Categorías del Blog

    Si deseas consultar un artículo de un tema o categoría concreta entra en: Categorías del BLOG DATADEC.

     

    Subscríbete a nuestro Blog

    Si te parecen interesantes los contenidos de nuestro Blog, puedes subscribirte gratuitamente y te enviaremos todas las novedades que publiquemos.

    31 Mar 2021

    ERP, FLEXIBILIDAD Y LA NECESIDAD DE TOMAR DECISIONES ÁGILES

    Por: Paco Ramírez Fominaya, equipo DATADEC

    erp flexibilidad la necesidad decisiones ágilesVector de Flecha creado por vectorjuice - www.freepik.es

    Desde hace ya algunas décadas, vivimos en una economía global que ha cambiado las condiciones de trabajo de las empresas con una mayor presión competitiva en un entorno cambiante. Esto, sin lugar a dudas, obliga a las empresas a desarrollar 2 competencias fundamentales:

      • La flexibilidad, es decir, la capacidad de adaptarse a los cambios del entorno.
      • La agilidad, es decir, la rapidez de afrontar los cambios necesarios.

    Para conseguir desarrollar estas competencias de forma eficaz, la tecnología ha resultado ser un buen aliado como herramienta de apoyo a las empresas, de forma que les permita:

      • Diseñar un sistema de gestión eficaz para garantizar su flexibilidad, a partir del sistema ERP cloud. En este sentido, muchas empresas se han dando cuenta de que la forma de operar y organizarse se han quedado obsoletas en muy poco tiempo.
      • Diseñar un sistema para tomar decisiones ágiles. En este sentido, muchas empresas han basado su sistema de decisiones en la formación y el sentido común de sus dirigentes (intuiciones), pero esto no es suficiente hoy en día, en el que la velocidad de los acontecimientos y la alta disponibilidad de los datos, nos posibilita mejorar el conocimiento de la organización a partir de los hechos.

    En definitiva, de lo que se trata es de fortalecer la capacidad de una organización para adaptarse rápidamente a las nuevas condiciones del negocio aprovechando sus capacidades digitales. En este sentido,

    la transformación digital no se puede considerar como una opción, sino como una obligación, que debe ir dirigida a mejorar la flexibilidad y la agilidad en tomar decisiones.

     

    Vamos a analizar cada uno de estos 2 retos cuya importancia se deriva de la importancia que tienen en el diseño de sus capacidades competitivas.

     

    ¿Qué es ERP, y cómo nos ayuda a diseñar un sistema de gestion flexible?

    Podemos decir que un software ERP es la base del sistema integrado de gestión que las empresas utilizan para gestionar las actividades diarias, como la contabilidad, el aprovisionamiento, la gestión de proyectos, la gestión de riesgos, y las operaciones de la cadena de suministro, etc…, en definitiva, se trata de un programa informático que gestiona todos los procesos centrales necesarios para operar una empresa. Es precisamente su característica de aglutinar los datos y los procesos empresariales, lo que nos permite alinear los distintos departamentos independientes y mejorar los flujos de trabajo, ahorrando costes de gestión. Esto supone algunas ventajas importantes a nivel de gestión como son:

      • Aumento de la eficacia a través de una experiencia de usuario común en muchas funciones empresariales y procesos empresariales bien definidos
      • Aumento de la colaboración por los usuarios que comparten datos entre los distintos procesos en tiempo real.
      • Mejor visión de los procesos de gestión a partir de lainformación en tiempo real generada por las distintas actividades de la cadena valor.
      • Menor riesgo a través de una mayor integridad de los datos ycontroles financieros
      • IT más simple,utilizando aplicaciones de ERP integradas que comparten una base de datos, puede simplificar la TI y ofrecerles a todos una manera más fácil de trabajar.
      • Agilidad mejorada,con operaciones eficientes y rápido acceso a datos en tiempo real, puede identificar rápidamente los problemas y reaccionar a esto

    Ahora bien, ¿cómo nos garantiza un ERP la flexibilidad que pueda requerir una empresa?

