proveedor entró, el día, la hora, el operario responsable, sabe cuándo y quién hizo el picking y a qué cliente se envió por lo que se mantiene la trazabilidad en todo momento. Todos los movimientos dentro del almacén quedan registrados, los tiempos muertos de cada operario y proceso desaparecen y la gestión (en horas de trabajo) de los recursos del almacén en general se optimiza como mínimo un 33%.

Este ahorro en horas tiene una justificación muy evidente, sencilla de explicar y muy clara de entender que permite que los retornos de inversión en SGA sean muy cortos una vez puesto en marcha.

 

Mas info:

 

Caso de éxito SGA

 

J.Cisneros
Equipo Datadec

14 Nov 2017

Comunicación interna en una empresa: Éxito del proceso de facturación

Comunicación interna en una empresa.
 

Un sistema eficaz de comunicación interna en una empresa se convierte en una herramienta estratégica para aumentar la productividad del equipo humano. Es el camino para que una empresa llegue a ser competitiva y pueda enfrentarse con éxito a la actualización, evolución y cambio al que nos empuja el mercado. Los trabajadores deben sentirse escuchados por los demás departamentos y se debe construir un sistema  integrado y centralizado donde la información se vuelve transparente.

La comunicación interna es uno de los instrumentos más poderosos en una empresa, tiene la capacidad de integrar a los empleados en un desarrollo estratégico y constante hacia el cumplimiento de los objetivos que se marcan desde los órganos de dirección.

La importancia de la comunicación interna en las tareas de facturación nace de la necesidad de hacer fluir de forma ágil la información asociada a las facturas y sus documentos adjuntos, ya que la ausencia de transparencia y comunicación fluida puede provocar errores constantes, una dificultad a cumplir con los plazos de facturación y problemas de pérdida de información importante.

 
Guia los 6 habitos para periodos de cobros altamente eficientes.
 

Ventajas de una comunicación organizacional fluida

Entre las tareas más estresantes y frustrantes en una empresa se encuentra el proceso de facturación. Los contables o encargados de dicha tarea tienen que lidiar con mucha información y documentación que si no reciben en el momento indicado de parte de los demás departamentos puede atrasar todo el proceso de facturación y por ende provocar que las facturas sean emitidas con retraso a los clientes y que el periodo medio de cobro real sea superior al pactado.

La comunicación interna en una empresa no es solo una opción, si no que en la sociedad que vivimos acostumbrada a la inmediatez con bajos costes, se ha convertido en una necesidad.

Las ventajas de una comunicación interna eficaz en el proceso de facturación son las siguientes:

  • Información unificada: todos los departamentos involucrados en el proceso de facturación están informados de en qué etapa del proceso se encuentra cada factura. Nadie recibe sorpresas y todos conocen las modificaciones y cambios realizados durante el proceso.
  • Todos están en la misma sincronía: la comunicación interna eficaz permite que todos los departamentos entiendan la urgencia y necesidad del departamento de facturación. Los hace más conscientes y disminuyen los conflictos de interés. Cuanta más información tengan los trabajadores, más se sentirán como un equipo y se comprometerán de forma más intensa con las tareas.
  • Agiliza el proceso: herramientas de circulación de la información son necesarias si no el proceso sería inviable. La mejor opción en la actualidad tienden a ser las soluciones digitales a través de servidores en la nube, puestos centralizados, correo electrónico, etc.
  • Fácil resolución de problemas: mayor es la información disponible en una empresa, mayor es la capacidad de reacción a los cambios dentro de la organización. Una mejor toma de decisiones solo se puede lograr si los tiempos de espera se acortan y la información fluye más rápido. De este modo, se detectan los problemas de forma más rápida y se eliminan los errores en menos tiempo.
  • Más confianza: mayor comunicación elimina el sentimiento de territorialidad, donde cada departamento siente que sus tareas son más importantes que las de los demás departamentos. Los trabajadores, en especial los contables, se sentirán más escuchados y  todos trabajarán hacia la misma meta.

