ERP CLOUD PRIVADA VS ERP CLOUD PÚBLICA

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El irreversible proceso de digitalización que están acometiendo las empresas, junto a la situación económica provocada por la pandemia, está induciendo a muchos gobiernos a ayudar o a facilitar a las empresas la adopción de las herramientas tecnológicas necesarias para este fin, y esto hace que sea un buen momento para que las empresas se planteen hacer cambios en sus sistemas de información y gestión que les permitan mejorar su competitividad.

Aunque lo que se va a analizar en este post puede ser extrapolable a cualquier software, nos vamos a centrar en los sistemas ERP ya que suelen considerarse cómo el principal desarrollo informático dirigido a la gestión integral de una empresa.

De acuerdo con este planteamiento, si analizamos las distintas soluciones ERP en el mercado, podemos apreciar que la estrategia de las empresas proveedoras de estos servicios se están focalizando en prestar sus servicios en un entorno cloud (o en la nube) y generalmente con una modalidad de servicio SaaS (software como servicio).

Esta situación la podemos constatar, a título de ejemplo, en las actuaciones de algunas marcas multinacionales muy conocidas en este sector, que están convenciendo a sus clientes de la necesidad de cambiar a este nuevo entorno como única solución de futuro.

La cuestión que se nos plantea es ¿por qué se esta produciendo este cambio? ¿es una moda? ¿a quién beneficia esto?

Antes de contestar a estas preguntas es bueno analizar, en el contexto en el que vivimos, las distintas opciones que nos podemos encontrar en el mercado para acometer inversiones del tipo que hemos comentado (sistemas ERP).

Para ello, vamos a tratar de resolver la confusión que nos produce algunas veces la convivencia de distintos términos conceptuales que se utilizan en condiciones que han cambiado y que posiblemente deberíamos de adaptar. Vamos a realizar un enfoque, sobre todo, para los que no sean especialistas en sistemas informáticos.

Lo primero que debemos poner de manifiesto es que vivimos en un entorno caracterizado por la irrupción en nuestras vidas (desde hace ya algunas décadas) de internet, lo que ha supuesto un fuerte impulso a las posibilidades de comunicación e interacción entre todos los usuarios, eliminando muchas barreras tradicionales en este sentido.

Esto ha marcado un antes y un después en el tema que nos ocupa, ya que la primera cuestión a plantearse para acometer una inversión en un sistema de gestión empresarial es decidir si el nuevo sistema debe integrarse en este nuevo entorno digital abanderado por internet o, por el contrario, se desea mantener al margen de este.

La segunda decisión a tomar, es determinar quién debe acometer la inversión en la infraestructura informática necesaria y, por tanto, quien debe ser su propietario o titular por derechos de uso.

De acuerdo con este planteamiento, las opciones que nos encontramos en el mercado son:

1. Que el sistema de gestión se encuentre instalado en un entorno digital abanderado por las características que nos ofrece internet. En este caso solemos referirnos a instalaciones en “entornos Cloud”. En este tipo de instalaciones, atendiendo a quién es el propietario de las mismas, y a efectos de simplificar todos los casos posibles, vamos a diferencias 3 situaciones:
   1. Entorno Cloud Privado. Las instalaciones son propiedad de la empresa usuaria de los sistemas de información y el acceso a los programas se realiza normalmente a través de internet de una forma segura. Tecnológicamente, están diseñadas para aprovechar las ventajas que ofrece internet con las máximas medidas de seguridad para evitar accesos no deseados.
   2. Entorno Cloud Público. Las instalaciones son propiedad de una empresa que proveerá a otras empresas (usuarias finales) de los servicios que requieran relacionados con el sistema de información de acuerdo a un contrato que puede tener diferentes modalidades (el más habitual para nuestro público objetivo suelen ser los servicios en modalidad SaaS).
   3. Entorno Cloud Híbrido. Es una combinación de las dos modalidades anteriores.
2. Que el sistema de gestión se encuentre instalado en un entorno local, independiente de las características que nos ofrece internet. Aunque este planteamiento no siempre implica un aislamiento con relación a internet, se suele diseñar sin tenerlo en cuenta. Al ser las instalaciones de tipo local, es decir, la localización física de los servidores centrales suele estar muy próximos al centro de actividad que lo requiere, la propiedad de las instalaciones suele ser siempre de las empresas usuarias de los sistemas de información. En estos casos, no solemos referir a instalaciones en entornos “on premise”. Si bien este tipo de planteamiento está en desuso, tradicionalmente era el más habitual. Hoy en día, esta opción ha sido ampliamente sustituida por entornos cloud privados, por lo que a veces nos encontramos con ambas expresiones para referirnos a mismo caso, sin embargo, siguen existiendo algunos entornos “on premise puros” en aquellos casos en que, por motivos de seguridad, no sea aconsejable estar conectado con internet.  

