*
En el post anterior vimos la explicación a las 4 primeras frases de: 10 frases que evidencian la necesidad de un SGA - WMS en nuestro almacén.
En este post daré respuestas a las 6 últimas:
- Frase: Aquí no planificamos, improvisamos. Hay tanto por hacer que no sabemos ni por dónde empezar y en vez de arreglar algo, vamos parcheando las incidencias que van saliendo.
- Frase: El único que conoce al dedillo todas las ubicaciones de la mayoría de las referencias, es el más veterano. Cuando se va de vacaciones o se pone enfermo, el almacén es un infierno.
- Frase: Algunos artículos tienen patas. Todo el mundo recuerda ver alguna referencia en alguna parte del almacén en la que luego, no está y encima acaba apareciendo en otro lugar.
- Frase: El departamento comercial se queja de que almacén siempre falla. En consecuencia, nos obligan a repetir los mismos recuentos, nos obligan a buscar artículos que luego no piden y hacen pedidos falsos para asegurarse referencias, en definitiva, no se fían de nosotros y a cambio nos saturan de trabajo inútil, lo que nos hace menos eficaces aún.
- Frase: Compras se entera antes por el proveedor que por almacén de que alguna referencia ha llegado. Se queja de que no avisamos a tiempo de las entradas y de que las llevamos con mucho retraso.
- Frase: Por mucho que supervisemos al personal, por más filtros que pongamos, al final siempre acaba fallando algo.
* Background photo created by nikitabuida - www.freepik.com
Continuemos pues con las respuestas:
- FRASE: AQUÍ NO PLANIFICAMOS, IMPROVISAMOS. HAY TANTO POR HACER QUE NO SABEMOS NI POR DONDE EMPEZAR Y EN VEZ DE ARREGLAR ALGO, VAMOS PARCHEANDO LAS INCIDENCIAS QUE VAN SALIENDO.
Como dijimos al comienzo del post anterior, el SGA no sólo ayuda a la localización de referencias, también permite la planificación de las estrategias de la logística del almacén. Eso incluye la organización y secuenciación de las tareas que los diferentes actores deben desempeñar. Por tanto, será el propio SGA el que nos vaya desvelando las tareas realizadas, las que están por realizar y el orden preciso en que hay que abordar cada una de ellas. De manera que hay poco margen para la improvisación y terreno amplio y bien abonado para la planificación, dado que el SGA recopila datos y los “cocina” en tiempo real, para que nosotros le demos el uso adecuado.
Estos datos, entre los que se encuentra la trazabilidad, serán imprescindibles por ejemplo para resolver las incidencias internas o disputas con los diferentes clientes, dado que podemos acceder a la causa raíz del problema y además de aportar una solución para ese momento, podemos implementar medidas que eviten que la incidencia o la disputa, vuelvan a producirse.
- FRASE: EL ÚNICO QUE CONOCE AL DEDILLO TODAS LAS UBICACIONES DE LA MAYORÍA DE LAS REFERENCIAS ES EL MÁS VETERANO. CUANDO SE VA DE VACACIONES O SE PONE ENFERMO, EL ALMACÉN ES UN INFIERNO.
- FRASE: ALGUNOS ARTÍCULOS TIENEN PATAS. TODO EL MUNDO RECUERDA VER ALGUNA REFERENCIA EN ALGUNA PARTE DEL ALMACÉN EN LA QUE LUEGO NO ESTÁ Y ENCIMA ACABA APARECIENDO EN OTRO LUGAR.
Dado que ambos enunciados tienen una misma causa raíz, es fácil suponer que con un SGA ambas quedan extintas. Sí porque la causa raíz de ambas es el uso de la memoria humana para la ubicación y posterior localización de las referencias. Las malas jugadas de la memoria no tienen lugar en un almacén gestionado por un SGA, en este caso el SGA sí hace desaparecer el 100% de las incidencias de esta índole.
Además, el SGA nada más implantarse, acaba con la dependencia que todo almacén sin software tiene de un único miembro: aquél que tiene mejor memoria. Esto, elimina el estatus de “imprescindibilidad” con que quedan investidos estos “súper operarios” de gran memoria. Entre otros muchos beneficios, esto de no depender de la memoria de nadie, allana el terreno a la flexibilidad en la plantilla porque gracias al SGA podremos cambiar de puesto a un operario en cualquier momento ya que realizar bien una función no depende del conocimiento del área o tarea asignada sino que depende del conocimiento acerca del manejo del software. Igualmente, y por la misma razón el SGA permite acortar mucho el tiempo de aprendizaje de las nuevas incorporaciones ya que, para que sean plenamente operativas sólo deben aprender a manejar el sistema, lo que suele ser cuestión de minutos y no tienen que aprenderse de memoria todo el almacén, o un área determinada, lo que suele costar meses.