    Dado que estos sistemas de gestion no están pensados para que se puedan modificar habitualmente, la flexibilidad hay que encontrarla en 3 propiedades:

    • Su capacidad de adaptación a través de opciones del propio fabricante. Esta opción es una de las más importantes, ya que permiten complementar la operatividad del ERP con sistemas complementarios perfectamente integrables de forma nativa y a un menor coste, a través de las siguientes opciones:
        • Crecimiento modular de otras funcionalidades del ERP.
        • Crecimiento a través de la integración con otros softwares del propio fabricante. En este caso, es especialmente importante resaltar 2 softwares que pueden aportar una gran flexibilidad a las empresas, nos referimos a:
            • EL BPM (o workflow o RPA, …). Esta es una herramienta que nos permite diseñar libremente casi cualquier proceso de gestión (a excepción de las propias del ERP) integrándolas con otras herramientas de comunicacion (email, mensajería, etc…) y de ofimática (agenda, etc..), lo que la convierte en un excelente herramienta de gestión transversal de la organización y de automatización de procesos de forma flexible. A nuestro juicio, esta será una herramienta fundamental para cualquier organización, y unos de los criterios a tener en cuenta a la hora de seleccionar a un proveedor de ERP, ya que facilita mucho su implantación.
            • El CRM. Permite una gestion personalizada e integrada con los clientes desde un punto de vista del negocio, lo que nos permite agilidad a la hora de conocer sus problemas a tiempo.
        • La modificación de parámetros preconfigurados sobre el funcionamiento del programa.
    • Su capacidad de modificación a través de:
        • Adaptaciones a medida realizadas sólo por el fabricante del software.
        • Posibilidad de realizar adaptaciones a medida por empresas diferentes al fabricante.
    • En su capacidad de integración con otros softwares ajenos al fabricante. Hoy en día, los softwares desarrollados con criterios modernos con relación al paradigma de programación (orientación a objetos) y al diseño y estructura del desarrollo de la aplicación, suelen tener distintas herramientas de integración con otras aplicaciones que les permite una fácil comunicacion (nos referimos a API’s, etc…). La importancia de esta característica estriba:
        • en la dificultad de encontrar un sólo proveedor que nos resuelva todos los problemas que padecemos o qué nos enfrentemos en el futuro.
        • la solución eficaz a ciertos problemas puede requerir un proveedor especializado que nos permita disfrutar de una buena solución con un coste razonable, en la medida de que disfrutamos de una solución compartida con muchas otras empresas.

    Antes de terminar este epígrafe, y aunque se ha comentado anteriormente, convienen destacar la importancia que pueden tener algunos programas complementarios al sistema de gestión ERP en línea a mejorar la flexibilidad y agilidad de algunos procesos. En este sentido es importante resaltar:

      • Los sistemas BPM (ver comentario anterior, también llamados de automatización, etc..), que por su diseño, se adaptan a medida a casi cualquier requerimiento y permite ser modificado a un coste muy inferior a otras alternativas, lo que mejora mucho la flexibilidad de ciertos procesos.
      • Los sistemas CRM, por su influencia en la eficacia con la gestion con los clientes, que debe ser la prioridad para cualquier empresa.

    Si bien las consideraciones realizadas nos pueden ayudar a conseguir una mayor flexibilidad, es muy importante que seamos ágiles en tomar las decisiones oportunas para que ambos requerimientos sumen y no se compensen sin obtener ningún resultado positivo.

     

    ¿Cómo diseñar un sistema para tomar decisiones ágiles?

    Cuando nos planteamos esta cuestión, en realidad lo que estamos buscando es cómo mejorar nuestro conocimiento de los temas sobre los que necesitamos tomar decisiones. Para ello, hay que tener en cuenta que la mejora del conocimiento de una persona proviene de dos fuentes:

    1. La disponibilidad y calidad de la información de valor. Podemos decir que el valor de la información depende de forma directa de la calidad y del análisis de los datos, de forma que se garantice:
      • Que lleguen a tiempo. Este será un factor crítico para el diseño del sistema, de forma que condicionará en gran medida su diseño. Es importante tener en cuenta que el factor tiempo dependerá del problema que se esté tratando, ya que como sucede con casi todo, garantizar el cumplimiento de algo crítico suele ser a costa de sacrificar otras cosas.
      • Que sean completos. En este sentido, habrá que determinar todas las fuentes que sean necesarias para garantizar nuestro objetivo, de forma que es cada vez más habitual, que se compartan los datos provenientes de un sistema ERP (que ha sido históricamente la fuente principal por excelencia) con otros datos de interés provenientes de bases de datos no relaciónales, lo que implica tener que diseñar procesos específicos para el tratamiento de los datos en un repositorio corporativo (FIC - Factoría de Informacion Corporativa).
      • Que su elaboración responda a los objetivos de gestión claros (para que sean útiles). No tiene sentido elaborar información si no responde a un objetivo claro, la utilidad de algo depende del valor que puede aportar a resolver un problema.
    2. Su capacidad de análisis personal. En este tema, ademas de la formacion profesional que tenga una persona, será muy importante como le llegan los datos convertidos en información útil. Para ello, será critico:
      • La presentación visual de los datos. La percepción visual de los datos es una de las acciones más criticas para el análisis de datos y su comprensión, y prueba de ello, son los amplios estudios que han tratado este tema.
      • Las posibilidades de interacción que tenga el usuario para seleccionar los datos con las distintas dimensiones de interés del negocio.

    Para conseguir estos objetivos, se ha diseñado lo que en el argot de los “data Science” se llama modelo multidimensional. A grandes rasgos, el modelo multidimensional distingue dos tipos de datos:

      • los hechos que queremos analizar
      • y las dimensiones que utilizamos para analizarlos.

    Esta división produce dos beneficios:

      • por un lado, podemos utilizar técnicas específicas de almacenamiento y acceso de datos (gestionando de la seguridad);
      • y por el otro, facilitamos la comprensión de los datos de modo que los analistas son capaces de formular sus consultas casi sin ningún conocimiento informático y mediante herramientas gráficas muy intuitivas.

    Para explotar toda la información en la actualidad, existe una gran variedad de herramientas analíticas y de BI, lo cual puede dificultar la elección de la solución más adecuada, que en cualquier caso tendrá que ver con el tipo de empresa, tamaño, sector, objetivos y procesos que se quieran cubrir, pero en todo caso nos tiene que asegurar que seamos “ÁGILES”

     

    Conclusiones

    Podemos decir que entre las ventajas de un software ERP, la principal es su capacidad para gestionar todas las áreas de la empresa (finanzas, compras y ventas, proyectos, fabricación, RRHH, comercial…), vinculando datos de unas y otras para obtener una visión 360º de todo el negocio. Por este motivo, al ser la base del sistema informatico de gestión, es importante que cumpla los requerimientos de flexibilidad que requieren hoy en día las empresas, y para ello, debemos tener en cuenta:

      • La capacidad de modificación de la propia aplicación ERP.
      • La capacidad de integración de nuestro sistema ERP con otros sistemas softwares de interés que nos ayude a adaptarnos a nuevos requerimientos.

    Pero esto no es suficiente, además tenemos que ser capaces de tomar decisiones ágiles y objetivas en base a hechos, para poder afrontar las nuevas condiciones competitivas que imponen ciclos cada vez mas cortos, lo que ha reducido muchos los plazos de todo en general. Pare ello existen programas de BI (Business Intelligence) que nos ayudan mucho a conseguir los objetivos en esta área.

     

    En todo caso, debemos aplicar la tecnología con el objetivo de ser más flexibles y ágiles en nuestras respuestas.

     

     

    Nuevo llamado a la acción

     

    También te pueden interesar...

     

    razones pasarte erp cloud datadec

    beneficios erp cloud

     

    Paco Ramírez Fominaya

    Escrito por: Paco Ramírez Fominaya

    Apasionado por la tecnología en la que ha desarrollado una parte muy importante de su experiencia profesional. Con una amplia formacion académica con distintos masters en prestigiosas escuelas de negocios y universidades.

    Temas relacionados:. Software de gestion empresarial, erp, gestion empresarial, elegir ERP, implantacion erp, software erp, programa de gestión empresarial, enterprise resource planning

    CÓMO UN BUEN DISEÑO DE ALMACÉN TE PERMITE OPTIMIZARLO GESTIÓN LOGÍSTICA DE PRODUCTOS PERECEDEROS

    ¿Te ha gustado? Puedes compartirlo en tu red social favorita. ¡Gracias!


    También puedes agregar nuestro blog a tu Feed de RSS para mantenerte informado