CONSEJOS PARA ADQUIRIR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN SGA

Para que un SGA aterrice sin incidencias en nuestra compañía, debemos preparar bien el terreno. allanarlo, iluminarlo y sobre todo definirlo.

El objetivo es siempre la mejora de la gestión de almacén y para lograrlo, previamente, debemos realizar un exhaustivo trabajo de campo que consiste en definir los requerimientos de nuestra empresa. ¿Qué esperamos que haga el software para que todo mejore?

Esto siempre implica recorrer un camino de dos sentidos. Por una parte, algunos aspectos de nuestra compañía se mantendrán tal y como están, y por otra, otros deberán cambiar. Tendremos que tomar decisiones al respecto con antelación. En realidad, vamos a romper con un pasado improductivo para avanzar hacia un futuro de logística integral basado en la excelencia en la gestión gracias al uso de nuevas tecnologías.

Mejoraremos en flexibilidad y capacidad de adaptación, anticipación y planificación. Capacidad de trabajar con automatismos, posibilidad de ofrecer nuevos servicios, mejor oferta comercial, visibilidad y control de stock, etc.

Pero igual que existen los casos de éxito también existen sus contrarios. Para alcanzar los beneficios de la gestión de almacén esperados, necesitamos conseguir una buena implantación para lo cual se requerirá una labor importante de análisis de muchos factores, entre los que se encuentran nuestras necesidades de funcionamiento, sobre todo las excepcionales o que nos diferencian y otorgan ventajas competitivas y que deben estar perfectamente alineadas con los objetivos que el nuevo software debe cumplir.

Estamos hablando de definir nuestros requerimientos.

Cómo afrontar el análisis de requerimientos.

Lo primero, debemos fijar a qué nos referimos. En este sentido, nos referimos a los requisitos que debe cumplir el software SGA para considerarse “apto”, es decir, compatible con nuestro modus operandi.

¿Cómo definirlos?

Básicamente se trata de definir las necesidades de nuestro almacén que el software debe satisfacer. A efectos prácticos podemos seguir el siguiente proceso natural que se basa en que los requerimientos vienen definidos por nuestros procedimientos. Toda gestión de almacén está organizada en base a procedimientos más o menos definidos formalmente, pero siempre de manera informal. Ninguna organización empresarial funciona gracias al libre albedrío de sus componentes. El software debe ser un reflejo digital del funcionamiento real de nuestro almacén.

Si tenemos claros estos procedimientos, lo único que debemos hacer es plasmarlos por escrito poniendo especial atención en las excepciones. En general todos los softwares SGA resolverán la parte más estándar de nuestros procedimientos, pero son los puntos diferenciales los que nos hacen únicos y nos aportan ventajas competitivas, por tanto, el SGA debe poder adaptarse a esas particularidades.

“Las excepciones suelen ser los puntos críticos para analizar”

Veamos algunos ejemplos de requerimientos particulares que pueden llegar a ser puntos críticos para un software SGA:

“Cuando el único límite es la imaginación, nuestra realidad de funcionamiento puede verse afectada seriamente si nuestro SGA no está preparado”

Requerimientos del almacén referidos a regalos y promociones (propias o de nuestros proveedores o clientes):

Vamos a verlo con algunos ejemplos:

Artículos que se adquieren como regalos directamente, como es la muestra recibida de algún proveedor.
Y que debe expedirse bajo ciertas condiciones más o menos restrictivas: una muestra por pedido, una muestra por pedidos superiores a un importe, una muestra por pedidos de artículos de mi marca superiores a un importe, etc. En cualquier caso, una muestra es una referencia que nunca o difícilmente un cliente nos va a pedir por iniciativa propia.

Para el estándar de un SGA no tiene por qué estar claro esto de “añadir” un producto, como una muestra, que ni siquiera se ha pedido. Sin embargo, las muestras son referencias que sí se reciben, se les da la entrada, se ubican, se efectúa el picking, se expiden y por supuesto deben llevar un estricto control de inventario ya que las promociones deben permanecer activas durante un período de tiempo determinado en el que no podemos sufrir roturas de stock.

Artículos que se regalan a partir de una compra mínima: por ejemplo, un expositor específico de una marca o gama de artículos.

Similar al caso anterior pero no necesariamente idéntico porque en este caso el expositor, puede ser artículo de venta en el futuro. El requerimiento en este caso trata sobre cómo resuelve el SGA que una referencia a veces sea una promoción que se añade sin pedido bajo ciertos requisitos y otras actúa como una unidad de venta estándar.

