ANTES DE SELECCIONAR UN SOFTWARE SGA LEE ESTE POST

Seleccionar un software SGA es uno de los pasos fundamentales en el camino hacia la digitalización de la gestión del almacén. Como cabría esperar, dentro de este proceso de selección se incluye la importantísima selección de un proveedor de SGA.

El papel del proveedor es tan importante que un mismo software, implantado por diferentes proveedores, alcanzará metas y objetivos diferentes y salvará, o no, los obstáculos de maneras muy diversas. El éxito o el fracaso de un proyecto de tal magnitud depende en gran medida, de la calidad del proveedor, casi tanto como de la idoneidad de su producto.

Antes de la elección del proveedor necesitamos tener claros nuestros requerimientos funcionales, es decir, tenemos que definir cómo funcionamos y cómo queremos funcionar después del software y gracias a él. Por ejemplo, debemos definir tanto si ahora trabajamos preparando pedidos operario a producto, como si en el futuro, queremos implantar alguna solución automática producto a operario, o si el día de mañana vamos a trabajar por zonas y con picking multi-pedido. Debemos clarificar, por decirlo de alguna manera, nuestra operativa post-implantación, para que, con esa operativa definida, el proveedor pueda ofrecernos soluciones basadas en su software.

Hecho esto, nos sumergiremos de lleno en discriminar entre las decenas de proveedores, cuál es el que más nos conviene. Y es aquí donde empieza la verdadera aventura. Una tarea ardua que consume una enorme cantidad de tiempo en reuniones, llamadas, citas, visitas, presentaciones de producto, etc.

Descubriremos que, en realidad, la verdadera complicación gira casi en exclusiva entorno a tratar de:

“Determinar el grado de implicación del proveedor en nuestro proyecto”

Algo que resulta ser de extrema importancia. Se trata de vislumbrar cuántos recursos de los que dispone, está dispuesto cada proveedor a dedicar a nuestro proyecto en particular. ¿Por qué esto es tan importante? Porque no estamos eligiendo un proveedor al uso, no adquirimos un producto que utilizaremos y devolveremos si no funciona del todo bien. Además del software, seleccionando un proveedor estamos seleccionando un compañero de viaje para muchos años que nos ayudará a trazar una nueva estrategia empresarial. Sus recursos serán los nuestros en cuanto empiece la colaboración, su disponibilidad será nuestra salvaguarda ante los posible problemas, su nivel de servicio incidirá en el nuestro. Esta realidad es algo que se descuida con demasiada frecuencia.

“Estamos adquiriendo un software y un compañero de viaje para muchos años”

Es por ello por lo que durante el proceso de selección debemos fijarnos mucho en la actitud del futuro partner. Veamos algunos detalles que pueden ayudarnos a tomar la decisión final.

Consideraciones con relación a nuestro proveedor de software SGA.

¿Proveedor local o multinacional?

No existe una respuesta adecuada al respecto. Como para casi todo, no es lo mismo ser una gota en medio del océano que un vaso entero en una jarra. Pero debemos observar si esa desproporción, cuando existe, genera actitudes poco recomendables como el desinterés. En la fase de selección podemos vislumbrarlo prestando atención a un par de cuestiones:

¿Se interesa por el funcionamiento de nuestro almacén, sobre todo en sus aspectos menos cotidianos, o por el contrario descubrimos que somos nosotros los que insistimos en que se interese?
Ser demasiado pequeño respecto al proveedor de software no tiene por qué ser una desventaja si la actitud del proveedor es la adecuada, pero como no siempre es así, debemos estar al tanto de los detalles que desvelan tímidamente las muestras de interés del proveedor. Si en la fase de selección no muestra el debido interés por nosotros, no esperemos que lo vaya a hacer después y entonces sí será un problema.

¿Su sistema SGA se adapta a nosotros o debemos adaptarnos nosotros a su software?
Nunca está de más que un partner desvele abiertamente las malas praxis que haya detectado en nuestro almacén no digitalizado, esto no tiene nada de malo ni de extraordinario, pero debe siempre acompañar esas declaraciones con soluciones apoyadas en su sistema SGA.

