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El sistema de gestión de almacén es una herramienta imprescindible para organizar y controlar el flujo de materiales en un almacén y la organización de sus tareas. Un buen sistema de gestión de almacén asegura una correcta coordinación entre las actividades de recepción, almacenamiento, preparación de pedidos y envío de mercancías. De esta forma, se puede mejorar la eficiencia del almacén y reducir los costes.
Para organizar una buena gestión debemos tener en cuenta diversos factores, como el tamaño y la capacidad del almacén, el número y el tipo de productos que se almacenan, el número de pedidos y el plazo de entrega. Pero sobre todas las cosas y como fruto de una buena gestión, debe tenerse en cuenta el nivel de servicio que ofrecemos a los clientes.
Para poder ofrecer un nivel de servicio óptimo, es necesario que nos adaptemos a las necesidades del negocio, siempre cambiantes. El mercado ofrece diversos tipos de sistemas de gestión de almacenes. Dependiendo de la complejidad de nuestra gestión y de la del propio software, así como de las funcionalidades ofrecidas, variará su coste.
Para poder realizar una buena elección del sistema de gestión de almacenes adecuado para nuestro negocio, es recomendable analizar las necesidades del almacén y comparar los diferentes sistemas disponibles en el mercado, sabiendo cuáles son los puntos más importantes que requieren una solución por parte del software.
Una vez realizada nuestra elección e implantado el software, a medio plazo, seremos capaces de valorar la importancia y el impacto positivo que el sistema ha tenido sobre nuestro know how. Esa importancia del software se basa en algunos puntos destacados que veremos a continuación.
Tabla de contenidos:
Consecuencias de un sistema de gestión de almacén eficaz
1.- Satisfacción del cliente
El sistema de gestión de almacén impacta directa y positivamente en la experiencia de compra del cliente. No sólo le asegura que lo que va a solicitar está disponible cuando nos comprometemos, sino que le ofrece un plazo de entrega fiable, integridad de lo solicitado y comunicación fluida y constante del estado de su pedido en cada una de las distintas fases de desarrollo.
2.- Control de los aprovisionamientos.
Es la etapa más importante en un almacén automatizado. El sistema SGA facilita enormemente la identificación de las referencias, la configuración de la unidad de carga, la comparación con nuestra documentación y la trazabilidad de cada entrada. Para entradas homogéneas el proceso puede reducirse simplemente a una cuestión de verificación, conteo de bultos y etiquetado.
A través del SGA podemos establecer ventanas horarias y dejar su gestión en manos de nuestros proveedores e incluso de los propios transportistas, dando visibilidad a las horas libres del día y facilitándoles de forma autónoma y online, la elección del horario en que van a ir descargando o la comunicación de retrasos e incidencias.
3.- Control de las expediciones.
El sistema de gestión de almacén se encarga de que cada bulto sea depositado en el muelle de salida que le corresponda, que sea etiquetado con el identificador de la agencia seleccionada e incluso, algunos softwares, controlan el orden de carga óptimo de cada bulto dependiendo de la ruta de reparto.
4.- Control de calidad.
No es que el SGA controle directamente la calidad de cada referencia que gestiona, pero agiliza el control, la gestión de muestras, el bloqueo y desbloqueo de un lote, un palé, un grupo de ubicaciones o una referencia. También es capaz de no dar visibilidad a referencias que no han pasado el control de calidad, aunque éstas, estén ya ubicadas para agilizar su gestión y que no colapsen los muelles.
5.- Gestiones diferentes dentro del mismo almacén.
No todas las referencias se gestionan de la misma forma ni atienden a los mismos parámetros o KPIs. Hay referencias que, por ser de difícil manejo, soportan un picking considerablemente más lento que aquellas de embalaje homogéneo y de poco peso y tamaño. Ambas formas de picking deben diferenciarse y medirse por baremos distintos.
Una zona de picking sobre estanterías de roldanas, no se gestiona igual que otra de picking a suelo sobre estantería compacta. La variabilidad puede ser enorme y el sistema SGA es capaz de gestionar cada una atendiendo a sus diferentes casuísticas.
6.- Valoración del operario.
