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El ser humano no es capaz de manejar una cantidad de información infinita, pero sí es capaz de generarla. Este problema entre la oferta y la demanda de información la resuelve el cuadro de mando del almacén.
La gran cantidad de indicadores del desempeño que un sistema SGA es capaz de gestionar, serían del todo inútiles si no fuésemos capaces de resumirlos y graficarlos, transformando esa ingente relación de datos y más datos, en información útil para la toma de decisiones.
El cuadro de mando del almacén es una herramienta que debemos parametrizar en nuestro SGA. Cada orden de picking, cada entrada y cada movimiento se reflejan en la base de datos del nuestro sistema y éste debe procesarlos. Una vez realizado el cálculo, el cuadro de mando agrupa los datos y nos los muestra de forma inteligente y comprensible. Nos facilitará el análisis predictivo de cada situación y nos facilita el control en tiempo real de todo lo que sucede en nuestro almacén.
Los KPIs juegan un papel fundamental en esto, pero la forma de mostrarlos también. Piense en su propio automóvil. ¿De qué le serviría una Excel completa tras el volante en lugar de su actual panel de control?
Todo cuadro de mando se nutre de indicadores del desempeño y aunque no podemos relacionar todos los que un almacén maneja, ni sus algoritmos, vamos a tratar de establecer una relación de los más útiles y recurrentes, mostrando fórmulas sencillas que nosotros mismos podremos configurar en cualquier hoja de cálculo.
Algunos KPIs de almacén de alto interés
Unidades entradas y tasa de entradas (unidades entradas / unidad de tiempo).
Combinadas con el control de tiempos ayuda a visionar el tiempo dedicado a este proceso y ayuda a prevenir los recursos necesarios y su rendimiento.
La unidad de tiempo pueden ser días, días laborables, horas, minutos, etc. depende de la actividad y los medios con los que contemos para su determinación.
Rendimiento de los muelles:
- Horas de muelle utilizadas / horas disponibles x 100
Este indicador nos precisa el porcentaje de uso real de nuestros muelles. Puede aplicarse igualmente en las salidas de mercancía. La utilidad de conocer el porcentaje de uso efectivo de nuestros muelles nos ayudará, por ejemplo, a programar una ventana horaria de descargas.
- Superficie utilizada/ superficie disponible
El espacio en un almacén es un recurso valioso y limitado. Este indicador informa del uso o abuso del espacio disponible en nuestros muelles. Conocer el grado de infrautilización o sobreutilización de la superficie disponible y los momentos en que estos indicadores alcanzan sus picos y valles, contribuye a medir el rendimiento de nuestra instalación y también nos ayuda a programar mejor las acciones que en ellos se ejecutan.
Eficiencia en la recepción:
- líneas, unidades, volumen, Kg, etc. recibido por hora.
- líneas, unidades, volumen, Kg, etc. recibido por metro cuadrado.
Tener controlados estos indicadores en nuestro cuadro de mando del almacén, aparte de ofrecernos datos útiles de nuestro rendimiento actual, nos aportará una información muy valiosa para planificar los recursos necesarios en períodos de gran variabilidad como campañas, cambios por estacionalidad, promociones, etc.
Esto nos permitirá configurar alertas en nuestro sistema SGA, según el volumen previsto de recepción de pedidos en curso, con fechas previstas de entrega, y ajustar anticipadamente el nivel de recursos necesarios en cada caso.
Eficacia en la recepción: líneas recibidas sin errores/ total líneas recibidas.
Si queremos abordar acciones de mejora en cualquier proceso lo primero es medir nuestro nivel de eficacia. Saber de dónde partimos para definir hacia dónde queremos llegar.
Cuando trabajamos con un sistema SGA para la gestión de almacén, el proceso más importante es el de recepción. Un error en este proceso se arrastrará por gran parte de la cadena logística. Por eso, conocer su nivel de eficacia, nos proporciona, o bien un extra de tranquilidad o bien una alerta para iniciar acciones de mejora, en beneficio de toda la instalación.
Rotación.
Rotación del producto = Unidades Salidas / stock medio
Indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas. Influye en toda la operativa del almacén. Entradas, ubicación, picking, establecen estrategias basándose en los datos de rotación de producto. Una política que mantiene niveles de rotación altos exige entregas rápidas y frecuentes y niveles de stock bajos. Mantiene un flujo tenso. Sin embargo, rotaciones bajas o muy bajas, pueden llevarse en almacenes de tipo especulativo. Además, ambas pueden combinarse en un mismo almacén.
Rotaciones altas o bajas determinan tipos de gestión prácticamente antagónicos, que, sin embargo, marcan la estrategia de buena parte de la operativa de la instalación.
Clasificación ABC.