“La misión del partner es aportar soluciones”

Un partner poco implicado y que muestra una actitud poco colaborativa es aquel que se desentiende abiertamente de todos aquellos aspectos que queden fuera del estándar de su software, aportando pocas alternativas o soluciones fuera de esa rigidez. Al no conectar con las necesidades de su futuro cliente, trata de imponer las reglas de su sistema SGA como ejemplo de buenas praxis, en lugar de adaptar su producto a las necesidades que le marca la empresa cliente.

En una relación típica de requerimientos, este tipo de proveedores utilizan más la palabra “debe (almacén debe cambiar)” que la palabra “resuelto (mi sistema lo tiene resuelto o lo puede resolver)”.

“Es la diferencia entre aportar soluciones, o aportar más problemas al complicado tránsito hacia la digitalización”

Su compromiso se plasma por escrito o de palabra.

Seleccionar un software SGA es un proceso que lleva tiempo, muchas visitas, movimientos, decisiones, detalles que se trataron y que se vuelven a retomar, en fin, supone manejar muchos datos y detalles. Confiar a la memoria tal decisión es como mínimo arriesgado.

Si hemos elaborado unos requerimientos funcionales por escrito, por escrito debe ser la respuesta del partner a todos y cada uno de ellos. Esto permite ver en él una gran capacidad de compromiso y confianza en su producto y disminuye la posibilidad de acalorados debates en plena implantación, sobre si esto lo dijimos o no, sobre si una determinada situación se expuso o no, sobre si una cuestión la resolvía el sistema SGA o no y sobre quién va a pagar estos sobrecostes.

“Las palabras se las lleva el viento y sobre el viento no podemos trabajar”

Que vaya más allá.

Algunos proveedores van más allá de sus funciones estrictas como proveedores de software y nos pueden aconsejar acerca del hardware más adecuado, sus costes, instalación, mantenimiento, incluso pueden presentarnos algún proveedor, marcas con las que su software se adapte mejor, en definitiva, pueden trasladarnos conocimientos y experiencias que van más allá de lo firmado en su contrato.

También es importante valorar que el mismo proveedor proporcione otros productos como ERP, CRM, MRP, etc, ya que esto garantiza que en un futuro podremos optar a una serie de ventajas competitivas de software con el mismo proveedor, y de forma perfectamente integrada con nuestro SGA.

Otros proveedores, aparte del software, cuentan con equipos especializados en mejora de procesos, implantación de métodos Lean, mejora continua, etc. es posible que no necesitemos nunca sus servicios, pero podemos contar con ese respaldo que, a la postre, recomendará soluciones acordes a la capacidad operativa de nuestro SGA.

Quizá no sean los criterios que inclinen la balanza en la decisión, pero en caso de surgir, debemos ponerlos en valor.

Que permita abiertamente visitar instalaciones donde su software esté funcionando.

Esto debe entrar dentro de cualquier proceso de selección de un proveedor de SGA. Visitar clientes que ya son usuarios efectivos del software que nos ofrecen, nos brindará la oportunidad de preguntar detalles de su funcionamiento a personas que los tienen resueltos por dicho proveedor.

Ocurre que, el mismo software puede variar mucho en la forma de enfocar una solución según el partner y más en proveedores de softwares de grandes compañías internacionales. Por eso es importante averiguar y concretar todos los detalles que podamos en dicha visita.

Si el proveedor es de ámbito local y distribuye su propio software, podemos aprovechar para ver en directo detalles del funcionamiento operativo, fuera de argumentaciones comerciales.

Servicios de implantación.

Todos los proveedores nos van a acompañar durante el proceso de implantación de su software. Probablemente tengan previsto que un miembro de su equipo permanezca junto a nosotros durante todo el proceso y hasta que el software funcione perfectamente.

Sin embargo, debemos poner en valor el hecho de que poner en funcionamiento un sistema SGA no supone cambios solo para el almacén.

“Seleccionar un software SGA supone un cambio cultural importante”

Un cambio que provocará un sinfín de preguntas y dudas de funcionamiento casi constantemente, más frecuentes al principio y menos una vez hayamos rodado un poco el software. Aún así, es importante ver si dispone de servicio propio de asistencia post venta y si éste está disponible 24/7. Quizá hoy no trabajemos a turnos, pero no sabemos qué ocurrirá mañana y su proveedor debe estar preparado para ello a cualquier hora del día, en cualquier época del año.