Basada en parámetros predefinidos. El SGA controla todo lo que ocurre en el almacén, optimiza el espacio, mejora el flujo de mercancía y recorridos y al mismo tiempo, los valora en base a un estándar que debemos definir. Medir el rendimiento de cada operación o de cada operario, nos ayudará tanto en operaciones de mejora continua, como en cuestiones de sistemas de recompensa a operarios con mejor valoración por ejemplo, en base a su rendimiento medido y demostrable.
7.- Valoración de los proveedores.
Aunque no sea una función del SGA, la información que recopila nos ayuda a valorar a nuestros proveedores en base a los criterios que tengamos establecidos: cumplimiento del plazo de entrega, velocidad de sus entradas, cumplimiento con las características de unidad de carga, ausencia de errores en las SKU enviadas, calidad del servicio y la mercancía, etc. Algo fundamental para establecer los criterios, por ejemplo, de un sistema de calidad concertada.
8.- El Vendor Managed Inventory (VMI)
El Vendor Managed Inventory o Inventario Gestionado por el Proveedor, es un sistema mediante el cual el proveedor se hace responsable de mantener de forma óptima los niveles de inventario de sus clientes asumiendo las decisiones de reaprovisionamiento. Es una forma real de integración y mejora de la cadena de suministro, imposible de llevar a cabo sin la precisión de inventario y la mejora de las comunicaciones que nos aporta un sistema SGA.
9.- Posibilidad de introducir otros software que dependen de la fiabilidad de inventario: CRM, MRP.
Otras herramientas tecnológicas como pueden ser un CRM o un MRP dependen de la fiabilidad y precisión del SGA para un correcto funcionamiento. El nivel de inventario y otros atributos deben ser precisos y actualizarse en tiempo real, para que el resto de las herramientas realicen la función para la que fueron diseñadas, con la precisión necesaria.
10.- Posibilidad de robotización.
Tanto robots físicos como virtuales. Nos referimos a que un sistema de gestión de almacén abre la puerta a esta posibilidad debido a que todos los autómatas incorporan su propio software para funcionar y éste debe poder conectarse con nuestro sistema SGA. No solo eso, decidir qué debe ir dentro del autómata, en qué momento debemos incorporarlo y qué resultado nos dará, es información que requiere la fiabilidad que solo un sistema de gestión de almacén puede proporcionarnos.
El SGA posibilita la incorporación tanto de robots físicos como de los conocidos como RPA. Los RPA son otro tipo de robots, robotizan procesos y no tienen presencia física en nuestros almacenes porque son softwares. Ejecutan diversas funciones sobre todo administrativas directamente relacionadas con la eliminación de costes indirectos, tareas que no aportan valor, pero sí costes y con la rapidez de la gestión.
Conclusiones
Hemos visto como un software de almacén supone una mejora en diversos puntos de una instalación, sin embargo, la característica más destacada e importante de un sistema de gestión de almacén es la cantidad de opciones que abre para el almacén en que se implanta.
Es completamente cierto que reduce los errores en todos los procesos, reduce los costes y optimiza los flujos y la gestión en general, pero el potencial de mejora que se nos presenta una vez incorporado a nuestra gestión no es comparable a las limitadas opciones a las que podemos acceder sin software. Es decir, quizá el aspecto más importante que nos proporciona un software de gestión de almacenes sea la cantidad de opciones que nos abre.
La introducción de nuevas tecnologías y herramientas, la posibilidad de organización y planificación de las tareas del personal, la valoración de los resultados, mejora continua, robotización, automatización de procesos, incorporación de ayudas tecnológicas al picking, la precisión en los niveles de stock y el impacto del almacén en la experiencia de compra del cliente son el resultado de la introducción del SGA en nuestro almacén.
Gracias a esta nueva capacidad tecnológica y de visión de nuestro almacén podremos brindar la posibilidad a otros departamentos, como compras y aprovisionamientos o comercial, de utilizar sus propias herramientas de mejora de la cadena de suministro como son un MRP o un CRM.
El SGA es el primer paso decisivo hacia la optimización de nuestra cadena de suministro convirtiéndola así, en un pilar de nuestra ventaja competitiva.
*Foto de carretilla elevadora creado por vanitjan - www.freepik.es
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