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    05 Dec 2019

    6 ERRORES INACEPTABLES EN LA GESTIÓN DEL ALMACÉN

    Por: Juan Cisneros, equipo DATADEC

    6 errores gestión del almacén*Foto de Negocios creado por nikitabuida - www.freepik.es

    En los almacenes desprovistos de sistema SGA automatizado, concurren innumerables errores de variada tipología que son inherentes a este tipo de gestión (más manual) y que no suelen  darse en almacenes gestionados con un software de gestión avanzada de almacenes.

    En los almacenes sin software, la toma de decisiones se basa en “sensaciones” no en datos. No puede ser de otra manera ya que no hay recopilación de datos y generación de información en línea. La gestión basa su efectividad en la suerte, la experiencia y el buen hacer de cada operario.

    Trabajando con un SGA la toma de decisiones se basa en datos precisos recopilados en tiempo real y que provienen de todos los puntos y acciones del almacén. Estos datos se procesan por el software para mostrarnos una visión global de lo que sucedió, lo que está sucediendo y de lo que probablemente sucederá en nuestro almacén. Esto es lo que nos permitirá tomar decisiones estratégicas y tácticas que resulten de una planificación general enfocada a conseguir un objetivo concreto. Pero además nos permitirá medir los resultados para obtener información que nos confirme o no, que nuestras decisiones han sido las acertadas y en que medida pudiendo así realizar los ajustes necesarios para mejorarlos.

    En definitiva, un SGA nos brinda una ventaja competitiva fundamental que es la reducción drástica de errores basada en la mejora notable de la eficacia en la gestión. Errores intolerables que por desgracia son frecuentes en almacenes con una gestión tradicional.  

    Veamos algunos de esos errores habituales en almacenes sin software que son precisamente los primeros que tienden a desaparecer tras implantar un SGA.

     

    Si te está resultando de interés este post, tal vez te resulte útil el Caso de  Éxito de SGA, donde se consiguieron ahorros de hasta 40% en costes de expedición.

     

    1.- Errores de recepción en la gestión del almacén


    En almacenes desprovistos de software de apoyo los controles se realizan visualmente, incluidos los de recepción, de manera que es frecuente que referencias casi idénticas se confundan. Dar de alta una referencia por otra, implica que el error puede trasladarse proceso a proceso hasta llegar al cliente. Si la entrada es incorrecta, el picking y el envío también pueden serlo por lo que nuestro error puede llegar al cliente.

    El SGA nos brinda la posibilidad de resolver este error de varias formas. La más sencilla y habitual es la lectura del código de barras del artículo en la entrada. Cuando un artículo se da de alta en el sistema podemos hacer obligatorio el campo destinado al código del proveedor, es decir, el del código de barras del artículo que en la recepción puede ser leído por un escáner. Por simple comparación con su base de datos, el sistema identificará de qué referencia se trata sin posibilidad de error. Si nuestro proveedor está conectado a nosotros de forma que el albarán figure en nuestro sistema antes de recibir la mercancía tendremos otro control adicional ya que el sistema espera recibir la referencia en cuestión y de no hacerlo activará una alerta.

     

    2.- Errores de picking en la gestión del almacén


    Los operarios de picking tratan de localizar visualmente o de memoria la ubicación de las referencias cuando normalmente otro operario es el que ubica y deben estar preguntándose constantemente dónde se encuentra tal o cual referencia a diario. Despilfarrando una serie de horas diarias incuantificables sólo en este proceso. Por tanto, los problemas en encontrar la ubicación de una referencia es uno de los problemas más repetitivos.

    Esta es una de las situaciones que primero elimina un SGA y lo hace desde el mismo momento de la recepción de mercancías. El sistema es el que controla la recepción y ubicación de cada referencia y es el que gestiona las órdenes para ambos procesos, por lo tanto, siempre sabe dónde se encuentra cada referencia ubicada por lo que localizarlas para el picking (o para cualquier otro proceso) es una simple cuestión de mirar un terminal inalámbrico que nos dirá dónde ir y qué cantidad tomar, sin perder ni un solo minuto de valioso tiempo.

     

    3.- Errores de expedición en la gestión del almacén


    Enviar referencias con la cantidad equivocada, enviar una referencia sin informar al sistema o cruzar destinos en los envíos
    suelen ser errores frecuentes en almacenes sin software adecuado. La falta de controles lo permite. Estos errores pueden englobarse en los que provocan mayor despilfarro de recursos para subsanarse. Nos obligarán a tomar decisiones de logística inversa, duplicar envíos, perder referencias que no podremos facturar o realizar abonos de referencias no enviadas sin estar del todo seguros de que efectivamente no se enviaron.

    Cuando trabajamos con software de apoyo, podemos establecer controles previos a la expedición como en la consolidación de pedidos o en el picking y en el propio proceso de expedición de manera que sea el sistema el que asegure que cada referencia se destina al embalaje y cliente correctos.

     

    4.- Trabajar con cantidades negativas en la gestión del almacén


    Cuando los distintos procesos no están coordinados en el tiempo con el sistema de gestión informático, o si se carece de él, aparecen los números negativos
    . Es muy frecuente que procesos posteriores se ejecuten antes que los anteriores lo que provoca un registro de cantidades negativas. Por ejemplo, una referencia que llega físicamente en el último momento y que se expide antes incluso de darle la entrada atendiendo a una urgencia.

    Esto es habitual cuando pretendemos que un ERP haga el trabajo de un sistema SGA. Cuando necesitemos trabajar en negativo es un indicativo de las carencias de nuestro sistema. Los negativos son un problema para todo, los inventarios no nos cuadrarán, la trazabilidad será imposible, los niveles de stock serán siempre ficticios, etc.