 

Plan de comunicación interno

Una vez conscientes de los beneficios que aporta una comunicación interna eficaz en una empresa, debemos crear un plan de comunicación interna a través de una serie de pasos a realizar para encontrar el mejor método que se adapte a la empresa.

Pasos a realizar para construir un plan de comunicación interna ideal:

 
Pasos para crear un plan de comunicación interna en una empresa.
 

  1. Analizar la realidad de la empresa: detectar los procesos de trabajo que existen, las dependencias entre los departamentos y los aspectos de la comunicación interna que resultan improductivos.
  2. Establecer objetivos: tener claro los resultados que esperamos obtener del plan de comunicación interna, por ejemplo acceso fácil a la información, acercar el periodo medio de cobro al pactado, reducir el periodo de resolución de incidencias, disminuir los errores humanos, etc.
  3. Determinar el plan de acción:  identificar lo que se debe cambiar o mejorar para cumplir con los objetivos impuestos, que herramientas de comunicación interna son necesarias en una empresa. Por ejemplo reuniones, correo electrónico, red social corporativa, centralización de los documentos en la nube, sistemas de workflows, etc.
  4. Observar los resultados: comparar los resultados con los objetivos impuestos para ver dónde y en qué etapa del proceso puede que siga habiendo dificultades. De esta manera se logra refinar la estrategia que hemos implantado.

 

Soluciones Informáticas de Facturación

La clave del éxito del plan de comunicación interna de una empresa reside en escoger las herramientas adecuadas que favorezcan una circulación fluida de los documentos de facturación, una transparencia de la información, una comunicación constante entre los diferentes departamentos y un acceso fácil y simultáneo a los datos de las facturas.  Hoy en día existen soluciones informáticas que facilitan el proceso de facturación.

Toda solución de facturación debe:

  • Centralizar la información en un único puesto: se deben buscar soluciones que permitan almacenar todos los documentos de facturación en formato digital en un servidor central accesible de forma ágil y sin riesgos por todos los departamentos. Reduciendo de esta manera los problemas que se producen por la dispersión de la información y facilitando el control sobre las modificaciones que se puedan realizar sobre una factura, de tal forma que se puede saber quién ha realizado ese cambio y en qué momento.
  • Clasificar y organizar el contenido: la solución ideal debe contar con filtros potentes que permitan encontrar con facilidad las facturas y sus documentos asociados, esto aumenta la capacidad de reacción y resolución de incidencias o corrección de errores.
  • Incluir Workflows: una solución debe poder crear flujos de trabajo que permitan que todos y cada uno de los empleados sepan cuál es su cometido, qué función cumplen en el contexto global del flujo de trabajo, cuáles son los procedimientos que deben seguir y qué tareas deben realizar las otras personas de la organización. El objetivo de los flujos de trabajo es principalmente facilitar el seguimiento de las facturas y sus documentos asociados, el poder saber en qué etapa del proceso de facturación se encuentran y los pasos necesario para que sea enviado con éxito y sin demoras al cliente.
  • Incorporar un sistema de notas: cualquier modificación, corrección o característica específica de una factura o sus documentos asociados debe poder ser adjuntada a los mismos, haciendo que la información fluya en tiempo real. El objetivo es hacer disponible toda la información que necesitan los empleados para realizar sus funciones de forma eficaz y eficiente.
  • Enviar y facilitar su trazabilidad: las soluciones informáticas deben permitir enviar las facturas desde la misma plataforma de gestión y deberán permitir conocer la ubicación y condición de la factura un vez enviada. En otras palabras,  saber si ha sido enviada, recibida y abierta. Esta característica tiene como objetivo principal reducir el periodo medio de cobro real al pactado y disminuir la morosidad.

