6 SOLUCIONES PRÁCTICAS A PROBLEMAS DE LA GESTIÓN DEL ALMACÉN

Para el ojo inexperto, gestionar un almacén, puede parecer una labor de extraordinaria sencillez. A priori, basta con mantener en sus ubicaciones las referencias que van entrando hasta el momento en que se reclamen. Lo cierto es que tanto a los que nos dedicamos profesionalmente a gestionar existencias en primera línea, como a los responsables de la industria en general, nos gustaría que esto de gestionar un almacén fuese la mitad de sencillo de lo que parece desde fuera.

Si la gestión de stocks ya era un desafío de primer nivel hace años, las tendencias del mercado, la imparable ascensión del ecommerce y las exigencias en continuo ascenso de los consumidores y clientes, todavía lo hacen todo más complicado.

Pero como no hay mal que por bien no venga, esta serie de nuevos retos en la gestión de almacenes ha conseguido que el almacén pase a ser considerado como parte de la propuesta de valor de la empresa. Algo nunca visto ni previsto. En concreto, más que el almacén en sí, lo que ha cambiado es la apreciación de la importancia de su correcta gestión, que ha pasado en los últimos años de estar a la cola de las preocupaciones de la dirección de cualquier compañía, a estar en primera línea.

Gestión significa flujo, trazabilidad, operaciones, procesos, indicadores, información, recursos y costes. Una gestión adecuada de nuestros stocks consigue que todo fluya en la dirección correcta, a la mayor rapidez, precisión y menor costo posible. Cuando el almacén hace que todo fluya, la fiabilidad en la cadena logística y de suministro de la empresa aumenta, los clientes lo notan y las ventas también.

La cruz de esta cara es que el proceso inverso también puede producirse. Como en toda gestión, los problemas acaban por aparecer y requieren la debida atención. Son varios los problemas con los que debemos enfrentarnos a diario en la gestión de los almacenes, pero los más destacados se van a producir en almacenes que carecen de SGA.

Por ello, en este post, hemos tratado de dar soluciones a diferentes problemas teniendo en cuenta que la solución puede tener que darse sin sistema SGA. Aunque inevitablemente, en algunos casos, la causa raíz pasa por ser la falta de software y la solución, equiparse con un sistema SGA adecuado.

Problemas habituales en la gestión del almacén.

Los problemas que vamos a exponer suelen darse en almacenes desprovistos de software, por ello proponemos una solución práctica que no necesita SGA y otra que sí lo requiere. Veamos qué acciones podemos tomar, con o sin SGA, frente a cada uno de los siguientes problemas de almacén.

1.- Tenemos stock, pero no lo servimos a tiempo.

Un origen bastante habitual suele ser la descoordinación entre la reposición y el picking, es decir, que reponemos después de que el picker haya pasado por la ubicación, de esta manera y teniendo existencias, algunas líneas de pedido corren el riesgo de no servirse.

Solución:

Sin SGA: una buena solución es separar por completo el proceso de reposición del resto de procesos. Podemos organizar al personal para que la reposición se realice por completo antes de que empiece la preparación de pedidos. Para saber exactamente qué reponer, tenemos otra posible solución que requiere algo de tecnología. Sería calcular, apoyándose en los datos del sistema ERP, todas aquellas ubicaciones de picking cuyas existencias sean menores que el consumo medio diario, de esta forma podemos imprimirnos una lista que nos diga exactamente qué debemos reponer. Aunque el resultado final sea un listado rudimentario, este cálculo no puede hacerse manualmente, debemos conseguir que se realice de la forma más autónoma posible sirviéndonos de nuestra hoja de cálculo o base de datos.

Con SGA: cuando tenemos un sistema SGA esto sencillamente lo resuelve el sistema. La reposición se calcula en base a la demanda prevista de cada referencia y a un stock mínimo que, en caso de rebasarse, genera automáticamente una orden de reposición. Además, el sistema SGA nunca enviará a un picker antes de una reposición necesaria y tratará de que estos movimientos de reposición sean los mínimos posibles. Por ejemplo, si en picking tenemos 100 unidades y la demanda es de 200, el SGA mirará primero si puede obtener esas doscientas unidades de una ubicación que no sea la de picking, para evitar estar vaciando y reponiendo varias veces esa ubicación. En el caso de que sea posible obtener esas doscientas unidades de otra ubicación, el SGA preferirá bajar el palé de esa ubicación, tomar esas 200 unidades y devolver el palé a su sitio, que vaciar el picking para volverlo a reponer.