El indicador se referiría a la posición que cada referencia ocupa dentro del ABC bien sea por rotación, rentabilidad, volumen de ventas, etc. Es una clasificación muy versátil y es aplicable, por ejemplo, para configurar la distribución de las mercancías en el almacén o para clasificar a los proveedores en base a su fiabilidad en las entregas.
Indicador de obsolescencia: Número de días transcurridos desde el último movimiento o en concreto desde la última salida.
Podemos establecer un umbral en número de días en base al que calcular el riesgo de obsolescencia. Por ejemplo: 0.5% de riesgo de entrar en obsolescencia, cuando falten muchos días para superar el umbral de días sin salidas, o “alerta producto obsoleto”, cuando el umbral haya sido superado.
Normalmente el sistema SGA controla las obsolescencias con eficacia con sus propios algoritmos de cálculo.
Porcentaje de ocupación del almacén: ubicaciones ocupadas/ubicaciones disponibles x 100
Sirve para conocer el nivel de ocupación de nuestro almacén y configurar alertas. Realizando fotos fijas en determinadas fechas podremos buscar patrones de comportamiento de la ocupación y determinar si en determinados períodos, que no tienen por qué ser estacionales, sufrimos un aumento de stock. Gracias a esto podremos analizar sus causas.
Tasa de salidas: unidades salidas/unidad de tiempo
Nos permite conocer el ritmo de salidas actual y realizar cálculos predictivos. Además, influye en el cálculo de otros indicadores como la cobertura.
Períodos de cobertura: stock actual/tasa de salidas
Días de demanda que podemos cubrir con el stock actual. Nos ayuda a prevenir posibles roturas de stock y su fecha concreta. Para una gestión de almacén eficaz, es necesario conocer con antelación, cuántos días podemos satisfacer la demanda con el stock disponible. Si la demanda es interna, la cobertura puede usarse, por ejemplo, para prevenir faltas de materia prima evitando desabastecer a producción.
Productividad del picking: Líneas de picking por unidad de tiempo.
Puede calcularse por unidades, unidades de carga, cajas… movidas en picking por unidad de tiempo, por unidad de tiempo y operario y admite cálculos complejos analizando variables como la carga de trabajo que soporta cada línea de picking. Esto debe tenerse en cuenta en aquellos almacenes en los que este factor es muy variable. Por ejemplo, la carga de trabajo cambia drásticamente de mover una tuerca a treinta mil, pudiendo constituir en ambos casos una única línea de picking.
Control de incidencias.
Tipificar la casuística de las incidencias conocidas en el almacén, tanto internas como de envío, y establecer un porcentaje de su representación respecto al total de incidencias, es una herramienta crucial para abordar problemas y acciones de mejora para resolverlas en nuestro almacén.
Nivel de servicio: entregas efectuadas a tiempo y completas/ total de entregas.
Uno de los más importantes indicadores en este tiempo de digitalización y comercio on line. Un nivel de servicio bajo hoy en día supone perder clientes a corto plazo.
El nivel de servicio, aunque siempre pensemos en este índice como representativo de la eficacia de las entregas de producto a cliente final, también podemos calcularlo, por ejemplo, respecto al servicio de almacén a la cadena de producción. Podemos usar este indicador para medir niveles de servicio al cliente interno.
Conclusiones
Para imaginar un cuadro de mando del almacén, debemos pensar por ejemplo en el de un automóvil. Dentro del cuadro de mando de nuestro coche podemos ver multitud de indicadores que, de forma clara y sobre todo sencilla, nos informan, tranquilizan o alertan de temas de seguridad, del buen o mal funcionamiento del vehículo o de sus necesidades como en el caso del nivel de carburante.
El cuadro de mando del almacén funciona exactamente igual sólo que los indicadores no son tan populares. Un buen sistema SGA viene equipado con un buen cuadro de mando del almacén. El cuadro debe mostrarnos información inteligente a los gestores acerca del rendimiento, desempeño, tiempos, capacidades, uso de recursos, etc. de las diferentes actividades y zonas del almacén.
Constituye una especie de resumen gráfico de la cantidad ingente de información e indicadores que un sistema SGA maneja. Nos permite establecer y cambiar estándares del desempeño, conocer el estado del stock, prevenir acciones, fijar objetivos, abordar mejoras, resolver problemas y tomar medidas de contención quirúrgicas, es decir, justo donde son necesarias y no a nivel general.
Toda la gestión del almacén se basa en gran medida en la selección de la información que nuestro cuadro de mando nos ofrezca. Efectivamente, el cuadro de mando cambia de un almacén a otro y somos nosotros los que debemos decidir qué información es útil y qué información consultaremos de forma ocasional, qué información debe alertarnos y qué información es meramente, eso, informativa.
Quien tiene la información, tiene el control y, quién tiene el control, gestiona un almacén de forma eficaz y rentable, pero no nos olvidemos que la información bruta y sin un buen análisis no sirve de nada.
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