De acuerdo con todo lo dicho, el análisis comparativo de un sistema ERP tiene más sentido hacerlo, hoy en día, entre una plataforma cloud pública y una plataforma cloud privada, ya que esta última, está englobando lo que tradicionalmente llamábamos “on premise”.  

Diferencias entre un sistema ERP Cloud Público vs Privado

Para ver las diferencias entre ambos entornos de ejecución, vamos a analizar sus características:

• • Que la propiedad y custodia física de los servidores del sistema de información y gestión corresponden a la empresa usuaria de sus servicios, normalmente en sus propias instalaciones o en otras alquiladas. Esto supone:
    • La empresa debe asumir la inversión del hardwareque supone la compra de servidores.
    • La empresa es la responsable de la custodia física de los equipos centrales del procesamiento de la información.
    • La empresa debe adquirir y renovar periódicamente las licencias de uso de los programas que ejecute en los servidores, que a titulo orientativo podemos resumir en las siguientes:
      • Licencias de los sistemas operativos de los servidores.
      • Licencias de software para gestión de un entorno web.
      • Licencias de las bases de datos.
      • Licencias del software ERP.
      • Licencias del gestor de correo electrónico.
      • Etc…

• • Que la gestión de la seguridad del sistema de información corresponde a la empresa, bien a través de personal propio o subcontratando los servicios. Esto supondrá normalmente la inversión en nuevos equipos específicos de hardware (como los cortafuegos) y de software para proteger el sistema de ataques externos y garantice la política de seguridad de la empresa.

• • Como consecuencia de los puntos anteriores, la empresa debe hacerse cargo del mantenimiento de de los equipos de hardware y del software. Al igual que en el caso anterior, la empresa podrá acometer esta función a través de personal propio o subcontratando los servicios. 

• • La gran ventaja es el control directo de todo el sistema de información, y en particular sobre los datos, que se están convirtiendo en uno de los activos más codiciados de las empresas.

• La propiedad y gestión de los servicios centrales del procesamiento de datos corresponden a una empresa proveedora distinta de la que consumirá los servicios de información y gestión. Por lo tanto, en este caso, una empresa (la propietaria) provee de los servicios de información y gestión a otras empresas a cambio de una percepción económica. Por tanto, las implicaciones sobre la empresa destinataria de los servicios de información y gestión son:
  • No tiene que acometer inversiones iniciales en:
    • el hardware de los servidores centrales de proceso
    • las licencias de los sistemas operativos, bases de datos, software de gestión, etc…
    • custodia física de equipos (alquíleles etc..)
  • No tiene que gestionar directamente la seguridad del sistema de información central.
  • No tiene que gestionar directamente el mantenimiento derivado de los servicios del sistema de información central.
  • A cambio tiene que pagar periódicamente por los servicios contratados. La modalidad más extendida es la llamada SaaS, cuyo precio se determina periódicamente (normalmente al mes) en función del consumo de los servicios contratados (según tipología de servicios y de la cantidad consumida).El coste para la empresa por los servicios contratados suele ser inferior al coste que supone adquirir la instalación,ya que el proveedor de los servicios cloud suele repercutir a los clientes los grandes ahorros que supone compartir los recursos informáticos con un alto número de usuarios finales gracias al desarrollo de funcionalidades tecnológicas como la virtualización de equipos, etc…
• La principal desventaja es la pérdida de control directo sobre el sistema de información lo cual obliga a las empresas usuarias de estos servicios a tener que considerar dos aspectos críticos:
  • Nivel de servicio (SLA - del inglés Service Level Agreement). Se trata de fijar el nivel acordado para la calidad del servicio.  Se trata de determinar el tiempo de respuesta, disponibilidad horaria, documentación disponible, personal asignado al servicio, etc, de forma que nos asegure el proveedor la calidad del servicio que esperamos (por este motivo se hace por escrito, para que no existan dudas al respecto).
  • Los costes de salida del proveedor. Será una cuestión de tiempo, que llegue el momento en que la empresa que disfrute de los servicios cloud se plantee la necesidad de dejar al proveedor (por cambio de proveedor por finalización de la actividad). Por este motivo es fundamental tener la seguridad de que no se produzcan perdidas por los datos que la empresa haya generado durante el periodo que haya disfrutados de los servicios contratados. Es importante definir:
    • El coste de extracción y traslado de datos. A estos efectos se deberá determinar el formato de ficheros, etc…
    • Los plazos y recursos destinados.
    • Etc…