Artículos que se regalan unidos a otros artículos pero que también se venden por unidad. Ejemplo: un suavizante y un gel que se venden tanto juntos con descuento como sueltos. Importante: si vienen unidos como unidad de venta o debemos unirlos nosotros.

De nuevo referencias que constituyen unidad de venta con una salvedad importante, que cabe la posibilidad de que la transformación de dos productos en un kit la hagamos nosotros. No todos los SGA “entienden” que dos referencias se transformen en una. Este requerimiento es muy importante ya que la única forma de resolverlo si no lo hemos tenido en cuenta en nuestros requerimientos, es realizar salidas forzadas de producto y entradas de kits a mano, como mínimo perdemos la trazabilidad y si hablamos de almacenes con volúmenes importantes y movimientos masivos resulta del todo inviable.

Combinaciones de los anteriores, por ejemplo, el expositor que antes se regalaba por compra mínima, ahora además se vende.

Varios sistemas de promociones de venta pueden llegar a convivir en el espacio y el tiempo. Podemos gestionar el stock de varios clientes que estén realizando promociones simultáneas de sus productos, en definitiva, establecer previamente los requerimientos en este sentido es un punto crítico fundamental ya que bien nuestra imagen, la de la marca, la de nuestros clientes y/o el éxito de la propia campaña está en juego.

Requerimientos de la gestión de almacén referidos a la gestión de pedidos:

Un caso muy frecuente es la reserva de referencias o pedidos. Lo primero que debemos definir es si realizamos reservas o no, y en caso afirmativo debemos definir claramente en qué condiciones. Luego tendremos que asegurarnos de que el software SGA está preparado para atender estas necesidades particulares normalmente muy cambiantes y temporales.

Clientes que exigen que no se les envíen pedidos parciales, es decir, que sus pedidos no se gestionen hasta que no puedan servirse completos (para alcanzar el mínimo y no pagar portes, por ejemplo), clientes que exigen en una única ocasión que no se prepare su envío hasta que no llegue una referencia en particular, clientes a los que por antigüedad se les permite reservar ciertos productos que a otros no, etc.

Todo esto supone para el sistema SGA que un número de referencias que están en stock permanecen bloqueadas por tiempo indefinido. Estas reglas de actuación deben poder definirse por el usuario en condiciones y duración (reserva temporal) y deben poder modificarse según necesidades, de forma sencilla e intuitiva.

Requerimientos referidos a las devoluciones del almacén.

Gestión de la logística inversa tanto si debemos reintroducir referencias en el circuito como la forma en que realizamos las devoluciones al proveedor. Si gestionamos stock de terceros, cómo tramitamos las devoluciones hacia nuestros clientes.

Una devolución puede suponer una reposición del artículo si este se ha dañado, el sistema SGA debe gestionar estos pedidos especiales, el abono, el nuevo pedido y su albarán y debe gestionarlo acorde a nuestros requerimientos. ¿Debemos remitir de forma inmediata cada referencia al proveedor en caso de defecto o debemos acumular referencias hasta completar una cantidad específica, o quizá conviven ambas gestiones? ¿Tenemos departamento de calidad que debe gestionar estas devoluciones? Las respuestas definirán nuestros requerimientos para el software SGA.

Requerimientos referidos a pedidos de “mostrador”:

Muchos almacenes permiten que el cliente acuda a recoger directamente un pedido a sus instalaciones, lo haya cursado con antelación o no.

Si es nuestro caso, este particular debe definirse como requerimiento previamente al igual que el procedimiento que seguimos para atender este tipo de pedidos. Si el pedido puede cursarse directamente en mostrador o debe pasar por un comercial obligatoriamente, si un operario (el de mostrador) en concreto atenderá ese picking o si el SGA debe asignarlo a quien menos carga de trabajo tenga en ese momento, si el SGA debe anticipar la prioridad de mostrador sobre otras operaciones, etc.

Requerimientos referidos a la polivalencia del personal de almacén.

Existen almacenes en que ciertos operarios realizan ciertas tareas siempre, pero otros en los que la polivalencia es un requisito fundamental.

Definir los requerimientos operativos de nuestro almacén es importante ya que la gestión de la polivalencia para un software tiene ciertas particularidades que debemos tener en cuenta. En líneas generales debemos definir la manera en que informaremos al software del cambio de tarea que vaya a realizar cada operario: picking, embalaje, limpieza, reposición, etc.

Requerimientos referidos al etiquetado.

¿Todos nuestros productos vienen provistos de códigos de barras? ¿Debemos etiquetar nosotros algunos? ¿Por unidad de venta o por unidad de carga? ¿Alguno de nuestros proveedores cambia el código a un mismo artículo de forma imprevista y ambos códigos deben convivir? ¿Debemos etiquetar a la entrada o a la salida? ¿Las etiquetas de proveedor llevan códigos que mis lectores reconocen?