    Un sistema de gestión SGA no trabaja en negativo. Cada proceso debe ejecutarse en tiempo y forma. Un software tiene procesos definidos para resolver urgencias, en el caso anterior, por ejemplo, el crossdocking. Además, un software de gestión de almacén es más rápido en sus procesos que un almacén de gestión manual, con lo que trabajar en negativo no solo es imposible sino innecesario.

     

    5.- Errores en la gestión de las incidencias en la gestión del almacén


    En almacenes gestionados de forma tradicional,  es habitual que una incidencia ocurrida con el cliente adecuado, delante de la persona adecuada o simplemente que ocurra dos veces en fechas demasiado próximas, provoquen tomas de decisiones impulsivas que llegan a cambiar el funcionamiento de todo un almacén. Además, estos cambios normalmente no se sostienen en el tiempo porque, por inercia, siempre acaba imperando la fuerza de la costumbre con lo que la incidencia se “parchea” pero no se resuelve, lo que la condena irremediablemente a repetirse. El trabajo así debe convivir no solo con la perpetua presencia del error, sino con su eterna repetición.

    Trabajar con un sistema SGA nos proporciona los medios para gestionar las incidencias de forma productiva. Por una parte, no “parcheamos”, sino que gracias a la información descubrimos la causa raíz de la que nace la incidencia y tomamos medidas para eliminarla, impidiendo su repetición en el futuro. Por otra, antes de tomar decisiones podremos medir y comparar por ejemplo la frecuencia del problema a resolver con la eficiencia de la medida a adoptar.

    Por ejemplo: el SGA nos advertiría de que no sería viable resolver un problema de ubicación que ocurre sólo una vez cada 5000 movimientos, que se corrige en cinco minutos y que además no tiene repercusiones en el cliente, añadiendo un control adicional que conlleve perder varios minutos de cada operario por cada acción de ubicación que se realice en el almacén.

    Sin embargo, sin software sería posible que ese control nada eficiente se implantara sólo por el mero hecho de que ese error se hubiera repetido dos días consecutivos. Perderíamos preciosísimas horas de trabajo a diario por un error de escasa incidencia y resoluble en cinco minutos. Y lo más alarmante: nadie podría demostrarlo por la falta de datos con los que hacerlo.

     

    6.- Errores de la capacidad en la gestión del almacén


    Trabajar sin un sistema SGA nos impide conocer con exactitud el porcentaje de ocupación de nuestro almacén. Para evitar las temidas pérdidas de referencias, que en realidad son “no localizaciones”, suele utilizarse el sistema de ubicaciones fijas al menos en algunas partes del almacén. Esto provoca a menudo que muchas ubicaciones queden libres a la espera de la entrada de su referencia asignada teniendo físicamente en el almacén montones de otras referencias ubicadas literalmente por donde se puede, porque han llegado más unidades que huecos disponibles en el almacén para dichas referencias.

    El sistema SGA puede trabajar a hueco libre por lo que nos permite aprovechar al máximo la capacidad de espacio disponible en nuestro almacén. El aprovechamiento del espacio no está supeditado a la localización visual de las referencias por lo que podremos configurar el sistema para que mientras haya un hueco libre lo aproveche esté donde esté. El sistema puede decidir incluso la mejor ubicación posible para el óptimo aprovechamiento del espacio ya que puede tener en cuenta el cubicaje y peso de todas las referencias, embalajes, unidades de carga y ubicaciones vacías que maneja. El espacio es un recurso valioso, pero mucho más en un almacén, y un SGA es el mejor sistema para gestionarlo de forma eficiente.

     

    Conclusiones

    EL nivel de gestión, eficacia y eficiencia entre almacenes desprovistos de sistemas de gestión avanzado y almacenes gestionados con un sistema SGA es del todo incomparable a favor de estos últimos. Todo lo que en un almacén sin un software adecuado se estima o se cree, en un almacén con SGA se sabe a ciencia cierta con absoluta certeza y además se puede demostrar. Otros aspectos que se dan por hecho, como determinados errores que se consideran normales en almacenes sin software, desaparecen literalmente en almacenes provistos de él.

    Los almacenes sin un sistema SGA emplean para cada proceso un mínimo de un 30% más de recursos que los que sí lo tienen. Las referencias no localizadas son el día a día, el nivel de servicio al cliente, si lo miden, es bajo, la ausencia de información importante es total y los errores se acumulan y se hacen repetitivos asumiéndose por toda la empresa como parte inherente del funcionamiento del almacén.

    Cuando implantamos un sistema SGA nuestro almacén cambia a mejor hasta en su aspecto físico. El total aprovechamiento de la capacidad disponible favorece que las estanterías se llenen y el suelo, como es natural, se mantenga libre de referencias. Los procesos de almacén como entrada, picking, ubicación, reposición y expedición son guiados por el sistema que reparte las tareas entre los diferentes operarios que se limitan a mirar su terminal y ejecutar. Al no depender de controles visuales las referencias siempre están localizadas en el sistema y no se intercambian por otras de aspecto físico similar.

    Evitar los errores en la expedición, gestionar las incidencias con rapidez e impedir que se repitan y se perpetúen en el proceso, evitamos que tengan repercusión en los clientes tienen de nuestra compañía. La eficacia en la gestión y el nivel de servicio mejorarán, lo que hace que en general clientes y empresa aumenten su nivel de satisfacción a partir de una gestión  adecuada, gracias al apoyo de un sistema de gestión avanzado de almacenes SGA.

     

     

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    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

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