Ahora que conoces la solución ideal a los problemas de comunicación interna en una empresa, sigue extendiendo tu conocimiento. Conoce las soluciones informáticas de facturación disponibles en el mercado, aprende de la ley de facturación electrónica y sigue aprendiendo de las ventajas que aportan estas soluciones para que puedas beneficiarte al 100% de estos sistemas digitales de facturación.

 
Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes
 

Equipo DATADEC

23 Oct 2017

CONOCE LA TRAZABILIDAD EXACTA DE TUS DOCUMENTOS

CONOCE LA TRAZABILIDAD EXACTA DE TUS DOCUMENTOS

Se conoce como trazabilidad al conjunto de procedimientos que permiten conocer la ubicación y condición pasada o actual de un producto, así como conocer sus historia.

Si hablamos de documentos, gracias a la trazabilidad, existe la posibilidad de tener bajo control todas las modificaciones que se puedan realizar sobre un documentos, de tal forma que se puede saber quién ha realizado ese cambio y en qué momento.

 

Existen 4 preguntas que hacerse para entender la trazabilidad:

¿QUÉ?

¿Qué es lo que hay que trazar? Se debe identificar el producto (en este caso el documento), saber cómo se llama, qué documento es…

¿CUÁNDO?

¿Cuando hay que trazarlo? Hay que conocer el momento exacto en el que tiene lugar tal acción.

¿DÓNDE?

¿Dónde se traza? Es deseable saber en qué lugar ocurre tal circunstancia o acción sobre el documento.

¿POR QUÉ?

¿Por qué se traza? Se trata de conocer el motivo, el estado o la acción que ese producto (documento) realiza.

Estas 4 preguntas anteriores siempre rondan en nuestra cabeza cuando queremos recuperar un documento y no lo encontramos, o sí que lo encontramos pero no es la versión que estábamos buscando.

 

¿quién habrá modificado el documento? ¿cuándo se modificó por última vez? ¿cómo es posible que el documento no esté actualizado? ¿por qué no se ha revisado esta documentación? ¿ésta es la última versión?

 

¿Qué relación existe entre la trazabilidad y la gestión documental?

Diariamente realizamos tareas que tienen un documento (documento físico o digital) que contiene la información necesaria para conseguir el objetivo final de ese proceso. Por lo tanto, la gestión documental forma parte de estos procesos y debe gestionarse con el fin de mejorar los procesos, aumentar la productividad y reducir costes innecesarios.

Desde que se crean los documentos, se modifican, se consultan y finalmente son archivados o destruidos, se generan versiones y se distribuyen entre multitud de recursos.


Si estos documentos son gestionados y centralizados, se tendrá constancia en todo momento de quién accede, a qué documentos se accede, cómo se accede y por qué.

 

Si quieres conocer más acerca de cómo puede ayudarte la Gestión Documental, lee el siguiente Post “Gestión Documental: Accede rápidamente a tus facturas

 

¿Por qué es importante conocer la trazabilidad?

Conocer el recorrido que realizan los documentos dentro del sistema de gestión documental de una organización es necesario para:

  • Identificar tareas que no han sido resueltas o que quedan pendientes de alguna validación.
  • Poder recuperar los documentos conociendo en todo momento su estado y ubicación.
  • Prevenir su extravío.
  • Mantener un control de todas las operaciones que se realizan con los documentos. Si hablamos de digitalización de documentos, estos documentos físicos se tendrán que capturar y digitalizar previamente. A continuación se registrarán, clasificarán, almacenarán y se conservarán o bien eliminarán.
  • Identificar el origen de los documentos cuando se haya realizado alguna transferencia de los mismos, una migración o un envío.
  • La trazabilidad garantiza calidad.

Todos los movimientos que realizan los documentos deberían estar documentados a su vez para poder ser localizados en cualquier momento. Existen mecanismos de seguimiento y control de los mismos que nos permiten identificarlos de forma única, ponerles nombre, conocer la persona que lo realizó y modificó y la fecha del último movimiento.

