CÓMO ELEGIR UN SOFTWARE DE ALMACÉN

Qué es un software de almacén.

Un software SGA de almacén en primer lugar es una herramienta de gestión empresarial. Una herramienta diseñada específicamente para la mejora continua de la eficiencia y de la precisión de todas las operaciones intralogísticas que se ejecutan en el almacén, garantizando simultáneamente el control óptimo de todos sus recursos y procesos.

Un software de almacén mejora su eficiencia, productividad y competitividad porque es capaz de intercambiar información de forma ágil, rápida y sin errores.

Características de un software SGA de almacén

Debido a que un software de gestión de almacén (SGA) tiene como objetivo principal, detectar necesidades y responder con acciones precisas que las resuelvan, debe ser capaz de recopilar e intercambiar rápidamente grandes cantidades de información.

Para lograrlo, todo sistema de gestión de inventario debe reunir una serie de características esenciales:

• Control de nuestro inventario en tiempo real.
  La calidad de la gestión del almacén dependerá de ello. Un software de gestión de almacén debe asignar ubicaciones óptimas a cada producto según su rotación, volumen, peso y/o compatibilidad, manteniendo la trazabilidad.

• Automatización de nuestros procesos.
  Un software de almacén debe eliminar trámites y automatizar tareas repetitivas como la asignación de ubicaciones o la gestión de los pedidos. La automatización de tareas evita la intervención humana y reduce errores. Ambas características reducen los tiempos de proceso y sus costes.

• Ayuda en el análisis de KPIs y elaboración de informes.
  Todo software de gestión de almacén debe contar con herramientas de análisis y generación de informes muy visuales y detalladas. Esto permite a los operarios, a los jefes de almacén o a la dirección de la empresa, tomar decisiones informadas basadas en mediciones precisas.

• Debe ser flexible y escalable.
  Un sistema de control del almacén no debe ser rígido e inamovible. Vivimos un período de gran incertidumbre por lo que la gestión del almacén debe poder adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio y crecer a lo largo del tiempo junto con la empresa.

• Integración y centralización de la información en tiempo real.
  Un software de almacén recibe información proveniente de distintas áreas como comercial, compras, producción, etc., debe gestionarla adecuadamente y devolver los resultados. Necesariamente debe integrarse con ERP, CRM, MRP, etc.
  
  

Funcionalidades críticas para comparar distintos software de gestión.

Para elegir un software de gestión de almacén, es de vital importancia establecer criterios que nos ayuden a compararlos. Deberemos bajar al nivel de detalle de sus funcionalidades críticas ya que son éstas las que determinarán la eficiencia y efectividad del software en nuestras instalaciones.

A continuación, detallamos las características más importantes que deben considerarse para tomar una buena decisión informada.

• Porcentaje de funcionalidad del software que se adapta a nuestro funcionamiento actual. O viceversa, una cuestión funcional y de costes. Cuantas menos personalizaciones del software, menor coste adicional en programación y menores problemas de incompatibilidades con otras funcionalidades.
• Sistema de priorización de tareas. Es importante conocer el sistema que utiliza el software para priorizar tareas y si éste es configurable por el usuario y hasta qué punto. Este es el corazón de lo que ocurrirá y en qué orden en nuestro almacén.
• Automatización de asignación de órdenes de trabajo. En un almacén con software SGA ciertas tareas deben asignarse a sus perfiles de forma automática, sin que medie orden explícita. Los distintos software de almacén incorporan distintos grados de automatización de tareas que conviene conocer.
• ¿Tiene versión “on premise”, “SaaS” o ambas? No es lo mismo adquirir el software e instalarlo en local, que pagar una cuota mensual por trabajar a través de Internet en la nube. Cada opción tiene sus ventajas, sus inconvenientes y sus costes.
• ¿Permite aprovechar los terminales (PDA’s), antenas, servidores y hardware existentes en general? Si ya contamos con cierto nivel de tecnificación es importante averiguar si debemos renovarlos todos o podemos aprovechar parte del existente.
• ¿Está preparado para integrarse con cualquier automatismo de almacén? No olvidemos que todo automatismo (robot) está dirigido por su propio software por lo que nuestro software de almacén debe poder integrarse con cualquiera.
• ¿Puede gestionar distintas tipologías de picking, en diferentes zonas, incluso dentro de un mismo pedido? Podemos necesitar que ciertas líneas se ejecuten por oleadas, otras pedido a pedido y además en cierto orden. Puede que cada pedido se divida en varias partes que habrá que consolidar. El software de almacén debe poder resolverlo con fluidez y sin errores.
• Grado de autonomía para generar nuevas zonas, layouts, pulmones o recorridos de picking. Que debe ser total. Un almacén es un ente vivo y cambiante. Es importante poder rediseñar una zona de picking, crear zonas nuevas o cambiar la función de una nave, sin necesidad de pagar horas al proveedor del software.
• Integración con agencias de transporte. El software SGA de almacén necesita comunicarse directamente con los sistemas de las agencias, para coordinar la carga y visualizar el estado de las recogidas y entregas.
• Ámbito de gestión: multiempresa, multicentro, multiplanta, multizona. El software SGA debe gestionar de forma integrada y eficiente almacenes descentralizados y/o con múltiples zonas de trabajo que requieran operaciones de cierta complejidad, sin afectar al flujo continuo de la cadena de suministro.
  