Ventajas o inconvenientes de trabajar en un entorno u otro.

Las principales ventajas y desventajas las podemos resumir en:

• El grado de control directo sobre el sistema de información y gestión.
• El coste que supone el uso del sistema.

Por tanto, no existe a priori una mejor o peor alternativa, todo depende del balance que suponga para una empresa el coste de uso con el grado de control directo sobre su sistema de información. Es precisamente por este motivo que lo mas habitual es encontrarse con la siguiente situación:

• Las empresas grandes suelen trabajar sobre entornos cloud privados, ya que cuentan con una alta capacidad de poder invertir es este tipo de recursos y además el control sobre sus datos suele ser crítico.
• Las empresas medianas. Hasta el momento, ha sido muy habitual que trabajen en entornos locales, siempre y cuando la información o la adaptación de los sistemas de gestión fueran importantes. En la actualidad se está produciendo un cambio hacia los entornos cloud en la modalidad híbrida, de forma que puedan mantener el control directo sobre algunos datos y procesos que son estratégicos para la empresa.
• Las empresas pequeñas. Desde que se ha popularizado los servicios en entorno cloud, este tipo de empresas han trasladado sus servicios de información y gestión a un entorno de cloud pública. Lógicamente esto les ha supuesto una importante reducción de costes sin que suponga un gran problema sacrificar el control directo sobre el sistema.  

Además de todo esto hay que considerar otros motivos que aconsejan cambiar a un software ERP cloud, ya que trabajar en un entorno cloud implica trabajar sobre una tecnología web que conlleva algunas características importantes:

• Normalmente están mucho mejor preparadas para atender necesidades de comunicación al margen de la localización física.
• Suelen utilizar las ultimas novedades en el terreno del desarrollo de software, no sólo a nivel de lenguajes de programación sino también en el diseño y la arquitectura de los programas, lo que reporta muchos beneficios a nivel de:
  • Mejora en la posibilidad de modificación de los programas.
  • Mejora en el mantenimiento técnico del código fuente.
  • Mejora en los costes de mantenimiento del software.
  • Mejoras en la capacidad de integración con otros softwares.
• Se ajustan mejor a entornos multidispositivo y entornos móviles.
• Etc…

Aunque hace algunos años, las infraestructuras de telecomunicaciones no podían garantizar un alto nivel de servicio en gran parte de los territorios nacionales, hoy en día supone una infraestructura madura que cuenta con unos altos niveles de eficacia, por lo que trabajar en un entorno cloud es igual de seguro que trabajar en un entorno local.

De acuerdo con estas consideraciones, “parece claro que trasladar los sistemas de información y gestión a entornos cloud parece bastante razonable, aunque la elección del tipo de nube dependerá principalmente de la necesidad o no de asegurar el control directo sobre el sistema de información y sobre los datos”.

*Foto por senivpetro - www.freepik.es

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