Gratis guia digitalizacion

cuestriones de la trazabilidad

¿Qué ventajas se obtienen?

La trazabilidad de los documentos está directamente relacionada con digitalización de documentos. Los documentos digitalizados y tratados con una gestión electrónica sirven para resolver problemas como: ¿Dónde se guardan los documentos? ¿Cómo se guardan? ¿Cómo se organizan y cómo se encuentran después?

Entre las ventajas de utilizar un sistema de gestión documental que permita la trazabilidad de los documentos están por supuesto la reducción de los costes vinculados al papel, ya que sin papel hay menos riesgo de que las empresas pierdan su información.

Además de esta reducción de costes, la seguridad que ofrece un sistema de gestión documental acerca de conocer en todo momento quién accede y quién no accede a los documentos, es clave dentro de la estrategia de la empresa.

Una óptima trazabilidad en la gestión documental implantada en las empresas permite, además, la gestión racional de los recursos. Esta gestión conlleva a una reducción de costes y un uso más adecuado de la información en procesos claves del negocio.

 

Ventajas

La gestión documental aplicada a las empresas para organizar sus documentos ofrece las siguientes ventajas a la organización:

  • Sencillez: Manejo de los documentos de forma más sencilla al estar organizados y estructurados.
  • Agilidad: la entrada de la información es rápida. Los documentos se insertan de forma ágil en el sistema documental.
  • Control: se tiene control sobre todos los documentos que se crean, modifican, envían o eliminan.
  • Seguridad: se mejora la seguridad al conocer dónde están los documento, saber quién los ha creado, modificado e incluso eliminado.
  • Ahorro de tiempo: se reduce el tiempo de búsquedas al estar todo organizado.
  • Optimización del espacio: si estos documentos se encuentran archivados en la nube, el ahorro y la optimización del espacio es significativo.
  • Organización: los documentos están clasificados y organizados. Esta organización repercute en la eficiencia y ahorro de tiempo de la búsqueda y localización de los documentos.
  • Eficiencia: los procesos de la organización son más eficientes. Si se trabaja con workflows (flujos de trabajo) que manejen estos documentos, se consigue una optimización del manejo de los documentos, aumentando la eficiencia.
  • Satisfacción: los clientes están más satisfechos, lo que implica una calidad asociada a la empresa que deriva en esa satisfacción.
  • Ahorro de costes: se reducen los costes de consumo de papel y el tiempo invertido en consultas y búsquedas tediosas.

¿Para quién es imprescindible controlar la trazabilidad?

Las organizaciones que tienen gran movilidad de sus recursos y por lo tanto también de sus documentos, deben contar con un buen sistema documental que tenga bajo control toda esa información. Es imprescindible gestionar de forma eficiente esa información para evitar búsquedas innecesarias y notables pérdidas de tiempo e incluso disgustos.

Uno de los aspectos más importantes que facilita la gestión documental es la trazabilidad. Las organizaciones trabajan de forma colaborativa, y el hecho de contar con una herramienta que cree, modifique y recupere versiones de los documentos y además guarde su evolución es crucial para mejorar en eficiencia, productividad y seguridad.

La reducción de costes es un prioridad para las empresas y ello pasa por reducir el uso del papel y también por tener una óptima trazabilidad de sus documentos.
La digitalización y organización de los documentos es una de las apuestas más estratégicas que toman las empresas, ya que existe menor riesgo de pérdida de la información.

La información es uno de los patrimonios más valiosos para las empresas, por lo que su manipulación debe ser controlada.
Conocer en todo momento quién puede acceder a los documento es clave dentro de la estrategia de seguridad de las organizaciones.

El hecho de gestionar de forma óptima la trazabilidad en la gestión documental permite no sólo llevar una gestión racional de los recursos y una reducción de costes derivados de ella, sino que además, se consigue un uso más adecuado de la información en los procesos clave del negocio.