  

Otras consideraciones a tener en cuenta.

• Relación a largo plazo.
  Un proveedor de software SGA de almacén es un partner, un asociado a largo plazo con quien abordaremos todo tipo de cuestiones de almacenamiento y logística empresarial. El proveedor llegará a conocer tan profundamente nuestro negocio que se convertirá en un valor estratégico.

• Distingamos el software del proveedor.
  No siempre van parejos. Las grandes multinacionales de software pueden contar con varios proveedores en su haber. Cada uno con su forma particular de trabajar. Un buen software puede acabar en éxito o desastre dependiendo de su proveedor. En este sentido, un proveedor que distribuye su propio software (no de terceros), nos puede aportar ventajas en cuanto a cercanía, flexibilidad y resolución de problemas complejos.

• La implantación es la clave.
  Es muy importante que conozcamos con detalle, por parte del proveedor, qué es lo que va a suceder el día de la implantación del software de almacén. Será necesario que el equipo de implantación pueda trabajar con los representantes de las áreas funcionales de almacén y poder contar con un buen líder de proyecto.

• Buena comprensión de nuestra problemática.
  Es aconsejable que nos aseguremos que el proveedor tenga una buena comprensión de nuestra operativa y problemática previa a la implantación del software SGA. De su dominio de esta “materia” dependerá el grado de éxito del funcionamiento posterior del almacén y su fluidez operativa.

Riesgos de tomar una mala decisión.

• El efecto burbuja.
  Debemos estar alerta para no caer en el “efecto burbuja”. El fin último de un almacén es facilitar la venta, la compra, el control de calidad, el abastecimiento, etc. Todas ellas son áreas funcionales con impacto directo en almacén. Es un riesgo enorme no estudiar detalladamente las necesidades actuales y futuras de todos los departamentos que interactúan con almacén.
  El software SGA más funcional es aquél que mejor se adapta “también” a esas necesidades.

• Excesivas modificaciones del estándar.
  Las modificaciones son necesarias para cubrir ciertas necesidades operativas particulares de nuestra empresa. Pero si debemos modificar en exceso el estándar de un software SGA de almacén, quizá hayamos hecho una mala elección. Las modificaciones de un software de gestión de almacén generan riesgos innecesarios y resultan costosas.

• Sobrecostes inesperados.
  La inversión total de un software de gestión de almacén no se limita al primer año. Es conveniente conocer el modelo de precio elegido y extrapolarlo al menos a tres años vista incluyendo los que se derivarían del posible crecimiento de la empresa.

• Baja calidad en la información recopilada.
  Cuando los datos son de baja calidad es complicado tomar buenas decisiones informadas. La poca o mala visibilidad de lo que sucede en almacén trae consigo un nivel de servicio bajo, errores en aumento, contraanálisis fuera del sistema, falta de fiabilidad, frustración y finalmente abandono.

• Dependencia excesiva del proveedor.
  Los continuos cambios en el mercado, en la normativa, en el modelo de negocio, aperturas de nuevos mercados, etc., necesitan un SGA flexible. Si el sistema es demasiado rígido dependeremos en exceso del proveedor de software para las modificaciones, a un alto coste y además encontraremos dificultades para adaptarnos a tiempo a todos esos cambios.

*Image by storyset on Freepik

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