Estos requerimientos impactan directamente en la operativa, la trazabilidad y el flujo de materiales. Un error o una falta de previsión de este tipo de requerimientos pueden detener un proceso de almacén en un momento o punto crítico, y tanto su solución como su medida de contención temporal pueden resultar complicadas.

Otros requerimientos

Especificaciones de seguridad, de márketing, o de otra naturaleza que afecten al proceso de embalaje de nuestros clientes. Por ejemplo: qué determinadas referencias se embalen por separado; que se añadan folletos publicitarios; que se utilice un determinado contenedor para ciertos productos, etc. Para el SGA todo eso son referencias que deben estar en el lugar y cantidad correctos en el momento justo, si no lo definimos bien, el SGA no lo gestionará bien.

De la misma forma debemos definir cómo realizar avisos a clientes de toda índole. Por ejemplo: aviso de niveles bajos de stock de algunas referencias o de cajas de embalaje con su marca.

La gestión de elementos dañados o reacondicionados, que necesitan un envase o embalaje nuevo por deterioro del original, reparaciones por garantías, etc. cambia para cada empresa y a veces para cada familia o referencia. Todos los casos deben ser tenidos en cuenta.

Especificaciones especiales respecto a entregas a varios destinos de un mismo pedido. Esto es frecuente cuando un único propietario realiza compras para diferentes tiendas propias. Si no planificamos este requerimiento no podremos servir al cliente cumpliendo sus condiciones.

Si la capacidad de carga de nuestro furgón de reparto es limitada, debemos especificar qué criterios de carga debe seguir el software SGA para que establezca las prioridades correctamente. El requerimiento consiste en definir los criterios que marcarán el orden de salida y carga de los pedidos del día, en los casos en los que debamos seleccionarlos.

¿Cómo debe ser nuestro proveedor de SGA?

“Su característica principal debe ser la flexibilidad”

Por un lado, debe poder adaptarse. Cada empresa cuenta con una ingente cantidad de particularidades específicas de funcionamiento. Sus clientes tienen exigencias dispares y sus proveedores condiciones de envío y compra variables y cambiantes. Definir los requerimientos de un sistema SGA es una tarea ardua y que tiene una validez temporal. Por ello cuando elegimos un proveedor de software elegimos también un partner, un compañero de viaje que deberá saber escuchar en cada momento cuáles son nuestras nuevas necesidades, las del mercado, o las de nuestros clientes para poder así adaptar su software SGA a nuestra gestión de almacén.

Y por otro debe poder anticiparse y ofrecernos nuevas posibilidades que quizá ni siquiera nosotros mismos habíamos planificado. Las nuevas tecnologías cambian también y cada cambio abre posibilidades. Ser los primeros en ofrecerlas al mercado nos diferencia y puede resultar una ventaja competitiva de mucho valor.

Conclusiones

Es imposible poder definir aquí todos los requerimientos que pueden surgir en un almacén. Como norma, tratemos de diferenciar nuestro funcionamiento estándar del no estándar. Por norma general, las partes que realizamos de forma similar a otros almacenes las va a resolver el estándar del software SGA. Las partes verdaderamente importantes para revisar son las que se escapan del funcionamiento estándar.

Éstas son las que debemos definir con mayor detalle para poder exponérselas a nuestro proveedor de software, de manera que tenga la oportunidad de decidir si existe una función estándar que atiende esa necesidad, o debe realizarse una personalización, lo que conlleva un coste extra.

Pensemos que todo aquello que no definamos con antelación en los requerimientos, el software puede que no lo resuelva y entonces, descubriremos in situ, que tenemos un problema de solución lenta y costosa.

En demasiadas ocasiones vemos programas que son valorados injustamente de que no funcionar bien, cuando en realidad lo que no funcionó bien fue la definición de los requerimientos. Implantar un SGA es una decisión importante y compleja y conseguir que sea una buena decisión depende del trabajo previo de estudio que realicemos.

Elegimos un software, definimos cómo adaptarlo a nuestro funcionamiento y al mismo tiempo elegimos un partner que debe crecer con nosotros y acompañarnos a lo largo de la vida útil del software. Un partner que debe tener cierta solvencia que garantice que estará ahí en el futuro y que debe a veces anticiparse, a veces ser flexible para entender nuestra casuística, nuestros proyectos y nuestras particularidades, las de nuestros clientes y las del mercado, tanto presentes como futuras.

Un partner que, gracias a su software SGA, nos allane el camino hacia la excelencia en la gestión de almacén.