 

La trazabilidad actúa como una herramienta para la calidad. Las empresas que entienden la calidad como uno de los pilares estratégicos de su organización, son un ejemplo claro de organizaciones que deben contar con sistemas de gestión documental que les ayuden a conseguir estos objetivos.
¿Eres tú una de esas empresas?

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Equipo DATADEC

06 Jun 2016

El software de gestión de almacenes mejora sus ventas y se pasa a la nube

Informe de SoftDoit sobre el Estado actual del Software de Gestión de Almacenes (SGA)

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El comparador de software SoftDoit ha presentado un informe sobre el software SGA en el que destaca la apuesta de los proveedores por el cloud computing: algo más del 70% permite implantarlo en la nube

Barcelona, 31 de mayo de 2016.- El comparador líder de software en España y Latinoamérica SoftDoit ha presentado hoy el informe sobre el Estado actual del Software de Gestión de Almacenes (SGA). En el estudio han participado 42 de los principales proveedores de software de gestión empresarial del mercado español.

Entre las principales conclusiones del estudio, que ha sido presentado por Lluís Soler Gomis, fundador y CEO de SoftDoit, destaca que el 69% de las empresas consultadas asegura que las ventas de este año de software SGA han mejorado respecto a 2015. Del resto, un 28,6% afirma que están siendo similares a las del año anterior, y tan solo un 2,4%, peor que el año pasado.

Respecto a la modalidad de alojamiento que ofertan, el informe demuestra que cada vez son más las empresas y proveedores que apuestan por la nube: algo más del 70% da la posibilidad de alojar la solución SGA tanto en la nube como en los propios servidores del negocio. No obstante, el cloud computing todavía tiene recorrido, ya que aún hay un 26,8% de proveedores que solo da la posibilidad de implantarla inhouse.

También hay un consenso mayoritario en lo que se refiere a la modalidad bajo la que venden su solución SGA: más del 95% lo hace a través de licencia, frente al 2,4% que vende software libre, el mismo porcentaje que comercializa la solución en modalidad freeware.

En lo que se refiere a la formula escogida para canalizar ventas y/o implantaciones, algo más del 52% de las empresas lo hace tanto a través de canal como de forma propia, cerca del 43% las realiza directamente, sin participación del canal, y algo menos del 5% confía en exclusiva en el canal de distribución para ello.

Preguntados por las forma de pago que ofrecen a sus clientes, los proveedores consultados aseguran en su mayoría que dan las máximas facilidades, ya que casi el 67% permite que se pague tanto por uso (SaaS) como a través de un pago único. Algo menos del 5% solo permite pagar en modalidad SaaS, mientras que el 29% solo acepta el pago único.

Respecto al tipo de software que comercializan las empresas que han participado en el informe, todas ellas disponen en su catálogo de más soluciones además de la de SGA: algo más del 47% vende y/o implanta soluciones ERP; cerca del 43% también dispone de software de marketing y ventas (CRM); algo más del 38/% cuenta con soluciones de BI (Business Intelligence) y de gestión documental, cerca del 36% para el sector del e-commerce; y más del 21% comercializa también soluciones de RRHH.

En cuanto a la internacionalización de las empresas consultadas, algo más del 38% solo oferta sus soluciones en España. En Europa y de forma directa (a través de una sucursal) lo hace algo más del 33%, y mediante partners poco más del 14%. Más del 14% tiene pensado comenzar a vender a nivel europeo en los próximos dos años. Más del 33% de las empresas también comercializa su software en Latinoamérica desde una sucursal, y casi el 17% a través de un partner. Cerca del 10% tiene previsto empezar a vender en el continente latinoamericano en un plazo de dos años.

Por último, preguntadas por el futuro del SGA en un plazo de 5 años, la mayoría de las empresas creen que se avanzará en cloud computing y SaaS, para así conseguir implantaciones más rápidas. La flexibilidad y adaptación a las necesidades del cliente también cobrarán un mayor protagonismo.

