4 beneficios reales con la gestión avanzada del almacén del ERP

Hoy en día, en un entorno cada vez más competitivo, las empresas necesitan basar su rendimiento económico optimizando sus procesos de gestión.

En las empresas que trabajan con productos físicos, la optimización de la gestión logística, y en concreto la gestión del almacén, tiene una influencia clara y directa en la mejora de los resultados. En estos casos, el modulo de gestión de almacenes, llamado habitualmente SGA para almacén (cuando incorpora funcionalidades avanzadas), suele ser una de las herramientas clave para alcanzar los objetivos marcados.

Por el contrarío, en las empresas que venden servicios, la optimización de los procesos de planificación, ejecución y control del servicio suele ser la palanca para mejorar los resultados. En este caso, el módulo BPM (en algunos casos llamado automatización o workflow) suele ser la herramienta clave para alcanzar los objetivos marcados.

A continuación, nos vamos a centrar en el SGA como herramienta para la gestión del almacén dentro de cualquier sistema ERP.

¿Qué es el SGA para almacén y cuáles son sus ventajas?

Como hemos comentado en otros posts, el Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es un software cuya finalidad es mejorar la gestión física y documental de todo el flujo de mercancías, desde su entrada hasta su salida en el almacén. De esta manera, aumenta la productividad y eficacia de los procesos del almacén, minimizando los errores humanos e incrementando la fiabilidad del servicio y, por tanto, la imagen de la empresa.

Parra ello, los procesos propios del almacén como reubicaciones, traspasos y agrupación de mercancías, son agilizados y además se reduce el error provocado por el factor humano con el uso de terminales de lectura digital de datos. Asimismo, la gestión de inventarios (generales, por ubicación o rotativos), es ágil y sencilla gracias a un rápido recuento que permite un ajuste permanente, consiguiendo con ello mantener los almacenes actualizados con el mínimo esfuerzo.

El SGA presenta en general cuatro grandes ventajas que te pueden ayudar a resolver algunos de tus problemas de gestión del almacén:

1.- Optimización del espacio

• El nivel de servicio y mantenimiento deseado con los clientes.
• El número de referencias del almacén.
• Las dimensiones de los productos almacenados.
• Los tipos de estanterías usados.
• La distribución en la planta de las mercancías.
• Los requerimientos de áreas de picking y de pasillos.
• El tamaño del mercado objetivo.
• El tamaño y la forma de envío de los pedidos.
• Etc.

Un sistema informático de gestión avanzada de almacenes (SGA) puede ayudar a diseñar los procesos necesarios para gestionar estos criterios de forma que mejore el aprovechamiento del espacio del almacén.

En este sentido, la distribución en planta de la mercancía, puede organizarse de acuerdo a distintas estrategias: ubicaciones fijas, almacenamiento caótico y gestión mixta. 

El almacenamiento caótico supone la asignación de un espacio de almacenaje sin ubicación fija, atendiendo a la mejor ubicación que cumpla en ese momento con los diferentes criterios que defina la empresa en orden a una prioridad. Para que un almacén funcione con este sistema, es imprescindible que cuente con un sistema de gestión de almacenes (SGA) que gestione este proceso. El propio software será el que determine dónde almacenar el producto cada vez, descargando de esta tarea a los operarios. Esta posibilidad de almacenar los productos permite ahorrar una gran cantidad de estación en el almacén, al no tener que reservar permanentemente espacios ociosos para atender a requerimientos previstos.

2.- Automatización de procesos

La automatización de procesos en el almacén van dirigidos fundamentalmente a la de preparación de pedidos y almacenamiento automático cuya función permite incrementar al máximo los ratios de productividad, reduciendo el número de movimientos, tareas de transporte y el espacio del almacén.

Normalmente, los sistemas SGA contemplan la gestión de una gran variedad de sistemas de almacenamiento, tales como Mini Load, Trans elevador de paletas, Carruseles, Shuttles, trans elevadores satélites, en curva, sistemas sincronizados...

Además, la automatización de procesos permite acelerar y asegurar los procesos logísticos mediante la utilización de terminales de radiofrecuencia. El objetivo debe ser gestionar en tiempo real los flujos de información de las operaciones logísticas, integrando eficazmente la gestión del almacén con el resto del sistema de información de la empresa.

3.- Uso de funcionalidades avanzadas

Existen diferencias funcionales importantes entre los sistemas de gestión de almacenes tradicionales y los modernos módulos SGA que incorporan algunos ERP.  Algunas de estas diferencias las podemos concretar en las siguientes:

• Incorporación de funcionalidades TMS (Transport Management System), que gobiernan instalaciones de:
  
  
• La gestión de los muelles de carga y el control de la carga de los camiones.
• Generación de las etiquetas de bultos.
• Conexión con las agencias de transporte. Previamente, cálculo preciso de pesos, volúmenes y nº de bultos.
• Gestionar tarifas de transporte e incluso sugerir la agencia de transporte óptima. Sincronización con el ERP para la generación del cargo económico.
• Solicita y guardar la firma del transportista.
• Para transporte propio/rutas de reparto, app móvil para el control de descarga de los bultos en destino.
• Generación de los ficheros ASN/DESADV.
• Etc…
• KITTING, Gestor de Montajes y desmontajes, gestor de composiciones:
  
  
• Replicar del ERP, a través del conector, la estructura de conjutos de productos que se consideran KITS, de modo que se pueda obtener de forma rápida, un componente dado a partir del desmontaje de otro(s) producto(s) que lo contiene(n).
• Ser capaces de sugerir, ante la carencia de stock de ciertos productos a la hora de preparar pedidos de cliente, la obtención de stock de dichos productos a través de órdenes de montaje y/o desmontaje.
• Poder adquirir del ERP, a través del conector, la estructura de composiciones comerciales, compuestas por N unidades de venta que son las que hay que preparar en el almacén. Poder recibir del ERP pedidos de dichas composiciones y prepararlos en almacén.

4.- Data Analytic.

Un SGA integrado en un ERP puede ser la base de los datos necesarios para desarrollar los análisis pertinentes. La necesidad de gestionar las compañías en función de los datos es una realidad. Hoy en día, cualquier negocio o empresa con éxito está respaldado por el análisis que realizan de los datos (Big Data, Business Intelligence, etc.). El SGA supone una gran fuente de información que pone a disposición del gestor los medios necesarios para facilitar la recopilación de datos. Los programas de gestión de almacenes actuales propician sistemas de Labor Management que permiten la identificación y optimización de acciones ineficientes en las actividades de almacén.

Conclusiones

La implantación de un software de gestión de almacén como es el SGA permite la reducción indiscutible de costes. Independiente del tamaño que tenga una empresa, el retorno de inversión de un software de este tipo se asume rápidamente al ahorrar tiempo y costes.

El uso de este tipo de herramientas supone la respuesta de la empresa a las nuevas demandas del mercado. Los clientes demandan en la actualidad mayor precisión y rapidez en la entrega de pedidos, exigiendo estándares de alta calidad. Las nuevas tendencias en la demanda y la industria 4.0 (y por tanto, la logística 4.0) exigen a las empresas ser más competitivas. Por tanto, es necesario que estas utilicen herramientas de gestión de almacenes que les permitan optimizar el almacenaje y la flexibilidad de sus entregas.

En definitiva, un SGA ofrece una gran cantidad de ventajas que se traducen en una mejora considerable en la calidad del servicio al cliente. Una mejora del servicio en la percepción de nuestros clientes, cuesta mucho de alcanzar y es muy rápido de perder.

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