2.- Falta de espacio.

De hecho, en ocasiones nuestro almacén aqueja de falta de espacio cuando lo que más almacena es precisamente eso, espacio. El problema es que el espacio del que disponemos o no está del todo bien gestionado, o nuestros elementos de manutención no pueden aprovecharlo adecuadamente. Dicho de otra manera, almacenamos mucho aire, sobre todo en altura, y carecemos de los medios para evitarlo.

Es relativamente frecuente que en almacenes desprovistos de sistema SGA y con gran variabilidad de referencias, se almacene más aire que producto en algunas ubicaciones sobre todo en estanterías convencionales, sean de picking o de palé. Una razón es que la estantería convencional lo soporta todo, casi sin excepción, pero por contra, no es la solución óptima para todo tipo de mercancía.

Solución:

Sin SGA: Por ejemplo, la mercancía a granel de pequeño tamaño suele apilarse en estas estanterías aprovechando su propio embalaje. Esto no suele permitir aprovechar totalmente la altura de la ubicación, siempre corremos el peligro de que la pila se desmorone, la mercancía se desparrame y caiga al suelo deteriorándose o mezclándose con las contiguas. Además, dependiendo de la profundidad de la estantería, el acceso a las referencias del fondo a veces es sencillamente, imposible, tanto a alturas de picking muy bajas como relativamente altas. Realizar un sencillo estudio de tipologías de nuestras referencias (por tamaño y peso, por ejemplo) y utilizar contenedores apilables de diversos materiales, armarios con cajones clasificadores, estanterías de menor profundidad o utilizar otro tipo de estantería como las dinámicas con rodillos o roldanas, puede ser una solución inmediata y de muy buenos resultados. Al aprovechar mejor la altura que ahora tenemos llena de aire, veremos cómo las mismas referencias, acaban ocupando menos metros cuadrados que con el sistema tradicional.
Con SGA: el propio funcionamiento estándar de cualquier sistema SGA viene preparado para aprovechar de forma óptima el espacio disponible. Una de sus funciones suele ser reponer el picking, aunque en ese momento no sea necesario, es decir, forzar el movimiento de reposición siempre y cuando se libere un hueco de palé. Algunos sistemas SGA simplemente tienen una orden de “reposición total” que llena al máximo de capacidad todas las ubicaciones de picking, liberando huecos para la ubicación.

3.- Productos sin datos logísticos.

En un almacén moderno esto no debería ocurrir, pero si ocurre tenemos varias formas de resolverlo:

Sin SGA: se trata de elaborar una ficha logística (o copiar una de las que hay en Internet) con todos los campos de datos logísticos que necesitemos rellenar sobre nuestras referencias como dimensiones, unidades por caja, cajas por palé, cajas por capa, capas por palé, altura total incluido el palé (muy importante para el SGA), etc., que el operario deberá rellenar en cada entrada. Para ayudar con esta última medida de la altura total del palé, podemos utilizar un galibo visual, una raya por cada altura a controlar pintada sobre una pared cercana, para que el operario pueda determinar la altura por comparación con un simple vistazo.
Con SGA: el SGA debe permitirnos introducir las medidas logísticas de cada referencia como parte del proceso de entrada. Por ejemplo, la altura total del palé, sus dimensiones y peso. No debe solicitar los datos cada vez, debe mostrarlos y permitir que el operario los complete o modifique. Esto es tremendamente útil no sólo cuando algunos de estos datos estén incompletos, también cuando sufren variaciones. El objetivo es que la entrada no se detenga por este motivo y que sea rápido y fácil de resolver sin recurrir a llamadas ni soportar esperas.

4.- Recorridos aleatorios.

Cuando no utilizamos un sistema SGA, cada operario, según sus posibilidades, decide cuál es el recorrido óptimo en cada ocasión.