El estudio completo se puede descargar desde el siguiente enlace:  https://www.softwaredoit.es/estudios/

BUSCOelMEJOR es ahora SoftDoit

https://www.softwaredoit.es
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SoftDoit es el comparador de software que nació en 2012 en Barcelona y que actualmente es el líder en España y Latinoamérica. Tiene su origen en BUSCOelMEJOR.com, comparador lanzado por Lluís Soler Gomis que ahora pasa a llamarse SoftDoit para afrontar su expansión internacional en Europa y Estados Unidos, con una marca fuerte, global y multi idioma.

Con una sencilla búsqueda, SoftDoit  ayuda a los profesionales a encontrar la mejor solución informática. Para ello, la plataforma genera de forma gratuita y neutral un ranking totalmente personalizado con las mejores opciones del mercado, ya que tiene en cuenta su sector, su tamaño y sus requerimientos tecnológicos. El comparador compara entre más de 1.000 soluciones distintas y encuentra las 3 que ofrecen exactamente lo que esa empresa está buscando.

SoftDoit lanza mes a mes nuevas opciones de búsqueda, y en la actualidad ya cuenta con comparadores de software para más de 500 sectores y más de 14 tipos de soluciones tecnológicas como por ejemplo CRM (Marketing y ventas), ERP (Gestión empresarial), SGA (gestión de almacenes), e-learning, TPV, Recursos Humanos, gestión de flotas, contact center, e-commerce, etc.

“Nosotros no les decimos cuál es el mejor software del mundo, sino cuál es el mejor para su negocio de forma gratuita y neutral”.

Fuente: Softdoit

26 Ago 2014

Códigos de barras ( CB ) y RFID

Vamos a hablar en esta ocasión de las dos tecnologías de codificación de datos más conocidas: los códigos de barras ( CB en adelante) y la más reciente, RFID.

En esta publicación mi principal objetivo es el de reflexionar acerca del uso que hacemos en nuestro día a día de los CB y RFID, y sobre lo que nos pueden aportar.

rfid

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19 Ago 2014

Procedimientos para el INPUT de expediciones

A través de los procedimientos para el INPUT de las gestiones de compras, fabricación y almacén, debemos haber garantizado que toda nuestra mercancía sujeta a seguimiento de la trazabilidad se encuentra debidamente identificada y almacenada.

Vamos a centrarnos en los procesos de expediciones y transporte.

Suponemos que en el mejor de los casos tenemos a nuestra disposición los medios tecnológicos necesarios para la codificación y captura datos sobre códigos de barras (CB en adelante) o TAG’s RFID, apoyados por una infraestructura idónea para realizar procesos por radiofrecuencia. En caso contrario, la diferencia estará en que deberemos llevar a cabo el registro de datos de forma manual.

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15 Jul 2014

Trazabilidad, la trayectoria del producto

Es habitual escuchar y aplicar el término Trazabilidad en muchos contextos de la empresa y también de la vida cotidiana, en numeradas ocasiones sin ser conscientes de ello, y sus definiciones son variadas. Podríamos dar una definición escueta: rastreo o seguimiento del producto.

Acudiendo a la definición del Comité de Seguridad Alimentaria de AECOC:

trazabilidad, la trayectoria del producto“Se entiende trazabilidad como el conjunto de aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas.”

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17 Jun 2014

Del sistema SCADA al Business Intelligence

El tortuoso camino de la información desde que nace en las máquinas hasta que muere en los cuadros de mando.

En una empresa con sistemas complejos de gestión de almacén, producción y ventas, la información manejada por cada sistema puede nacer en Islas o nubes generadoras de datos que al final van a formar un archipiélago complejo por el cual dicha información va a tener que moverse de isla en isla hasta que finalmente sea explotable en un sistema de cuadros de mando basado en Business intelligence.

Sin los adecuados medios de comunicación entre islas, resultaría muy costoso el integrar y unificar toda la información a manejar para que ésta nos ayude en la toma de decisiones.Read More