- FRASE: EL DEPARTAMENTO COMERCIAL SE QUEJA DE QUE ALMACÉN SIEMPRE FALLA. EN CONSECUENCIA, NOS OBLIGAN A REPETIR LOS MISMOS RECUENTOS, NOS OBLIGAN A BUSCAR ARTÍCULOS QUE LUEGO NO PIDEN Y HACEN PEDIDOS FALSOS PARA ASEGURARSE REFERENCIAS, EN DEFINITIVA, NO SE FÍAN DE NOSOTROS Y A CAMBIO NOS SATURAN DE TRABAJO INÚTIL, LO QUE NOS HACE MENOS EFICACES AÚN.
Igual que en el caso anterior, este problema queda eliminado a medio plazo en cuanto se implanta el SGA. La causa raíz de que este tipo de “triquiñuelas” exista es siempre la misma, la desconfianza. No es exclusiva del departamento comercial, el propio almacén también la sufre. Yo lo llamo la “desconfianza de la última unidad”.
En un almacén sin SGA, una de las peores frases que el jefe de almacén escucha, y lo hace muy a menudo, es ésta: “en el ERP pone que queda una unidad de la referencia xxxx ¿puedes verificarlo?” Eso significa que debe poner al personal a buscar esa unidad por todos los rincones posibles hasta que se encuentra o se da definitivamente por perdida. En este segundo caso, esperando siempre que no surja alguien que de forma totalmente inesperada afirme categóricamente “que la vio hace poco pero no recuerda muy bien dónde” lo que obliga a volver a empezar la búsqueda.
Cuando implantamos un SGA en nuestro almacén, el simple uso de éste y el paso del tiempo van aumentando la precisión en los inventarios. Esto trae muchos beneficios a corto plazo entre otros, el aumento de la confianza en lo que el sistema afirma que tiene en cuanto al número de existencias se refiere, de cualquier referencia.
De manera que poco a poco el jefe de almacén, ante la misma situación, en lugar de enviar una “expedición de búsqueda” por todo el almacén a la caza de la referencia perdida puede limitarse a mirar en el SGA dónde se ubica exactamente, acercarse y comprobarlo o bien, sencillamente responder “si el sistema dice que está, es que está” sin moverse de su despacho. No sólo lo dirá porque es cierto, sino que poco a poco este tipo de peticiones de comprobación, se extinguen porque dejan de tener razón de ser.
- FRASE: COMPRAS SE ENTERA ANTES POR EL PROVEEDOR QUE POR ALMACÉN DE QUE ALGUNA REFERENCIA HA LLEGADO. SE QUEJA DE QUE NO AVISAMOS A TIEMPO DE LAS ENTRADAS Y DE QUE LAS LLEVAMOS CON MUCHO RETRASO.
No hay nada más rápido que el tiempo real. El SGA informa en tiempo real a todos los departamentos interesados, de todo lo que necesiten saber, y por supuesto informa a compras de que una referencia ha entrado en el momento exacto en que es dada de alta.
- FRASE: POR MUCHO QUE SUPERVISEMOS AL PERSONAL, POR MÁS FILTROS QUE PONGAMOS, AL FINAL SIEMPRE ACABA FALLANDO ALGO.
Sí porque depender del ser humano hace que también dependamos de su nivel de eficacia que comparado con el de un software somo un SGA, es demasiado bajo. Eso no cambia poniendo filtros “humanos” en medio del proceso. En este sentido, el SGA disminuye notablemente los errores humanos lo que hace aumentar el nivel de servicio al cliente hasta que la percepción que tiene de nuestro trabajo es de plena confianza, ya que los errores pasan de ser lo habitual a quedar relegados a lo meramente anecdótico.
Además, en el caso de producirse el error, el SGA permite de forma rápida y fiable detectar la causa de la incidencia o la discrepancia y por tanto permite resolverla con la misma rapidez y fiabilidad.
Si te ha interesado este post, te invitamos a que leas también:
- 10 FRASES QUE EVIDENCIAN LA NECESIDAD DE UN SGA
- CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA
Y si quieres conocer mejor como es un software de SGA:
J. Cisneros
Equipo DATADEC