Sin SGA: tiene difícil solución, pero podemos mitigar en cierta forma este problema a la salida distribuyendo las referencias en picking en base al ABC. Pero debe estudiarse bien porque, sin SGA, lo que favorece el recorrido, puede entorpecer demasiado otros procesos como el de localización para reposición.
Con SGA: este problema no existe y de existir un caso puntual, nos proporciona las herramientas necesarias para resolverlo de forma inmediata y definitiva. El SGA nos sugerirá la mejor ubicación para nuestras referencias y controlará que cualquier recorrido de picking, traslado, ubicación o reposición sea el óptimo en cada caso. Además, nos permitirá parametrizar otras configuraciones que consideremos necesarias a nivel referencia, ubicación, familia, etc., o para casos especiales.

5.- Referencias sin origen ni destino.

Sin SGA: Este problema surge por carecer de SGA. Por mucho que queramos unificar acciones y criterios, la cruda realidad es que, sin software, los procesos están desconectados entre sí. Podemos abandonar cualquier referencia en cualquier lugar y que nadie más que nosotros sepamos de su existencia. Esto, por desgracia, ocurre demasiado a menudo por una simple cuestión lógica de falta de gestión de la información.
Con SGA: la solución a este problema es precisamente el SGA. Una de las misiones principales de un sistema SGA es precisamente establecer un origen y un destino para cada referencia, mantiene la trazabilidad y decide la mejor ubicación para cada unidad de carga que gestiona. Nada puede entrar sin un lugar en el que ubicarse y sin identificarse previamente.

6.- La última unidad fantasma.

El caso más habitual es el que sucede cuando debería quedar una unidad (o dos) en stock, pero esa última unidad, no aparece. Sin embargo, puede ocurrir sin problemas con cientos de unidades que no aparecen o que resultan ser otra referencia. Nuestra fiabilidad de inventario es baja.

Sin SGA: esta es una circunstancia casi endémica de los almacenes sin SGA. Su causa raíz es múltiple pero su solución es única.
Con SGA: los controles que el sistema SGA establece a la hora de identificar correctamente cada referencia, prácticamente extinguen la posibilidad de que una referencia se dé de alta como otra distinta, por mucho que se parezcan físicamente. A menos que el error venga de proveedor. Por otra parte, el SGA permite que el propio picker realice controles continuos de las existencias de forma simultánea a su labor habitual. Una forma de hacerlo es mostrarle en su PDA la cantidad que debería haber en una ubicación concreta cuando su cantidad es sencilla de contar. El operario mientras trabaja, confirma que la cantidad es correcta o corrige la cifra y en este segundo caso el SGA lanza una orden de conteo a otro operario o al jefe de almacén para verificar ese descuadre. De esta forma el inventario está siempre actualizado, los problemas se detectan y corrigen a tiempo y nuestra fiabilidad de inventario se eleva con el paso del tiempo y no al revés.

Conclusiones

Persistencia, método y algo de imaginación suelen ser buenas herramientas para resolver todo tipo de incidencias y problemas, que puedan salirnos al paso en todo ámbito de actuación en general y en los almacenes en particular.

Centrar nuestros esfuerzos en formas de orden y limpieza en el almacén, suele dar resultados extraordinariamente positivos ante la mayoría de los problemas de stock, ya que la causa raíz común a muchos de ellos suele ser el desorden y la falta de criterios de ordenación.

Referencias que se extravían, que aparecen repentinamente, inventarios con discrepancias de dimensiones titánicas, lentitud en los procesos, pérdida de trazabilidad o falta de control suelen ser el día a día de multitud de almacenes. Es cierto que un sistema SGA soluciona gran cantidad de los problemas que acucian a los gestores de almacén que carecen de él, pero esta no es la única solución y a veces, ni siquiera es la solución más rápida y asequible para todas las empresas.

Una redistribución de algunas referencias o la adquisición de nuevas estanterías o gavetas de diferentes tamaños y colores, puede ser una solución temporal a muchos de los problemas que tenemos hoy en día. Eso no quita que evidentemente, en pleno siglo XXI y en el mercado en el que nos movemos, carecer de sistema SGA empiece a ser ya un anacronismo.

Hoy es un anacronismo, pero mañana será un error imperdonable, porque nuestros clientes, no exigirán menos que una precisión absoluta en los envíos y eso, queramos admitirlo o no, sólo estará al alcance de aquellos almacenes que estén digitalizados, equipados con un buen software.