Además, este servicio nos debe servir para reajustar el funcionamiento del software acorde a los cambios de procesos en el almacén, afrontar imprevistos o mejoras. En todos los casos necesitaremos respuestas rápidas, precisas y en cualquier momento.

Su solvencia y estructura.

Uno de los asuntos más importantes y más difícil de determinar. Además, afecta tanto a grandes compañías, ya que basan su actividad en distintos partners locales autorizados muchas veces de pequeño tamaño, como a los proveedores de menor tamaño por sus propias características.

Está claro que ninguna compañía, por grande que sea, está libre de desaparecer del mercado, de ser absorbida, transformada, etc. Pero es algo que, como posibles clientes debemos valorar. La solvencia financiera debe pesar en la selección de un proveedor de SGA ya que cualquier proveedor nos causaría un verdadero problema si desapareciese del mercado. Un software necesita actualizarse, mantenerse, ampliarse, sincronizarse con otros softwares y todo ello depende en gran medida de su proveedor.

Que tenga experiencia en empresas como la nuestra.

No necesariamente del mismo sector, pero sí que tengan un funcionamiento de almacén similar al que nosotros esperamos conseguir tras la implantación. Esto nos garantiza que su producto ya resuelve problemáticas que creíamos endémicas de nuestra operativa y nos da la oportunidad de valorar si su solución nos conviene. También garantiza cierto nivel de experiencia en el proveedor y que no le serviremos nosotros como conejillo de indias.

Que su software permita al usuario altos grados de independencia

Si tenemos que recurrir al proveedor constantemente para cada modificación o variación de las reglas de actuación, estamos perdidos. Los sobrecostes serán elevados y perpetuos a lo largo del tiempo.

Un buen sistema SGA incorpora algoritmos parametrizables por el usuario, es decir, reglas de actuación que pueden ser modificadas sin ser necesariamente informático. Esta interfaz de reglas o filtros es muy importante porque un almacén es algo vivo, dentro de una empresa igualmente viva. Estas reglas confieren al software una gran flexibilidad frente a las vicisitudes y situaciones imprevistas propias del funcionamiento normal de cualquier compañía y nos otorgan una enorme capacidad de adaptación.

Conclusiones

“Formar un gran equipo, esa es la realidad que subyace tras la selección de un proveedor de SGA”

Seleccionar un software de SGA es una decisión que va unida a la de seleccionar un proveedor. Es como adquirir un pack indivisible. Podemos influir sobre el grado de acierto o error en la elección desde el mismo proceso de selección ya que tiene mucho que ver con la capacidad del proveedor de ser flexible.

La flexibilidad de un sistema SGA será directamente proporcional a la de su proveedor y la del proveedor, directamente proporcional a la capacidad que tenga de comprender nuestros procesos, mercado y problemática particulares. ¿Por qué es tan importante? Porque a partir de la implantación, nuestra propia flexibilidad y capacidad de adaptación quedará comprometida a la del software.

Si el software adquirido es rígido, nosotros lo seremos también, si por el contrario el software es flexible y adaptable a diferentes operativas y funcionamientos, nuestro almacén también lo será.

Es conveniente que nuestro proveedor tenga experiencia en nuestro sector o en sectores análogos en su funcionamiento y problemática de almacén. Que sea solvente para que su presencia activa en el mercado esté garantizada al máximo de lo posible. Que nos aporte algo más de lo estrictamente comprometido en su contrato, lo que denota gran interés en nuestro proyecto. Que se vea dispuesto a facilitarnos la labor que se extralimita de sus funciones como la adquisición del hardware o la instalación de los equipos en el almacén.

En el momento tomemos la decisión y hagamos nuestra elección, vamos a formar un equipo que nos ayudará a determinar el funcionamiento futuro de nuestro almacén por muchos años. El éxito depende mucho del grado de implicación de los miembros de ese equipo, un equipo que tendrá como protagonista principal, al proveedor de software SGA.